Đôi khi bạn có thể muốn tạo một bức thư mà bạn sẽ gửi cho nhiều người khác nhau, nhưng bạn muốn một số phần nhất định của nó được cá nhân hóa cho mỗi người nhận: các phần như lời chào, tên, địa chỉ, v.v. Trong Word parlance, điều này có nghĩa là bạn nên tạo một lá thư biểu mẫu, rất dễ thực hiện.
Trước khi bạn bắt đầu với các mẫu biểu mẫu, bạn nên đảm bảo rằng bạn có một cơ sở dữ liệu đã được thiết lập với tất cả các trường bạn muốn bao gồm. Một cơ sở dữ liệu có thể đơn giản như một bảng tính Excel với các cột cho tên, họ, địa chỉ, vv Word có thể nhập dữ liệu từ Excel, Access và tài liệu văn bản. Nếu bạn chưa có thiết lập cơ sở dữ liệu, bạn luôn có thể tạo nó trong Word, mà tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện.
Để bắt đầu, hãy tạo một tài liệu có văn bản chuẩn trong nó như Ví dụ Thư Giáng sinh dưới đây:
Chú ý cách nó không có lời chào, địa chỉ, v.v. bởi vì tất cả những chữ đó sẽ được thêm vào sau như các trường trong Mẫu thư. Điều đầu tiên bạn cần làm là nhấp vào Chọn người nhậntrên tab Gửi thư:
Đây là nơi bạn thêm những người sẽ nhận thư hoặc nhập danh sách từ tệp cơ sở dữ liệu.
Bạn có thể nhấp vào trên Nhập danh sách mớinếu bạn muốn tạo danh sách bên trong chính Word. Để nhập, hãy nhấp vào Sử dụng danh sách hiện tại. Trong ví dụ này, chúng ta chỉ cần loại bỏ danh sách.
Lưu ý: Khi bạn đi lưu danh sách người nhận, Word sẽ nhắc bạn tìm vị trí trên ổ đĩa cứng để lưu tệp dữ liệu sẽ được tạo.
Khi bạn lưu danh sách người nhận, bạn sẽ nhận thấy rằng rất nhiều biểu tượng đang bật băng Thưcó thể nhấp bây giờ. Để bắt đầu thêm trường vào thư biểu mẫu của bạn, hãy nhấp vào một vị trí trong tài liệu của bạn để cho biết nơi bạn muốn trường được đặt và sau đó nhấp vào Chặn địa chỉ.
Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại Chèn khối địa chỉ.
Nhấp vào OKđể đi với định dạng mặc định và bạn sẽ nhận được thông tin như sau:
Tiếp theo, thêm Entersau Khối địa chỉđể di chuyển văn bản của bạn xuống một dòng, sau đó nhấp vào biểu tượng Dòng chúc mừng:
Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại Chèn Dòng Chào.
Một lần nữa, hãy chuyển sang định dạng mặc định và chỉ cần nhấp vào nút OK.
Tiếp theo, đánh dấu vị trí sẽ nói & lt; Khối Địa chỉ & gt ;, nhấp chuột phải vào chuột, chọn Đoạnrồi chọn hộp bên cạnh Không thêm khoảng trắng giữa các đoạn có cùng kiểu. Điều này sẽ làm cho khối địa chỉ được kết nối chính xác thay vì có một dòng trống giữa mỗi phần của nó.
Sau đó, nhấp vào Kết quả xem trướcnằm trên tab Thư trong ruy-băng.
Thay vì chỉ báo trường địa chỉ, bây giờ bạn sẽ thấy nội dung thực tế được liệt kê trong tài liệu Word.
Khi bạn xem trước xong, hãy nhấp vào biểu tượng Xem trước Kết quảđể tắt xem trước. Tiếp theo, để xem cách thêm các trường khác, hãy nhấp qua & lt; Khối Địa chỉ & gt; trong tài liệu của bạn để làm cho vị trí hiện tại của bạn, sau đó nhấp vào biểu tượng Chèn trường hợp nhất.
Bạn nên nhận được một cái gì đó như thế này:
Chọn Quốc gia hoặc Vùng, sau đó nhấp vào Chèn.
Thử nhấp lại vào biểu tượng Xem trước kết quảđể xem giao diện. Dưới đây là ví dụ của tôi dưới đây:
Bây giờ, thư mẫu được thiết lập chính xác, bạn có thể thực hiện nhiều việc nâng cao hơn như thiết lập quy tắc. Quy tắc sẽ cho phép bạn hiển thị một số văn bản cho một số người nhận nhất định và ẩn nội dung đó cho người khác. Để bắt đầu, hãy nhấp vào nút Quy tắc.
Bạn sẽ thấy trình đơn thả xuống với một số các tùy chọn như Ask, Fill-in, vv.
Ví dụ của chúng ta, hãy chọn Nếu… Vậy thì… Khác, sẽ đưa chúng ta đến hộp thoại sau:
Thay đổi Tên trường: thành Country_or_ Regionvà nhập Hoa Kỳvào trường So sánh với:. Tiếp theo, thêm một số văn bản vào các hộp có nội dung Chèn văn bản nàyvà Nếu không chèn văn bản này.Trong ví dụ này nếu người nhận sống ở Hoa Kỳ, họ sẽ nhận được văn bản Giáng sinh vui vẻđược chèn vào thư của họ, trong khi mọi người khác sẽ nhận được thông báo Lời chúc mừng mùa.
Đây là nội dung sẽ giống như khi bạn nhấp vào OKvà sau đó nhấn nút Xem trước kết quả.
Tiếp theo, lưu ý Phần Kết quả Xem trước:
Tại đây bạn có thể nhấp vào các nút mũi tên (khi Xem trước Kết quảlà được bật) ở bên trái và bên phải của số để cuộn qua tất cả các chữ cái sẽ được gửi đi. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng tất cả các chữ cái của bạn sẽ trông ngay trước khi in hoặc gửi email.
Lưu ý: Lựa chọn menu trường khớp trong Quy tắcdành cho các tên trường khớp trong cơ sở dữ liệu có tên tiêu đề trong danh sách người nhận của bạn.
Ngoài ra, để dễ dàng xem nơi bạn đã chèn trường vào tài liệu của mình, hãy sử dụng Đánh dấu
Đó là một nút chuyển đổi mà bạn có thể bật và tắt theo quyết định của mình. Cuối cùng, khi bạn hài lòng với thư của mình, hãy nhấp vào Kết thúc & amp; Hợp nhấtbiểu tượng:
Bạn sẽ nhận được menu thả xuống này với ba tùy chọn.
Chọn Chỉnh sửa Tài liệu Cá nhânđể làm cho Word hợp nhất tất cả các chữ cái của bạn với nhau thành một tài liệu lớn mà bạn có thể xem trước khi in hoặc gửi dưới dạng email.
Như bạn có thể thấy, việc tạo các mẫu chữ bằng Word không còn là công việc mà nó từng làm và bạn có thể tạo và gửi tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy bình luận. Hãy tận hưởng!