Cách xây dựng cơ sở dữ liệu với Microsoft Access


Nếu bạn có đăng ký Office 365, một trong những ứng dụng bạn có thể truy cập là Access. Nó là một công cụ để tạo các loại cơ sở dữ liệu và báo cáo khác nhau trên máy tính của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp về cách xây dựng cơ sở dữ liệu, MS Access là cách tốt nhất để thực hiện dù bạn muốn xây dựng cơ sở dữ liệu đơn giản hay phức tạp.

Bạn có thể sử dụng công cụ để xây dựng cơ sở dữ liệu, tạo biểu mẫu cho mục nhập dữ liệu, lọc dữ liệu của bạn bằng các truy vấn tùy chỉnh và tạo báo cáo từ dữ liệu của bạn. Có các trình hướng dẫn từng bước để giúp bạn tạo các mục này để không quá khó sử dụng.

Cách xây dựng cơ sở dữ liệu trống với quyền truy cập MS

Điều đầu tiên bạn cần làm là xây dựng cơ sở dữ liệu. Để làm điều này, hãy bắt đầu một cơ sở dữ liệu mới trong Access. Bảng dữ liệu, biểu mẫu, truy vấn và báo cáo của bạn sẽ được lưu trong đó. Để làm điều đó, bạn có thể sử dụng một trong nhiều mẫu mà Access cung cấp hoặc xây dựng một mẫu từ đầu.

Ở đây chúng tôi sẽ xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ thông tin sinh viên và chúng tôi sẽ sử dụng mẫu cơ sở dữ liệu trống .

  1. Khởi chạy ứng dụng Truy cập strong> trên máy tính của bạn.
  2. Nhấp vào Mớiở thanh bên trái để tạo cơ sở dữ liệu mới.
  3. Chọn tùy chọn Cơ sở dữ liệu trốngtrên ngăn bên phải để tạo cơ sở dữ liệu trống mới.
  4. ình>
    1. Nhấp vào biểu tượng thư mục nhỏ và chọn đường dẫn để lưu cơ sở dữ liệu của bạn. Sau đó, nhấp vào nút có nội dung Tạo.
      1. Đó là cách bạn xây dựng cơ sở dữ liệu bằng Access. Cơ sở dữ liệu của bạn phải có sẵn tại đường dẫn đã chỉ định.
      2. Tạo bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn

        Cơ sở của bất kỳ cơ sở dữ liệu nào là bảng. Đây là những bảng mà dữ liệu của bạn được lưu trong các cột khác nhau và đây là những gì bạn có thể chạy truy vấn và tạo báo cáo từ.

        Khi bạn xây dựng cơ sở dữ liệu mới trong Access, nó sẽ mở màn hình tạo bảng mới trong khung nhìn biểu dữ liệu. Chế độ xem này không dễ làm việc nhất và vì vậy bạn cần thay đổi chế độ xem thành chế độ xem thiết kế và sau đó tạo các cột trong bảng của bạn.

        In_content_1 all: [300x250] / dfp: [640x360 ]->
        1. Nhấp chuột phải vào bảng vừa tạo và chọn Dạng xem thiết kế.
          1. Nó sẽ nhắc bạn lưu bảng của bạn trước. Nhập tên cho bảng và nhấp vào OK.
            1. Màn hình sau cho phép bạn thêm các cột và kiểu dữ liệu của chúng vào bảng. Giữ nguyên cột đầu tiên vì nó tạo một ID duy nhất cho mỗi mục của bạn.
            2. Khi chúng tôi đang xây dựng cơ sở dữ liệu sinh viên, hãy đặt con trỏ của bạn vào trường thứ hai và nhập Tên sinh viên ạnh>. Chọn Văn bản ngắntừ trường Kiểu dữ liệu.
              1. Nhập Tuổilàm tên trường tiếp theo và chọn Sốtừ menu thả xuống Kiểu dữ liệu.
              2. ình>
                1. Thêm cột cuối cùng với tên Quốc giaVăn bản ngắnlàm loại dữ liệu.
                  1. Nhấn Ctrl + Sđể lưu bảng.
                  2. Tạo biểu mẫu để nhập dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của bạn

                    Trong khi bạn có thể mở bảng trong chế độ xem biểu dữ liệu và thêm dữ liệu cần thiết vào đó, một biểu mẫu sẽ cung cấp bạn với một cách dễ dàng hơn để nhập dữ liệu của bạn. Bạn cũng sẽ không phải can thiệp với bất kỳ dữ liệu nào khác trong bảng vì một biểu mẫu chỉ cho phép bạn chỉnh sửa một mục nhập cùng một lúc.

                    Bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn biểu mẫu của Access để tạo một biểu mẫu để nhập dữ liệu với các trường bạn đã chọn.

                    1. Trong khi Access vẫn mở với cơ sở dữ liệu của bạn, hãy nhấp vào tab Tạoở trên cùng và chọn tùy chọn có nội dung Trình hướng dẫn biểu mẫu.
                      1. Nó sẽ yêu cầu bạn chọn các trường bạn muốn sử dụng trong biểu mẫu của mình. Chọn tất cả những gì bạn sẽ cần phải nhập một giá trị và nhấp vào biểu tượng mũi tên bên phải để thêm chúng vào danh sách. Sau đó nhấp vào Tiếp theoở dưới cùng.
                        1. Màn hình sau đây cung cấp bốn bố cục biểu mẫu để lựa chọn. Nhấp vào bất kỳ bố cục và một bản xem trước sẽ xuất hiện ở phía bên trái. Khi bạn đã thực hiện lựa chọn, nhấp vào Tiếp theoở dưới cùng.
                          1. Nhập tên cho bạn tạo và nhấn Kết thúc.
                            1. Biểu mẫu sẽ mở cho phép bạn thêm dữ liệu vào bảng của mình.
                            2. Tạo truy vấn để lọc dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của bạn

                              Một truy vấn cho phép bạn lọc dữ liệu được lưu trong các bảng bằng các tiêu chí tùy chỉnh khác nhau. Ví dụ: nếu bạn đang tìm cách lấy dữ liệu của những sinh viên từ 20 tuổi trở lên và sống ở Mỹ, bạn có thể tạo một truy vấn và tạo một bảng chỉ có các sinh viên phù hợp với tiêu chí của bạn.

                              1. Nhấp vào tab Tạoở trên cùng và chọn Trình hướng dẫn truy vấn.
                              2. ình>
                                1. Chọn tùy chọn đầu tiên có nội dung Trình hướng dẫn truy vấn đơn giảnvà nhấn OK.
                                2. ình>
                                  1. Chọn bảng và các trường bạn muốn đưa vào truy vấn và nhấp vào Tiếp theo.
                                  2. ình>
                                    1. Chọn Chi tiếttùy chọn trên màn hình sau và nhấp vào Tiếp theoở dưới cùng.
                                      1. Nhập tên cho truy vấn của bạn và nhấn Kết thúcở dưới cùng.
                                        1. Nhấp chuột phải vào truy vấn mới tạo của bạn và chọn Thiết kế Xem. Bạn sẽ sử dụng chế độ xem này để nhập tiêu chí cho truy vấn của mình.
                                          1. Màn hình sau cho phép bạn chỉ định các bộ lọc cho truy vấn của mình. Hãy tạo một quy tắc chỉ hiển thị những học sinh từ 20 tuổi trở lên và đến từ Hoa Kỳ.

                                            Nhập >= 20trong hộp Tiêu chícho Trường Tuổi.

                                            Nhập Hoa Kỳvào hàng Tiêu chícho trường Quốc gia.
                                            1. Nhấn Ctrl + Sđể lưu các thay đổi.
                                            2. Nhấp đúp vào truy vấn của bạn ở thanh bên trái và bạn sẽ thấy phiên bản được lọc của dữ liệu của mình.
                                            3. Cách xây dựng báo cáo cơ sở dữ liệu trong quyền truy cập

                                              Báo cáo thường được sử dụng để đưa dữ liệu ra khỏi Access và xem chúng dưới dạng các tệp độc lập. Quyền truy cập cho phép bạn tạo báo cáo cho các bảng và trường đã chọn và nó sử dụng cùng một kiểu trình hướng dẫn như biểu mẫu và truy vấn để tạo báo cáo.

                                              1. Nhấp vào tab Tạotại trên cùng và chọn Trình hướng dẫn báo cáo.
                                                1. Thêm các trường bạn muốn có trong báo cáo của mình và nhấp vào Tiếp theo.
                                                2. ình>
                                                  1. Nếu bạn muốn chỉ định bất kỳ đơn hàng nhóm nào, bạn có thể làm điều đó trên màn hình này. Sau đó nhấn Tiếp theo.
                                                    1. Nếu bạn muốn sắp xếp các bản ghi của mình theo một trường, bạn có thể thực hiện điều đó trên màn hình này. Sau đó nhấp vào Tiếp theo.
                                                      1. Chọn bố cục báo cáo và nhấn Tiếp theo.
                                                        1. Nhập tên cho báo cáo và nhấp vào Kết thúc.
                                                          1. Nhấp chuột phải vào báo cáo và chọn Xem trước bản in.
                                                            1. Nhấp vào PDF hoặc XPSở trên cùng để lưu nó ở một trong hai định dạng này.
                                                            2. Cơ sở dữ liệu đầy đủ của bạn với các bảng, biểu mẫu, truy vấn và báo cáo đã sẵn sàng.

                                                              Làm thế nào để bạn xây dựng cơ sở dữ liệu của bạn? Nếu bạn sử dụng Access, bạn có sử dụng các tính năng được đề cập ở trên không? Hãy cho chúng tôi biết trong các ý kiến ​​dưới đây.

                                                              bài viết liên quan:

                                                              Cách gỡ cài đặt các nhóm Microsoft khi cài đặt lại Nhóm Microsoft là gì và nó hoạt động như thế nào? Cách hợp nhất dữ liệu trong nhiều tệp Excel Cách khắc phục Outlook tiếp tục hỏi về vấn đề mật khẩu Cách sửa một hàng trong Excel Cách chèn ảnh GIF động trong PowerPoint Cách thiết lập Biên lai đã đọc trong Outlook

                                                              26.04.2020