Cách đặt thời gian chờ trạng thái trong nhóm Microsoft

Nhóm Microsoft là một công cụ cộng tác phổ biến cho phép bạn trò chuyện, gọi điện và chia sẻ tệp với đồng nghiệp của mình. Tuy nhiên, điều gì sẽ xảy ra khi bạn không sẵn sàng trò chuyện?

Thay vì để đồng nghiệp không phản hồi, bạn có thể thay đổi trạng thái của mình để bù đắp cho khoảng thời gian bạn vắng mặt tại bàn làm việc. Ví dụ: bạn có thể muốn làm điều này nếu bạn ra ngoài ăn trưa trong một giờ.

Bạn có thể đặt Microsoft Teams tự động đặt lại trạng thái của mình sau một thời gian nhất định. Để đặt thời gian chờ trạng thái của bạn trong Microsoft Teams, hãy làm theo các bước bên dưới.

Tại sao nên đặt khoảng thời gian trạng thái trong Microsoft Teams?

Việc đặt khoảng thời gian trạng thái trong Microsoft Teams có thể giúp bạn thông báo tình trạng sẵn sàng của mình với đồng nghiệp. Ví dụ: bạn có thể đặt trạng thái của mình thành Không làm phiềntrong một giờ làm việc tập trung hoặc Quay lại ngayđể nghỉ giải lao ngắn.

Bằng cách đặt thời lượng cho trạng thái của mình, bạn không phải lo lắng về việc thay đổi lại trạng thái theo cách thủ công. Các nhóm sẽ tự động đặt lại trạng thái của bạn dựa trên hoạt động, lịch và trạng thái máy tính của bạn.

Cách đặt khoảng thời gian trạng thái trong Microsoft Teams trên PC hoặc Mac

Nếu muốn đặt thời gian chờ trạng thái tùy chỉnh trong Microsoft Teams, bạn có thể thực hiện việc này thông qua ứng dụng khách Teams trên PC hoặc máy Mac.

Để bắt đầu, hãy mở ứng dụng khách Microsoft Teams và đăng nhập.

Nhấp vào ảnh hồ sơcủa bạn ở góc trên bên phải của ứng dụng.

Tiếp theo, chọn trạng thái hiện tại của bạn, nằm dưới tên và địa chỉ email của bạn.

Chọn trạng thái bạn muốn hiển thị sau này, chẳng hạn nhưBậnhoặc Không làm phiền.

Tiếp theo, nhấn tùy chọn Đặt thông báo trạng thái.

Nhập tin nhắn tùy chỉnh để giải thích tình trạng sẵn sàng của bạn (nếu bạn muốn).

Đặt thời gian đặt lại bằng cách chọn một trong các tùy chọn được đề xuất (chẳng hạn như 1 giờ) trong trình đơn thả xuống Xóa trạng thái sau.

Nhấn Xongđể lưu và áp dụng thông báo tùy chỉnh của bạn.

Trạng thái mới và thông báo trạng thái của bạn sẽ hiển thị với các thành viên khác trong Nhóm cho đến khi hết thời gian đặt lại. Nếu bạn muốn đặt lại thủ công vào bất kỳ lúc nào, chỉ cần nhấp vào trạng thái hiện tại của bạn và chọn trạng thái khác—nó sẽ tự động cập nhật..

Cách đặt thời lượng trạng thái trong Microsoft Teams trên Android hoặc iPhone

Thật không may, ứng dụng Microsoft Teams trên thiết bị di động không cho phép bạn đặt thời gian chờ trạng thái tùy chỉnh. Nếu muốn sử dụng ứng dụng Microsoft Teams trên thiết bị di động của mình, bạn sẽ cần cập nhật trạng thái của mình theo cách thủ công. Lựa chọn trạng thái của bạn sẽ được phản ánh trên tất cả các thiết bị của bạn và sẽ giữ nguyên cho đến khi bạn thay đổi trạng thái đó.

Trước khi bắt đầu, bạn cần đảm bảo cài đặt ứng dụng Microsoft Teams từ Cửa hàng Google Play (trên thiết bị Android) hoặc Cửa hàng ứng dụng (trên iPhone hoặc iPad).

Mở ứng dụng Microsoft Teams trên thiết bị di động của bạn và đăng nhập (nếu bạn chưa đăng nhập).

Nhấn vào biểu tượng hồ sơ của bạn ở trên cùng bên trái.

Bên dưới tên của bạn, hãy nhấn vào trạng thái hiện tại của bạn (ví dụ: Có sẵn).

Chọn trạng thái mới từ các tùy chọn được cung cấp.

Nếu bạn muốn đặt thông báo tùy chỉnh để cảnh báo đồng nghiệp của mình, hãy chọn Đặt thông báo trạng thái.

Trong menu Đặt thông báo trạng thái, nhập thông báo trạng thái tùy chỉnh và chọn khung thời gian cho tình trạng sẵn sàng của bạn.

Để xác nhận lựa chọn của bạn, hãy nhấn vào biểu tượng đánh dấuở trên cùng bên phải.

Trạng thái của bạn sẽ cập nhật ngay lập tức. Nếu bạn muốn thay đổi trạng thái này bất kỳ lúc nào, hãy lặp lại các bước và chọn trạng thái mới.

Cách duy trì trạng thái của bạn hoạt động trên Microsoft Teams

Nếu bạn không muốn trạng thái của mình thay đổi bất cứ lúc nào, có một số cách để giữ trạng thái đó hoạt động trên Microsoft Teams.

Trước tiên, bạn có thể đặt thời gian trạng thái tùy chỉnh thành một thời điểm ở một thời điểm nào đó trong tương lai. Điều này sẽ giữ mức trạng thái của bạn cho đến khi đạt được khoảng thời gian đó. Để thực hiện việc này, hãy chọn tuần nàylàm khoảng thời gian cho trạng thái tùy chỉnh của bạn—nó sẽ kéo dài ít nhất bảy ngày (tùy thuộc vào thời điểm bạn đặt trạng thái ban đầu).

Bạn cũng có thể sử dụng lịch Microsoft Teams của mình để chặn các khoảng thời gian nhất định. Trạng thái của bạn sẽ cập nhật dựa trên tình trạng sẵn có. Ví dụ: nếu bạn lên lịch các cuộc họp liên tiếp, trạng thái của bạn sẽ cập nhật thành Không làm phiềnđể phản ánh điều đó.

Một phương pháp khác là thay đổi cài đặt màn hình và chế độ ngủ của hệ thống. Trên PC, bạn có thể thực hiện việc này thông qua menu Cài đặt. Để thực hiện việc này trên PC chạy Windows 11:.

Nhấp chuột phải vào menu Bắt đầu và chọnCài đặt.

Trong Cài đặt, nhấn Hệ thống>Nguồn>Màn hình và chuyển sang chế độ ngủ.

Điều chỉnh thời gian tắt màn hình và ngủ theo sở thích của bạn.

Cuối cùng, bạn có thể quyết định sử dụng ứng dụng mô phỏng chuyển động của chuột hoặc thao tác nhập bằng bàn phím như Chuyển chuột tự động. Điều này có thể lừa các Nhóm nghĩ rằng bạn vẫn đang hoạt động trên máy tính và duy trì trạng thái sẵn sàng của mình.

Tuy nhiên, hãy cẩn thận—những công cụ này có thể tránh né các chính sách hoặc quy tắc của tổ chức bạn, vì vậy, bạn phải tự chịu rủi ro khi sử dụng chúng!

Quản lý thời gian của bạn với Microsoft Teams

Việc đặt khoảng thời gian trạng thái trong Microsoft Teams có thể giúp bạn quản lý tính khả dụng và năng suất của mình tốt hơn. Nếu bạn bận, việc đặt thời gian chờ trạng thái tùy chỉnh trong Microsoft Teams có thể giúp bạn hạn chế sự xao lãng. Đừng quên khắc phục mọi sự cố nếu Trạng thái nhóm không cập nhật đúng cách của bạn.

Bạn đang muốn chia sẻ công việc của mình với đồng nghiệp? Bạn có thể thử chia sẻ màn hình của bạn trong cuộc họp nhóm. Bạn cũng có thể thử một số Phím tắt nhóm để giúp bạn cải thiện năng suất của mình.

.

bài viết liên quan: