Cách sắp xếp theo ngày trong Excel

Sắp xếp dữ liệu theo ngày có vẻ như đây là một nhiệm vụ đơn giản và thực tế, Microsoft Excel cung cấp một số cách để sắp xếp dữ liệu theo ngày. Tuy nhiên, đôi khi các công cụ sắp xếp của Excel không hoạt động chính xác và điều đó có thể rất khó chịu.

Dưới đây là một số cách để sắp xếp theo ngày trong Excel, cũng như một mẹo để thử nếu ngày không được sắp xếp chính xác.

Sắp xếp một cột của Ngày trong Excel

Cách dễ nhất để sắp xếp ngày trong Excel là sử dụng công cụ sắp xếp để hiển thị ngày theo thứ tự bạn muốn.

Chọn cột ngày tháng bằng cách nhấp vào tiêu đề cột. Trong hình ảnh bên dưới, chúng tôi đã chọn cột bằng cách nhấp vào tiêu đề cột A.

Bạn cũng có thể chỉ cần chọn các ô cụ thể trong cột có chứa ngày tháng.

Với dữ liệu của bạn đã chọn, hãy chọn Sắp xếp & lọc từ menu Trang chủ.

Bây giờ hãy chọn Sắp xếp Cũ nhất đến Mới nhấthoặc Sắp xếp Mới nhất đến Cũ nhất. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi đã sắp xếp từ mới nhất đến cũ nhất. Lưu ý rằng Excel không thay đổi định dạng ngày nhưng sắp xếp chính xác các ngày bắt đầu bằng ngày mới nhất.

Phương pháp này sẽ hoạt động trong phần lớn các trường hợp sử dụng.

Sắp xếp Toàn bộ Trang tính theo Ngày trong Excel

Nếu bảng của bạn có nhiều cột dữ liệu, bạn sẽ muốn duy trì mối quan hệ giữa các cột khi sắp xếp. Dưới đây, bạn có thể thấy ngày tháng trong cột A và văn bản tương ứng trong cột B.

Nếu bạn sử dụng phương pháp ở trên, (tức là, chỉ chọn các ô ngày hoặc toàn bộ cột ngày, hãy nhấp vào nút Sắp xếp & Bộ lọcvà chọn Sắp xếp Cũ nhất đến Mới nhấthoặc Sắp xếp Mới nhất đến Cũ nhất), Excel sẽ hiển thị Cảnh báo Sắp xếp và sẽ hỏi bạn xem bạn có muốn mở rộng lựa chọn để bao gồm cả hai cột dữ liệu hay không.

In_content_1 all: [300x250] / dfp: [640x360]->

Đảm bảo rằng bạn đã chọn Mở rộng vùng lựa chọnvà nhấp vào nút Sắp xếp. Excel sẽ sắp xếp tất cả dữ liệu trong bảng theo thứ tự sắp xếp mà bạn đã chọn.

Bạn có thể thấy rằng giờ đây tất cả các ngày của chúng ta đều được sắp xếp từ cũ nhất đến mới nhất và mối quan hệ giữa các ngày trong Cột A và văn bản trong Cột B đã được giữ nguyên.

Sắp xếp theo Tháng, Năm hoặc Tháng và Ngày trong Excel

Điều gì xảy ra nếu bạn muốn sắp xếp theo ngày trong Excel theo một một phần của ngày như tháng hoặc năm?

Sắp xếp ngày theo tháng trong Excel

Ví dụ: trong bảng ví dụ về sinh nhật của mọi người, bạn có thể muốn biết ai sinh vào mỗi tháng, bỏ qua năm sinh của mỗi người. Bạn không thể sử dụng tính năng sắp xếp thông thường của Excel vì nó sẽ luôn bao gồm năm trong thuật toán sắp xếp.

Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể tạo cột trợ giúp trích xuất tháng để bạn có thể sắp xếp theo cột đó. Để trích xuất một tháng từ một ngày, bạn có thể sử dụng hàm MONTH của Excel.

Tạo một cột mới

Trong ô đầu tiên của cột mới, nhập = MONTH (A1)trong đó A1 là ô mà bạn muốn trích xuất tháng.

Lặp lại bước 2 cho từng hàng. Excel sẽ trích xuất tháng từ mỗi ngày, để lại cho bạn một cột số tháng.

Bây giờ bạn có thể sắp xếp bảng theo cột có số tháng. Trong trường hợp này, bạn sẽ sắp xếp theo cột C. Nếu bạn chỉ chọn dữ liệu trong Cột C, bạn sẽ nhận lại Cảnh báo sắp xếp của Excel. Chọn Mở rộng vùng lựa chọnvà Sắp xếp.

Sắp xếp ngày theo năm trong Excel

Nếu bạn muốn trích xuất năm thay vì tháng, bạn có thể sử dụng các bước ở trên, thay thế hàm MONTH bằng = YEAR (A1)trong đó A1 là ô có ngày mà bạn muốn trích xuất năm.

Sắp xếp ngày theo tháng và ngày trong Excel

Có lẽ bạn muốn tạo danh sách sinh nhật được sắp xếp theo tháng và ngày, bỏ qua năm. Để trích xuất tháng và ngày từ cột ngày tháng, chúng ta có thể sử dụng hàm TEXT của Excel, hàm này chuyển đổi ngày tháng thành văn bản. Chúng tôi sẽ sử dụng định dạng mm.dd. Làm theo các bước ở trên, thay thế hàm MONTH bằng công thức sau: = TEXT (A1, “mm.dd”).

Giờ đây, bạn có thể sắp xếp theo Cột C để nhận danh sách sinh nhật của mọi người theo tháng và ngày.

Khắc phục sự cố Định dạng ngày trong Excel

Đôi khi khi bạn cố gắng sắp xếp theo ngày trong Excel, bạn có thể thấy rằng bạn không thể khiến Excel nhận dạng dữ liệu là ngày. Hãy tưởng tượng, chẳng hạn, ai đó đưa cho bạn một bảng tính bao gồm ngày tháng. Bạn đã đưa dữ liệu vào Excel, nhưng nó không được sắp xếp chính xác khi bạn thử các phương pháp ở trên. Tại sao nó không hoạt động?

Hãy xem xét danh sách ngày này:

Nó trông đủ đơn giản. Tuy nhiên, khi bạn chọn dữ liệu, hãy nhấn vào nút Sắp xếp & Lọc và chọn sắp xếp từ Cũ nhất đến Mới nhất, nó không hoạt động! Bạn có thể kết thúc với một cái gì đó như thế này:

Lưu ý rằng ngày cuối cùng trong cột không được sắp xếp chính xác. Chuyện quái quỷ gì đang xảy ra?

Rất có thể, mặc dù dữ liệu trong ô A9 trônggiống như ngày tháng, nhưng nó không thực sự được định dạng là ngày tháng, vì vậy Excel không thể sắp xếp nó một cách chính xác. Tùy thuộc vào phiên bản Excel bạn đang sử dụng, ngay cả khi bạn định dạng ô sai thành ngày bằng cách chọn ô, nhấp chuột phải và chọn Định dạng ôvà chọn Ngày>tùy chọn đó vẫnkhông khắc phục được sự cố.

Cách khắc phục ngày không được sắp xếp chính xác trong Excel

May mắn thay, sự cố này rất dễ khắc phục.

Cắtcột ngày tháng bằng cách chọn các ô và nhấn Ctrl + x,chọn Cắttừ trình đơn Màn hình chínhhoặc nhấp chuột phải vào (các) ô và chọn Cắt.

Mở Notepadhoặc một trình soạn thảo văn bản thuần túy khác.

Dánngày tháng vào văn bản trình biên tập.

Quay lại Excel, chọn cột có ngày tháng, phải- nhấp vào và chọn Định dạng ô.

Chọn Ngàyvà nhấp vào ĐÓNG GỬI.hành

Bây giờ hãy quay lại trình soạn thảo văn bản, chọn và sao chép danh sách ngày tháng.

Quay lại Excel và dánngày tháng vào cột bạn đã định dạng ở bước 5.

Bây giờ bạn sẽ có thể sắp xếp. Chọn các cột có dữ liệu, nhấn nút Sắp xếp & Bộ lọcvà chọn Sắp xếp Cũ nhất đến Mới nhất. Viola! Nó hoạt động!

Các kỹ thuật sắp xếp và lọc khác trong Excel

Bây giờ bạn đã học cách sắp xếp theo ngày trong Excel, bạn có thể muốn khám phá các cách sắp xếp và lọc khác dữ liệu của bạn. Những bài viết này sẽ dạy bạn sắp xếp dữ liệu một cột và nhiều cột cơ bản, cách sắp xếp thứ tự bảng chữ cái trong Excel và cách lọc dữ liệu trong Excel.

bài viết liên quan: