Trò chuyện Google Docs là một công cụ rất hiệu quả để cộng tác trên các tài liệu với các nhóm. Nó cung cấp khả năng cho các biên tập viên đánh dấu và nhận xét về các chỉnh sửa, nó cho phép các nhóm thảo luận về
cách diễn đạt đúng các tài liệu và cho phép nhân viên điền vào đơn đặt câu hỏi mà người quản lý của họ có thể trả lời .
Tất cả những cách sử dụng tuyệt vời này cho trò chuyện Google Docs chỉ hoạt động tốt nếu những người sử dụng tài liệu hiểu cách hệ thống nhận xét hoạt động.
Trong bài viết này, bạn ' sẽ tìm hiểu về tất cả các tính năng bình luận và cộng tác có sẵn trong Google Docs.
Cách Google Docs Commenting hoạt động
Bên trong Google Docs, bạn không chỉ cộng tác một cách mù quáng trên các tài liệu . Bạn thực sự có thể thấy nhiều người dùng truy cập tài liệu trong thời gian thực.
Cách thức hoạt động này là bất cứ khi nào người khác truy cập vào tài liệu, bạn sẽ thấy biểu tượng tài khoản Google của họ xuất hiện ở đầu Google Docs cửa sổ.
In_content_1 tất cả: [300x250] / dfp: [640x360]->
Khi những người dùng khác đặt con trỏ chuột của họ vào trong tài liệu, bạn sẽ thấy tên Tài khoản Google của họ xuất hiện ngay trên con trỏ.
Điều này hữu ích để xem khu vực nào của tài liệu mà các thành viên khác trong nhóm của bạn đang làm việc. Điều này có thể giúp tránh thực hiện các chỉnh sửa xung đột trong cùng một tài liệu.
Nếu bạn thấy ai đó chỉnh sửa một phần của tài liệu không chính xác hoặc thực hiện các thay đổi mà bạn không đồng ý, bạn có thể thêm nhận xét trực tiếp vào người đó .
Ở bên phải các biểu tượng người dùng ở đầu tài liệu, bạn sẽ thấy biểu tượng của một người đang nói chuyện bên trong vòng tròn màu trắng. Khi bạn chọn mục này, nó sẽ mở ra một khu vực bình luận chung.
Chỉ cần nhập nhận xét của bạn và nhấn Enter. Mọi người hiện đang xem tài liệu sẽ có thể thấy tất cả các nhận xét trong khu vực bình luận chung.
Bạn biết khi ai đó đã cập nhật một nhận xét mới vào khu vực bình luận bằng dấu chấm màu đỏ xuất hiện trên đầu trang này icon.
Khi mỗi người trả lời, bình luận mới xuất hiện bên dưới bình luận trước trong luồng nhận xét.
Hoặc nhấn X ở bên phải tên trong hộp bình luận hoặc chọn biểu tượng bình luận để làm cho cửa sổ bình luận biến mất một lần nữa.
Tạo Trò chuyện Google Docs mới
Để tạo một cuộc trò chuyện Google Docs mới, chỉ cần tô sáng bất kỳ văn bản nào trong tài liệu Google Docs. Khi bạn làm điều này, bạn sẽ thấy một biểu tượng bình luận nhỏ xuất hiện ở bên phải của văn bản được tô sáng.
Khi bạn di chuột qua biểu tượng đó, bạn sẽ thấy văn bản Cấm Thêm bình luận.
Khi bạn chọn biểu tượng này, nó sẽ mở ra một cửa sổ bình luận nơi bạn có thể chia sẻ suy nghĩ của mình về văn bản trong tài liệu mà bạn đã tô sáng.
Khi bạn viết xong bình luận của mình, chỉ cần chọn nút Nhận xét và bạn sẽ xem hộp bình luận thay đổi thành một nhận xét vĩnh viễn.
Có một số tùy chọn đi kèm với các nhận xét như thế này.
Quản lý Nhận xét
Khi bạn chọn ba dấu chấm ở bên phải của một nhận xét, bạn sẽ thấy ba tùy chọn.
Liên kết nhận xét rất hiệu quả để giúp mọi người tìm thấy chính xác bình luận, đặc biệt là bên trong các tài liệu có số lượng bình luận lớn trong đó.
Bạn có thể dán liên kết trong một cuộc trò chuyện IM, SMS di động hoặc email.
Khi người nhận chọn liên kết, họ sẽ đưa họ trực tiếp đến tài liệu có chèn bình luận. Họ có thể trả lời nhận xét hoặc chọn Giải quyết.
Giải quyết một nhận xét làm cho nó biến mất khỏi chuỗi nhận xét. Có vẻ như bình luận đã bị xóa nhưng thực tế nó chỉ bị ẩn khỏi lề phải.
Nếu bạn muốn xem tất cả các bình luận đã được đăng lên tài liệu, chỉ cần chọn biểu tượng bình luận màu đen tại phía trên bên phải của tài liệu.
Điều này cho bạn thấy tất cả các bình luận đã được đăng lên tài liệu cùng với tất cả các thông tin sau về nhận xét.
Chọn Nhận xétđể thêm nhận xét mới vào chuỗi nhận xét. Chọn Thông báođể thay đổi cài đặt email để bạn chỉ nhận được thông báo khi có ai đó trả lời nhận xét của bạn hoặc không có thông báo nào cả.
Chỉnh sửa và giải quyết chỉnh sửa
Trò chuyện Google Docs đặc biệt hữu ích để thực hiện các đề xuất chỉnh sửa cho tài liệu mà không thực sự tạo ra chúng.
Theo mặc định, Google Docs cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu và các chỉnh sửa có hiệu lực ngay lập tức. Để chỉ chuyển chế độ chỉnh sửa thành các thay đổi được đề xuất, hãy chọn mũi tên thả xuống ở bên phải từ Chỉnh sửaở trên cùng bên phải của tài liệu.
Chọn Gợi ý>strong>từ danh sách thả xuống.
Khi bạn chỉnh sửa tài liệu, văn bản trong tài liệu bị gạch bỏ với văn bản thay thế được hiển thị bên cạnh nó. Mỗi chỉnh sửa sẽ mở một nhận xét mới ở bên phải với một mô tả về chỉnh sửa đã được thực hiện.
Mục đích của tính năng này là để người chỉnh sửa cuối cùng hoặc người viết ban đầu có thể thực hiện các chỉnh sửa và chấp nhận các thay đổi riêng lẻ bằng cách chọn dấu kiểm cho nhận xét chỉnh sửa đó.
Tuy nhiên, nếu bạn không muốn giải quyết các nhận xét riêng lẻ, có một mẹo hữu ích để giải quyết tất cả chúng cùng một lúc.
Để thực hiện việc này, chọn menu Công cụvà chọn Xem lại các chỉnh sửa được đề xuất.
Điều này sẽ mở một cửa sổ nhỏ ở phía trên bên phải của tài liệu. Bạn có thể chọn mũi tên lên hoặc xuống để cuộn qua từng nhận xét chỉnh sửa trong tài liệu. Bạn có thể chọn Chấp nhậnhoặc Từ chốicác chỉnh sửa riêng lẻ.
Nếu bạn muốn chỉ chấp nhận hoặc từ chối tất cả, hãy chọn mũi tên thả xuống ở bên phải của nút Chấp nhận hoặc Từ chối.
Bạn có thể chọn Chấp nhận tất cảđể phê duyệt tất cả các chỉnh sửa. Điều này sẽ cập nhật toàn bộ tài liệu bằng các chỉnh sửa được đề xuất và giải quyết tất cả các nhận xét được liên kết.
Tìm hiểu thêm về giải quyết các bình luận trong Google Docs.
Nhận xét Trợ giúp Cộng tác
Sử dụng trình xử lý văn bản dựa trên đám mây như Google Docs giúp hợp tác trên các tài liệu rất dễ dàng.
Hệ thống bình luận được thiết lập theo cách giúp thảo luận về thay đổi tài liệu giữa một nhóm thuận tiện và dễ dàng. Khi mọi người đã quen với cách hệ thống trò chuyện Google Docs hoạt động, bạn sẽ thấy nhóm của mình hiệu quả hơn nhiều khi làm việc trên các tài liệu cùng nhau.