Cách in trên phong bì bằng Google Docs

Ngay cả khi thế giới ngày càng trở nên kỹ thuật số hơn mỗi năm, thư truyền thống vẫn là một cách quan trọng để liên lạc với người khác — đặc biệt là đối với các doanh nghiệp. Bộ Google Apps có rất nhiều công cụ và tiện ích bổ sung có thể giúp bạn hợp lý hóa quy trình tạo phong bì. Tất cả những gì bạn cần là một máy in, máy tính Windows hoặc Apple và quyền truy cập vào trình duyệt như Google Chrome hoặc ứng dụng iOS và Android.

Đây là cách bạn có thể in phong bì bằng Google Tài liệu.

Cách in phong bì bằng Google Docs

Có một số phong bì tiện ích bổ sung cho Google Tài liệu cho phép bạn tạo và in phong bì. Đối với hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng Tiện ích trộn thư.

Lưu ý:Hộp thư sẽ cho phép bạn thực hiện 20 lần hợp nhất tối đa 30 hàng trong bản dùng thử miễn phí.

Bước 1: Mở tài liệu của bạn

Mở tài liệu Google Tài liệu bằng cách truy cập ứng dụng web Google Tài liệu (hoặc ứng dụng điện thoại thông minh) và nhấp vào Google Tài liệu mới.

Bước 2: Mở Mail Merge và chọn kích thước phong bì

Nếu chưa có tiện ích bổ sung Trộn thư, bạn có thể cài đặt tiện ích này bằng các bước sau. Nếu nó đã được cài đặt, hãy chuyển sang bước 5.

Nhấp vào Tiện ích mở rộngtrong thanh công cụ, sau đó chọn Tiện ích bổ sung>Tải tiện ích bổ sung.

Trong menu tiện ích bổ sung của Google Documents, nơi có dòng chữ “Ứng dụng tìm kiếm”, hãy nhập Hộp thư. Chọn Hộp thưtừ danh sách.

Nhấp vào ứng dụng Mail Mergevà chọn Cài đặt.

Chọn Tiếp tụcsau đó xác nhận tài khoản của bạn và cấp cho Mail Merge các quyền mà nó yêu cầu.

Sau khi cài đặt, hãy nhấp vào Tiện ích mở rộng>Hộp thư>Phong bì. Ngoài ra, hãy chọn Hộp thưtừ thanh bên và chọn Phong bì.

Đợi cửa sổ bật lên tải, sau đó chọn Kích thước phong bìcủa bạn từ trình đơn thả xuống hoặc đặt kích thước trang tùy chỉnh. Nhấp vào Lưuđể hoàn tất..

Lưu ý:Nếu bạn không thể tạo mẫu phong bì theo cách này, hãy chọn Tệp>Thiết lập trang. Tại đây, bạn có thể đặt Hướngvà Khổ giấytrước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 3: Tùy chỉnh phong bì của bạn

Bước tiếp theo là chỉnh sửa tài liệu của bạn để thêm các trường bắt buộc, bao gồm địa chỉ người nhận và địa chỉ trả lại của bạn. Để làm như vậy, hãy sử dụng Công cụ chỉnh sửa Google Tài liệu như cách bạn làm trong tài liệu thông thường. Ví dụ:

Lưu ý:Thêm phông chữ, màu sắc và nhãn hiệu tùy chỉnh để cá nhân hóa phong bì của bạn.

Bước 4: Thêm trường hợp nhất

Nếu đang in một loạt phong bì từ danh sách gửi thư, bạn có thể thêm các trường hợp nhất để tăng tốc quá trình bằng cách tạo mẫu phong bì Google Tài liệu (thay vì thêm chi tiết riêng lẻ vào từng phong bì). Để làm như vậy:

Nhấp vào Tiện ích mở rộng>Hộp thư>Bắt đầu.

Chọn Mở bảng tính.

Chọn Trang tính Google của bạn. Nếu nó không xuất hiện trong menu thả xuống, hãy chọn Google Drivevà sử dụng hộp tìm kiếm để định vị tài liệu. Nếu đã sử dụng Microsoft Excel để tạo bảng tính, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi bảng tính này thành Bảng tính Google.

Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn trường hợp nhất. Trong trình đơn thả xuống Trường hợp nhất, hãy chọn trường bạn muốn thêm (ví dụ: Tên người nhận). Nhấp vào Thêm.

Khi bạn hoàn tất, hãy chọn Thưtrong hộp thả xuống Hợp nhất với. Sau đó nhấp vào Hợp nhất.

Mail Merge sẽ hiển thị số lượng phong bì bạn muốn tạo. Nhấp vào Cónếu điều này đúng.

Phong bì của bạn sẽ được tạo theo các giá trị từ bảng tính của bạn.

Bước 5: Mở tài liệu mới và in

Sau khi quá trình hoàn tất, hãy mở phong bì tài liệu. Thao tác này sẽ hiển thị tất cả các phong bì mới tạo của bạn trong một danh sách. Kiểm tra kỹ xem mọi thứ có được định dạng chính xác không..

Nếu vậy thì đã đến lúc in:

Chọn Tệp>In.

Chọn Cài đặt khácvà đảm bảo rằng Kích thước giấyvà các cài đặt khác là chính xác.

Chọn In.

Gửi thư chưa bao giờ dễ dàng hơn thế

Với hướng dẫn này, bạn sẽ có thể dễ dàng in bao nhiêu phong bì tùy thích. Chúng tôi đã sử dụng Mail Merge vì đây là một trong những tiện ích bổ sung Google Docs phổ biến và nổi tiếng nhất. Tuy nhiên, có rất nhiều lựa chọn miễn phí nếu bạn sử dụng bản dùng thử miễn phí và thấy giá quá cao.

.

bài viết liên quan: