Cách thêm và sử dụng Bản sao ẩn (BCC) trong Tin nhắn Outlook

Có đồng nghiệp nào yêu cầu bạn sao chép ẩn (BCC) chúng vào email nhưng bạn không biết họ đang nói về điều gì không? Đừng lo lắng - bạn đã đến đúng nơi.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích mọi điều bạn cần biết về BCC và cách bạn có thể sử dụng nó trong Outlook.

Bản sao mù là gì?

Trong biệt ngữ email, CC là viết tắt của "bản sao carbon" và BCC là viết tắt của "bản sao mù". Khi bạn thêm địa chỉ email vào các trường CC và BCC, bạn sẽ gửi cho bên thứ ba một bản sao của email. Điều này đúng bất kể dịch vụ email của bạn là gì — cho dù đó là Outlook hay Gmail của Microsoft Office.

Cả CC và BCC đều rất giống nhau. Điểm khác biệt là khi bạn thêm một người vào trường CC, người nhận email có thể nhìn thấy người nhận CC trong email. Tuy nhiên, khi bạn thêm ai đó vào trường BCC, người nhận email không thể biết được có ai đã được sao chép vào email hay không.

Cách thêm BCC trong Outlook

Trường bản sao ẩn được ẩn trong Outlook theo mặc định, vì vậy trước tiên bạn cần kiểm tra xem mình đã bật tùy chọn Bcc hay chưa. Nếu tính năng này chưa được bật, bạn sẽ cần bật BCC.

Cách sử dụng BCC trên phiên bản web

BCC phải được bật trong phiên bản web, vì vậy tất cả những gì bạn cần làm là nhấn nút BCC:

Trong trình duyệt của bạn, hãy mở Microsoft Outlook.

Chọn nút Thư mớihoặc mở email bạn muốn trả lời.

Chọn nút BCCở phía bên phải của trường “Tới”.

Điều này sẽ mở dòng BCC. Nhập địa chỉ email của người bạn muốn BCC hoặc chọn họ từ sổ địa chỉ của bạn. Viết email của bạn và nhấn gửi.

Cách sử dụng BCC trên phiên bản dành cho máy tính để bàn

Trong phiên bản dành cho máy tính để bàn, trước tiên bạn có thể cần bật BCC. Quá trình này giống nhau đối với Windows và Mac:

Mở ứng dụng Microsoft Outlook dành cho máy tính để bàn.

Mở email bạn định trả lời hoặc chọn nút email mớiđể soạn email.

.

Trong cửa sổ thư mới, hãy điều hướng từ tab trang chủ đến tab Tùy chọn.

Nhấn ba dấu chấmở bên phải để mở menu thả xuống.

Trong trường hiển thị, chọn BCC.

Trong trường BCC, nhập email của người bạn muốn gửi BCC và nhấn Gửi.

Cách sử dụng BCC trên phiên bản ứng dụngAndroidhoặciPhone

Sao chép carbon mù trong ứng dụng Outlook di động rất đơn giản:

Mở ứng dụng Microsoft Outlook.

Mở email bạn muốn trả lời hoặc nhấn vào Email mớiđể bắt đầu soạn email mới.

Bên cạnh trường “Tới”, hãy nhấn vào mũi tên xuống để hiển thị các trường BCC và CC.

Trong trường BCC, hãy nhập địa chỉ email người nhận BCC của người bạn muốn gửi BCC và nhấn vào biểu tượng Gửiở dưới cùng bên phải.

Cách xem người nhận BCC của thư bạn gửi trong Outlook

Nếu bạn không thể nhớ mình đã BCC là ai, bạn có thể kiểm tra người nhận BCC của email bạn đã gửi như sau:

Mở Microsoft Outlook.

Điều hướng đến thư mục Mục đã gửi.

Tìm kiếm thông qua tin nhắn đã gửi của bạn để tìm email bạn muốn xem và chọn email đó. Danh sách BCC gồm tên hoặc địa chỉ email của bất kỳ bản sao ẩn nào sẽ được hiển thị bên dưới người nhận BCC trong phần tiêu đề của thư. Nếu không có tên trong phần này thì không có BCC nào được gửi.

Cách xem người nhận email BCC mà bạn nhận được

Nếu bạn nghi ngờ email bạn nhận được có chứa BCC của ai đó, bạn có thể muốn xem xét email đó. Không thể thấy người nhận email đến BCC trong bất kỳ phiên bản Outlook nào — xét cho cùng thì đó là toàn bộ mục đích của BCC.

Bạn có thể tự động gửi email BCC trong Microsoft Outlook không

Trong Outlook, bạn có thể tự động CC cho ai đó trên mỗi thư mới bạn gửi hoặc các email cụ thể. Mặc dù đây có thể là một công cụ hữu ích nhưng hiện tại không có BCC tương đương cho công cụ này.

Bạn có thể tải xuống các phần bổ trợ của bên thứ ba để thực hiện việc này nhưng hãy cẩn thận, chúng không được Microsoft phê duyệt và có thể chứa phần mềm độc hại hoặc khiến ứng dụng Outlook của bạn gặp trục trặc..

Khi nào nên sử dụng BCC

Quy tắc sử dụng email phù hợp để sử dụng BCC trong môi trường chuyên nghiệp có thể hơi khó xác định. Hầu hết đều coi việc sử dụng BCC hơi lén lút vì người nhận bị mù và không thể biết ai khác đang đọc email. Trong hầu hết các trường hợp, CC cổ điển được ưa thích hơn.

Điều đó cho thấy, chắc chắn có những lúc BCC có ích. Dưới đây là một số ví dụ giúp bạn biết khi nào nên sử dụng BCC thay vì Cc.

Bạn đang gửi một email chung liên quan đến cá nhân liên quan đến công việc cho nhiều người. Trong trường hợp này, không ai quan tâm tin nhắn được gửi đến bao nhiêu người nhận và việc có nhiều tên trong trường “Tới” có thể trông lộn xộn. Nó cũng ngăn chặn việc gửi thư rác nếu người nhận vô tình nhấn vào Trả lời tất cả khi trả lời.

Bạn đang gửi email đến nhiều người đăng ký. Điều này ngăn người đăng ký của bạn có thể nhìn thấy địa chỉ email của những người nhận khác.

BCC trong email của bạn để giữ bản sao tất cả thư của bạn.

Ngoài các quy tắc xã hội của BCC'ing, còn có một số điều khác cần lưu ý:

Nhiều bộ lọc email rác gắn cờ các thư có bản sao BCC là thư rác, vì vậy email của bạn có thể nằm trong thư mục Thư rác. Thay vào đó, hãy cân nhắc sử dụng Mail Merge để tránh điều này.

Không đặt danh sách phân phối vào hộp BCC. Những người sắp xếp email của họ theo quy tắc Outlook có thể bị nhầm lẫn vì nhiều email được định cấu hình dựa trên trường Đến hoặc CC.

Chọn thời điểm BCC

BCC là một công cụ đơn giản và tiện dụng mà bạn có thể sử dụng trong Microsoft Outlook. Cho dù sử dụng trình duyệt, máy tính để bàn hay phiên bản ứng dụng của Outlook, giờ đây bạn đều có ý tưởng hay về cách thức và thời điểm sử dụng BCC.

.

bài viết liên quan: