Cách nén PDF trên Windows và Mac

Nếu tài liệu của bạn ở định dạng PDF, thì tài liệu đó có thể ở định dạng cuối cùng — sẵn sàng khiến khán giả của bạn phải trầm trồ. Đây là nơi đồ họa chất lượng cao nhất của bạn được sử dụng và là nơi phiên bản cuối cùng của văn bản của bạn được trình bày, sẵn sàng để in hoặc chia sẻ với người khác để đọc hoặc phân phối. Điều này có thể có nghĩa là kích thước tệp lớn, đặc biệt nếu đó là tài liệu có nhiều hình ảnh.

Mặc dù bạn có thể chỉnh sửa tệp PDF, nhưng bạn sẽ phải giảm chất lượng để giảm kích thước tệp tổng thể. Nếu bạn muốn biết cách nén tệp PDF, bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách nén tệp thay thế bằng cách sử dụng phần mềm tích hợp sẵn hoặc của bên thứ ba trên Windows và Mac hoặc bằng cách sử dụng dịch vụ nén trực tuyến.

Cách nén PDF trên Windows bằng PDF Compressor

Không có phương pháp tích hợp nào để nén PDF trên Windows 10, trừ khi bạn muốn thêm nó vào một tệp zip đầu tiên. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần sử dụng công cụ nén của bên thứ ba để nén tệp PDF.

Mặc dù có một số công cụ nhưng một trong những tùy chọn tốt nhất là Trình nén PDF miễn phí . Ứng dụng miễn phí này đã tồn tại được vài năm nhưng đây vẫn là một trong những cách dễ nhất và nhanh nhất để nén tệp PDF trên Windows.

Tải xuống, cài đặt và chạy phần mềm Trình nén PDF Miễn phí để bắt đầu. Trong cửa sổ Trình nén PDF Miễn phí, nhấp vào nút Duyệt quabên cạnh tùy chọn Tệp PDFđể chọn tệp của bạn. Cung cấp vị trí và tên tệp cho tệp nén trong hộp Tệp đầu ra.

Trong Cài đặt>, bạn có thể đặt chất lượng ưu tiên cho tệp PDF của mình. Màn hìnhlà chất lượng thấp nhất, trong khi Máy invà Ép trướclà các tùy chọn chất lượng cao hơn. Chọn mức chất lượng bạn muốn sử dụng, sau đó nhấn Nénđể bắt đầu nén PDF.

Trình nén PDF miễn phí sẽ thông báo cho bạn khi quá trình nén tập tin đã hoàn tất. Nhấn OKđể đóng.

Vì Trình nén PDF Miễn phí lưu tệp nén thành một tệp riêng biệt với bản gốc, bạn có thể lặp lại quá trình với chất lượng cao hơn nếu bạn không hài lòng với cách tệp hiển thị.

Cách nén PDF trên máy Mac bằng bản xem trước

Không giống như Windows, macOS bao gồm tính năng nén PDF được tích hợp sẵn như một phần của ứng dụng Xem trướcđể xem hình ảnh và tài liệu. Ứng dụng này được bao gồm trên tất cả các máy Mac và bạn có thể tìm thấy nó trong danh sách ứng dụng Launchpadcủa mình.

In_content_1 all: [300x250] / dfp: [640x360] ->

Để nén tệp PDF trên máy Mac, hãy mở ứng dụng Xem trướcvà chọn tệp PDF để mở. Sau khi mở, nhấn Tệp>Xuấttừ thanh menu.

Trong trình đơn tùy chọn Xuất, chọn tên tệp mới (hoặc để tên tệp hiện có ghi đè lên tệp hiện có) và vị trí lưu tệp. Từ trình đơn thả xuống Bộ lọc thạch anh, chọn tùy chọn Giảm kích thước tệp. Nhấn Lưukhi bạn đã sẵn sàng bắt đầu quá trình nén.

Xem trước sẽ ngay lập tức lưu phiên bản nén, cập nhật của tài liệu PDF của bạn. Sau đó, bạn sẽ cần mở ứng dụng này trong Xem trước để xem trước những thay đổi đáng chú ý (nếu có) về chất lượng của ứng dụng.

Sử dụng Dịch vụ Nén PDF Trực tuyến

Nếu bạn không muốn tải xuống phần mềm bổ sung để nén tệp PDF của mình, bạn có thể sử dụng các dịch vụ nén PDF trực tuyến khác nhau. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng một dịch vụ trực tuyến như vậy, bạn chỉ nên làm như vậy với các tài liệu không nhạy cảm.

Việc sử dụng các dịch vụ này bao gồm việc tải tệp lên máy chủ từ xa, nơi tệp có thể được giữ nguyên trong một khoảng thời gian. Điều này gây ra rủi ro bảo mật nghiêm trọng đối với bất kỳ tài liệu nào có thể chứa dữ liệu cá nhân và bạn chỉ nên sử dụng các trang web nén trực tuyến cho các tệp mà bạn muốn chia sẻ công khai.

Có nhiều dịch vụ nén tệp PDF trực tuyến, chẳng hạn như Tôi yêu PDF. Tuy nhiên, hầu hết các dịch vụ đều hoạt động theo cách tương tự, bằng cách cho phép bạn tải tệp lên, chọn chất lượng và tải xuống tệp nén sau đó.

Để sử dụng I Love PDF, hãy nhấn nút Nút Chọn tệp PDFđể chọn tệp PDF bạn muốn nén. Bạn cũng có thể kéo và thả tệp trực tiếp vào cửa sổ trang web để tự động tải lên.

Sau khi tệp được tải lên, bạn có thể chọn mức nén từ menu bên phải. Nén càng cao, chất lượng tệp đầu ra của bạn càng thấp (và ngược lại). Chọn Nén cực hạnđể nén tối đa có thể, Nén khuyến nghịđể nén trung bình nhưng với chất lượng hợp lý hoặc Nén ítđể nén thấp nhất nhưng cho nhiều chất lượng cao. Nhấn nút Nén PDFđể bắt đầu nén khi bạn đã sẵn sàng.

Quá trình nén PDF sẽ hoàn tất trên máy chủ từ xa. Nhấn nút Tải xuống tệp PDF đã nénđể tải xuống tệp nén sau khi hoàn tất. Dung lượng nén (với dung lượng tệp được lưu) sẽ được hiển thị bên dưới.

Nếu bạn muốn lưu tệp vào bộ nhớ đám mây hoặc phân phối nó đến những người khác sử dụng dịch vụ I Love PDF, bạn có thể sử dụng các biểu tượng chia sẻ ở bên phải của nút tải xuống. Chúng bao gồm các tùy chọn để chia sẻ với Google Drive hoặc Dropbox, cũng như tạo mã QR hoặc liên kết chia sẻ để phân phối cho những người khác.

• I Love PDF cũng cung cấp tùy chọn xóa, cho phép bạn xóa tệp khỏi máy chủ của nó. Tuy nhiên, để xóa tệp, hãy nhấn biểu tượng Xóa. Mặc dù điều này sẽ vô hiệu hóa liên kết xóa trên trang web I Love PDF, nhưng điều này không đảm bảo rằng tệp sẽ bị xóa hoàn toàn khỏi máy chủ của trang web bằng phương pháp này.

Như trước đây đã đề cập, bạn không nên sử dụng các dịch vụ như I Love PDF cho các tài liệu nhạy cảm. Đối với bất kỳ loại tài liệu nhạy cảm nào chứa dữ liệu cá nhân, bạn nên sử dụng tùy chọn phần mềm để nén tệp thay thế, chẳng hạn như ứng dụng Xem trước hoặc Trình nén PDF miễn phí được trình bày ở trên.

Chia sẻ và xem tệp PDF đã nén

Nén tệp PDF cho phép bạn giảm kích thước tệp mà không làm giảm chất lượng quá nhiều (trừ khi bạn muốn). Điều này giúp việc chia sẻ trực tuyến, qua email hoặc các dịch vụ chia sẻ tệp khác dễ dàng hơn. Bạn thậm chí có thể mật khẩu bảo vệ các tệp PDF của bạn để giữ an toàn cho nội dung của các tài liệu nhạy cảm khỏi những kẻ theo dõi.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc mở một tệp PDF, bạn sẽ cần cài đặt trình đọc PDF tốt như Adobe Acrobat hoặc Foxit Reader. Nếu bạn muốn một tùy chọn trực tuyến, bạn có thể chuyển đổi các tệp PDF sang Google Tài liệu, cho phép bạn xem, chỉnh sửa và chia sẻ các tệp từ trình duyệt web của mình mà không cần cài đặt ứng dụng của bên thứ ba trước.

bài viết liên quan: