Microsoft Teams đã trở thành công cụ hội nghị truyền hình phổ biến, đặc biệt khi công việc từ xa ngày càng phổ biến. Mặc dù có vẻ như Slack là một phần không thể thiếu đối với các nhóm làm việc từ xa nhưng Microsoft Teams đang phát triển với tốc độ nhanh hơn nhiều so với Slack với hơn 270 triệu người dùng hoạt động hàng tháng.
Lý do? Nhóm Microsoft cung cấp các ứng dụng và tiện ích bổ sung giúp bổ sung thêm nhiều chức năng, giúp làm việc nhóm trở nên dễ dàng và nâng cao trải nghiệm tổng thể của người dùng. Khả năng tích hợp của nhóm với các ứng dụng khác của Microsoft như Outlook, Word và SharePoint cũng khiến ứng dụng này trở nên khá phổ biến.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi cung cấp cho bạn danh sách 11 ứng dụng và tiện ích tích hợp tốt nhất của Microsoft Teams để giúp Microsoft Teams mạnh mẽ hơn rất nhiều.
1. Trello
Nhược điểm:
Trello là công cụ quản lý dự án dựa trên kanban. Hầu hết các nhóm hiện đại, đặc biệt là các nhóm hoạt động từ xa, đều cần phần mềm quản lý dự án để cộng tác dễ dàng hơn. Trello cung cấp các mẫu dựng sẵn mà bạn có thể sử dụng để phân công nhiệm vụ và hỗ trợ các thành viên trong nhóm của mình khi họ chuyển nhiệm vụ thông qua quy trình làm việc được xác định trước.
Bằng cách tích hợp Trello với Microsoft Teams bằng trình kết nối Trello, bạn có thể làm cho việc quản lý công việc trở nên dễ dàng. Bạn có thể cộng tác thực hiện các nhiệm vụ Trello bằng cách trả lời các câu hỏi của người được giao từ trong Teams.
Trello cũng gửi thông báo trên Nhóm khi thẻ được tạo hoặc xóa, được gán cho một thành viên trong nhóm hoặc nhận xét được thêm bởi một trong các thành viên.
2. Polly
Ưu điểm:
Nhược điểm:
Polly là một ứng dụng khảo sát. Tích hợp Microsoft Teams cho phép bạn chạy cuộc thăm dò và thêm khảo sát hoặc câu hỏi vào kênh Microsoft Teams hoặc trò chuyện nhóm. Nó có thể đơn giản hóa việc hỏi ý kiến từ nhân viên của bạn một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Sau khi thêm khảo sát vào ứng dụng Nhóm, bạn có thể yêu cầu các thành viên trong nhóm bỏ phiếu và chỉ vậy thôi. Polly sẽ tự động cung cấp cho bạn kết quả khảo sát theo thời gian thực.
Bạn cũng có thể định cấu hình Polly để lên lịch hoặc ẩn kết quả khảo sát hoặc giữ ẩn danh phiếu bầu. Bạn cũng có thể cho phép đồng đội cộng tác thông qua bảng thảo luận bằng cách bật nhận xét..
Tất nhiên, bạn không nhất thiết phải sử dụng Polly cho công việc của khách hàng. Bạn cũng có thể giữ chân nhân viên bằng cách yêu cầu họ bỏ phiếu về địa điểm tổ chức bữa tiệc văn phòng tiếp theo.
3. Cảm ơn
Ưu điểm:
Nhược điểm:
Việc duy trì tinh thần cao của nhân viên có thể là một thách thức, đặc biệt khi bạn làm việc ở môi trường từ xa. Các nền tảng như Thanh danh có thể giúp bạn duy trì mức năng suất cao cho nhóm của mình và cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên.
May mắn thay, Kudos cũng tích hợp với Microsoft Teams. Bạn có thể gửi, nhận hoặc xác nhận các tin nhắn công nhận để làm cho hoạt động liên lạc của bạn trở nên hấp dẫn hơn với nhóm.
Kudos cũng sẽ cho phép bạn thêm nguồn cấp dữ liệu Kudos vào kênh của mình trong Microsoft Teams, cho phép tất cả thành viên thấy được thành tích tốt được khen thưởng.
Điều tuyệt vời nhất là thông báo nhận dạng không nhất thiết phải phát ra âm thanh như máy móc. Bạn có thể cá nhân hóa chúng bằng cách thay đổi thông báo nhận dạng tích hợp để đề cập trực tiếp đến người được khen thưởng.
4. ScrumGenius
Ưu điểm:
Nhược điểm:
ScrumGenius tự động hóa các cuộc họp trạng thái không đồng bộ. Giải pháp dựa trên đám mây giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ của dự án bằng cách chạy đăng ký và chuẩn bị tự động hàng tuần. Nó thu thập thông tin chuyên sâu cho người quản lý dự án về trạng thái nhiệm vụ, những gì đã hoàn thành trong ngày hoặc tuần trước đó cũng như những điểm nghẽn tiềm ẩn mà nhóm gặp phải.
Bây giờ, hãy tưởng tượng bạn nhận được tất cả những thông tin cập nhật này trên kênh của mình. Bạn có thể sử dụng MS Teams hàng ngày, do đó, bạn sẽ không phải mất thêm thời gian vào bảng điều khiển ScrumGenis và tìm kiếm dữ liệu theo cách thủ công. ScrumGenius sẽ chuyển tiếp bản tóm tắt đăng ký trực tiếp tới Nhóm trong thời gian thực.
5. Wiki
Ưu điểm:
Nhược điểm:
Hãy chụp ảnh này. Bạn là người quản lý dự án. Bạn cần hai nhóm khác nhau để cộng tác trong một dự án. Bạn tạo một kênh mới trên Teams nhưng vì cả hai nhóm có thể có các quy trình làm việc khác nhau nên bạn cần tạo một sổ quy tắc nêu rõ các quy tắc tương tác cho dự án cụ thể.
Đây là lúc ứng dụng Wiki trở nên hữu ích. Theo mặc định, nó được đưa vào các kênh mới nhưng nhiều người dùng xóa nó vì họ có các ứng dụng khác để ghi chú.
Tuy nhiên, Wiki có nhiều trường hợp sử dụng. Ví dụ: nó có thể cung cấp giải pháp tiết kiệm tài nguyên để tạo sách quy tắc. Bạn có thể tạo phác thảo quy trình và cung cấp chi tiết về cách mỗi nhóm sẽ đóng góp cho dự án. Bạn cũng có thể thêm Câu hỏi thường gặp.
Chắc chắn, bạn cũng có thể sử dụng trang OneNote hoặc ứng dụng SharePoint Wiki. Điều đó nói lên rằng, Wiki là một giải pháp thay thế nhẹ nhàng tuyệt vời khi tất cả những gì bạn cần là một vài trang minh họa nhanh các quy tắc và thông tin khác.
6. Nghiệp chướng
Ưu điểm:
Nhược điểm:
Nghiệp chướng là ứng dụng giúp tạo ra môi trường tích cực. Bạn có thể sử dụng Karma để khen ngợi đồng nghiệp của mình bất cứ khi nào họ làm tốt—nộp bài trước thời hạn hoặc vượt mức mong đợi. Nếu đã từng sử dụng Reddit trước đây, bạn có thể coi “kudos” trên Karma tương tự như lượt tán thành trên Reddit.
Bạn có thể sử dụng Karma để đánh giá cao công việc tốt, thu thập phản hồi và theo dõi hiệu suất. Ứng dụng tự động xây dựng hồ sơ nhân viên và cung cấp cho bạn thông tin chi tiết trên trang tổng quan của bạn.
Việc tích hợp Karma với Microsoft Teams giúp khuyến khích nhân viên sử dụng Teams nhanh hơn, giúp cộng tác dễ dàng hơn. Nhận được nhiều lời khen ngợi hơn cũng giúp nhân viên thăng tiến cao trên bảng xếp hạng, tăng mức độ gắn kết của nhân viên và thúc đẩy họ làm việc tốt hơn.
7. Chấm côngBot
Ưu điểm:
Nhược điểm:
Bot tham dự giúp bạn thu thập dữ liệu về ngày nghỉ phép, thời gian nghỉ được trả lương, số giờ làm việc, v.v. Về cơ bản nó là một công cụ theo dõi thời gian nhưng có thêm một số chức năng. Nhân viên có thể theo dõi số giờ làm việc ngay trong ứng dụng Microsoft Teams bằng cách nhắn tin “vào” và “ra”.
Bạn có thể chọn xuất bảng chấm công định kỳ hoặc phân tích thời gian làm việc cho từng khách hàng một cách cụ thể từ bảng điều khiển Chấm công. Tuy nhiên, nó không chỉ làm cho mọi việc trở nên dễ dàng với bạn. Nó cũng giúp mọi việc trở nên dễ dàng với nhóm của bạn.
Ví dụ: nhóm của bạn có thể yêu cầu phê duyệt từ trong cuộc trò chuyện của Nhóm bằng cách đề cập đến @attendencebot. Một thông báo có thể có nội dung như “Yêu cầu một tuần bắt đầu từ ngày 15 tháng 1”. Tham dựBot sẽ thông báo cho bạn khi yêu cầu được phê duyệt và tự động điền thông tin chi tiết vào lịch.
8. Power BI
Ưu điểm:
Nhược điểm:
Power BI là bộ ứng dụng kinh doanh thông minh, trực quan hóa dữ liệu và báo cáo của Microsoft. Nếu muốn báo cáo và phân tích của mình trong Microsoft Teams, bạn có thể sử dụng tích hợp Power BI cho Teams.
Việc này sẽ thêm tab Power BI vào giao diện Teams. Với Power BI được tích hợp với Microsoft Teams, bạn sẽ có thể bắt đầu các cuộc thảo luận xung quanh một báo cáo cụ thể và mời các thành viên trong nhóm đóng góp ý kiến.
9. BỨC TRANH
Ưu điểm:
Nhược điểm:
BỨC TRANH TƯỜNG là một công cụ cộng tác trực quan và sáng tạo cho phép các nhóm tìm ra giải pháp cho những thách thức kinh doanh. Bạn có thể tạo ghi chú dán, thêm văn bản, vẽ bản đồ tư duy và thậm chí thêm ảnh GIF vào bảng trắng MURAL của mình.
Khi tích hợp MURAL với Microsoft Teams, bạn sẽ thấy một tab xuất hiện trong không gian làm việc Teams của mình. Khi MURAL được tích hợp, bạn có thể bắt đầu với một mẫu và thêm thành viên bằng cách mời họ. Các thành viên bạn mời sẽ nhận được một tin nhắn riêng tư..
Bạn cũng có thể mang lại sự cộng tác trực quan cho cuộc trò chuyện khi cần thiết bằng cách tìm mẫu có liên quan thông qua tiện ích nhắn tin. Đó là cách việc thêm thành phần cộng tác trực quan vào cuộc họp Teams có thể giúp bạn giải quyết vấn đề một cách trực quan và hiệu quả hơn.
10. GitHub
Ưu điểm:
Nhược điểm:
GitHub là dịch vụ lưu trữ dành cho kho Git nơi các nhà phát triển có thể lưu trữ, theo dõi và cộng tác trong các dự án phần mềm. Tuy nhiên, GitHub là không chỉ là một nền tảng phát triển. Đây cũng là nơi các nhà phát triển và lập trình viên từ khắp nơi trên thế giới cùng nhau chia sẻ kiến thức và tương tác chung.
Việc sử dụng ứng dụng GitHub Teams sẽ cải thiện trải nghiệm của bạn bằng nhiều chức năng. Ví dụ: bạn có thể lướt qua các vấn đề, đọc và đóng yêu cầu cũng như truy cập các liên kết GitHub ngay từ giao diện Nhóm. Bạn cũng có thể trả lời nhận xét và đăng ký hoặc hủy đăng ký kho GitHub ngay trong Teams.
11. Anh hùng sức khỏe
Ưu điểm:
Nhược điểm:
Làm việc từ xa có một nhược điểm lớn: thiếu bất kỳ hoạt động thể chất nào. Ngay cả với công việc bàn giấy, bạn vẫn phải di chuyển một chút trong giờ làm việc trước năm 2020, chẳng hạn như nhảy lên tàu và đi bộ đến văn phòng.
Các nhóm làm việc từ xa cần chủ động hơn về sức khỏe của mình vì thay vì phải đi bộ đến phòng hội thảo, giờ đây bạn chỉ cần sử dụng cuộc gọi điện video và các công cụ liên lạc khác. Đó chính là lúc Anh hùng sức khỏe phát huy tác dụng.
Health Hero giúp cải thiện sức khỏe của nhân viên và giúp họ nhận thức rõ hơn về sức khỏe của mình. Khi nhân viên của bạn liên kết thiết bị theo dõi sức khỏe của họ với Health hero, họ sẽ nhận được điểm cho mọi hoạt động. Ứng dụng sẽ tạo bảng xếp hạng, khuyến khích sự cạnh tranh giữa các nhân viên.
Nhóm Microsoft có thể làm được nhiều việc hơn là cuộc họp video.
Mặc dù cốt lõi của Microsoft Teams là một công cụ giao tiếp nhưng nó có thể làm được nhiều việc hơn là chỉ các công cụ gọi thoại và video khác như Thu phóng và Skype.
Bạn có thể phát huy toàn bộ tiềm năng của Microsoft Teams bằng cách tích hợp nó với các ứng dụng khác trong kho công nghệ của mình. Việc làm này cho phép đưa thông tin từ khắp hệ thống của bạn vào Microsoft Teams, hợp lý hóa hoạt động giao tiếp của bạn.
.