Một trong những tác vụ phổ biến nhất trong Excel là xóa các hàng trống. Bất kể loại dữ liệu nào bạn có trong Excel, có nhiều trường hợp bạn cũng sẽ có một loạt các dòng trống trong toàn bộ tệp.
Nếu bạn có hàng nghìn hàng, xóa các dòng trống theo cách thủ công là một nỗi đau lớn và hầu như không thể. Cách phổ biến nhất để xóa các dòng trống trong Excel, ít nhất là được đề cập trực tuyến, là sử dụng một số loại macro Excel.
Tuy nhiên, nếu bạn không quen thuộc với macro, phương pháp này có thể khó triển khai thực hiện. Ngoài ra, nếu nó không hoạt động đúng cách, bạn có thể không biết cách thay đổi macro cho tệp Excel cụ thể của mình. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn một vài cách để bạn có thể xóa các hàng trống trong Excel và các ưu điểm và nhược điểm của từng phương thức. Lưu ý rằng các phương thức này sẽ làm việc cho bất kỳ phiên bản Excel nào, từ Excel 2003 đến Excel 2016 và hơn thế nữa.
Phương pháp 1 - Thêm cột sắp xếp
May mắn thay, có một cách đơn giản và cách rất hiệu quả để xóa các dòng trống mà không có bất kỳ macro nào. Về cơ bản nó liên quan đến việc phân loại. Đây là cách bạn làm điều đó. Giả sử chúng ta có bộ dữ liệu sau trong Excel và chúng ta muốn loại bỏ các dòng trống:
Điều đầu tiên chúng ta sẽ làm là chèn một cột và đánh số nó liên tục. Bạn có thể hỏi tại sao chúng tôi muốn làm điều này? Vâng, nếu thứ tự của các hàng quan trọng, khi chúng ta sắp xếp Cột A để loại bỏ các dòng trống, sẽ không có cách nào để lấy lại các hàng theo thứ tự trước khi sắp xếp.
Đây là những gì trang tính sẽ trông giống như trước khi chúng tôi sắp xếp cột tên động vật:
Bây giờ, hãy chọn cả hai cột và nhấp vào Dữ liệuribbon trong Excel. Sau đó nhấp vào nút Sắp xếptrên tab Dữ liệu.
Dành cho Sắp xếp theo, chọn Cột B và sau đó nhấp vào OK. Lưu ý rằng bạn muốn sắp xếp cột có các giá trị trống trong đó. Nếu nhiều cột có giá trị trống, chỉ cần chọn một.
Bây giờ dữ liệu của bạn sẽ trông giống như dưới đây. Như bạn có thể thấy, thật dễ dàng để xóa các hàng trống vì tất cả chúng đều ở dưới cùng:
Khi bạn xóa các hàng, bây giờ bạn có lẽ có thể thấy lý do tại sao chúng tôi đã thêm cột bằng các con số? Trước khi phân loại, thứ tự là “Mèo, Chó, Lợn, v.v.” và bây giờ là “Gấu, Mèo, Bò, vv…”. Vì vậy, chỉ cần sắp xếp lại theo cột A để lấy lại thứ tự ban đầu.
Khá dễ dàng? Điều tôi thích về phương pháp này là việc xóa các hàng chỉ có một cột có giá trị trống thực sự dễ dàng hơn là toàn bộ hàng trống. Vì vậy, nếu bạn cần phải kiểm tra trên nhiều cột hơn là chỉ một?
Vâng, bằng cách sử dụng cùng một phương pháp này, bạn sẽ chỉ cần thêm tất cả các cột trong hộp thoại Sắp xếp theo. Dưới đây là một ví dụ khác mà tôi đã tạo:
Như bạn có thể thấy, trang tính này phức tạp hơn. Bây giờ tôi có một số hàng hoàn toàn trống, nhưng một số hàng chỉ có một phần trống. Nếu tôi chỉ sắp xếp theo cột B, tôi sẽ không nhận được tất cả các hàng trống hoàn toàn ở dưới cùng. Sau khi thêm các số, chọn tất cả năm cột và nhấp vào Sắp xếp, bạn có thể thấy tôi đã thêm bốn cấp vào tùy chọn Sắp xếp theo.
Khi bạn thực hiện việc này, chỉ các hàng mà tất cả bốn cột tôi đã thêm sẽ trống sẽ hiển thị ở dưới cùng.
Bây giờ bạn có thể xóa các hàng đó và sau đó tiếp tục và sử dụng phần còn lại của các hàng để đưa chúng trở lại thứ tự ban đầu.
Phương pháp 2 - Sử dụng Bộ lọc
Theo cách tương tự để sử dụng chức năng Sắp xếp, chúng tôi cũng có thể sử dụng tùy chọn Bộ lọc. Sử dụng phương pháp này, bạn không phải thêm bất kỳ cột phụ nào giống như vậy. Chỉ cần chọn tất cả các cột cần được kiểm tra khoảng trống và nhấp vào nút Bộ lọc.
Bạn ' sẽ thấy một mũi tên thả xuống xuất hiện bên cạnh mỗi tiêu đề trong hàng tiêu đề. Nhấp vào đó và sau đó bỏ chọn Chọn tất cảvà chọn Khoảng trốngở dưới cùng.
Bây giờ làm điều tương tự cho mỗi cột trong bảng tính. Lưu ý rằng nếu bạn đến một điểm mà chỉ có các hàng trống hiển thị, thì bạn không phải chọn khoảng trống cho bất kỳ hàng nào còn lại vì nó đã được kiểm tra theo mặc định.
Bạn sẽ thấy số cho các hàng trống được đánh dấu bằng màu xanh lam. Bây giờ, chỉ cần chọn những hàng đó, nhấp chuột phải và chọn Xóa. Khi chúng đã biến mất, chỉ cần nhấp lại vào nút Bộ lọc để xóa bộ lọc và tất cả các hàng không trống gốc của bạn sẽ xuất hiện lại.
Phương pháp 3 - Xóa mọi khoảng trắng
phương pháp tôi muốn đề cập sẽ xóa bất kỳ hàng nào có hàng trống hoàn toàn hoặc bất kỳ hàng nào thậm chí có một cột trống duy nhất. Điều này chắc chắn không dành cho tất cả mọi người, nhưng nó có thể hữu ích nếu bạn muốn xóa các hàng chỉ có một phần dữ liệu.
Để làm điều này, hãy chọn tất cả dữ liệu trên trang tính và nhấn phím F5. Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại Chuyển đến, nơi bạn muốn nhấp vào Đặc biệt.
Bây giờ, hãy chọn Khoảng trốngtừ danh sách và nhấp vào OK.
Bạn sẽ thấy tất cả các ô trống ô hoặc hàng sẽ được đánh dấu bằng màu xám. Bây giờ, trên tab Trang chủ, nhấp vào Xóarồi chọn Xóa hàng trang tính.
Như bạn có thể thấy, điều này xóa bất kỳ hàng nào có ngay cả một ô trống trong bất kỳ cột nào.
Điều này không hữu ích cho tất cả mọi người, nhưng trong một số trường hợp, nó cũng khá tiện dụng. Chọn phương thức phù hợp nhất với bạn. Hãy tận hưởng!