Gần đây tôi đã viết một bài viết trên cách sử dụng hàm tổng hợp trong Excel để dễ dàng tóm tắt một lượng lớn dữ liệu, nhưng bài viết đó đã tính đến tất cả dữ liệu trên trang tính. Nếu bạn chỉ muốn xem một tập con dữ liệu và tóm tắt tập con dữ liệu?
Trong Excel, bạn có thể tạo bộ lọc trên các cột sẽ ẩn các hàng không khớp với bộ lọc của bạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các hàm đặc biệt trong Excel để tóm tắt dữ liệu chỉ bằng dữ liệu được lọc.
Trong bài này, tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các bước để tạo bộ lọc trong Excel và cũng sử dụng tích hợp sẵn chức năng để tóm tắt dữ liệu được lọc.
Tạo Bộ lọc Đơn giản trong Excel
Trong Excel, bạn có thể tạo bộ lọc đơn giản và bộ lọc phức tạp. Hãy bắt đầu với các bộ lọc đơn giản. Khi làm việc với bộ lọc, bạn phải luôn có một hàng ở đầu được sử dụng cho nhãn. Nó không phải là một yêu cầu để có hàng này, nhưng nó làm việc với các bộ lọc một chút dễ dàng hơn.
Ở trên, tôi có một số dữ liệu giả và tôi muốn tạo bộ lọc trên cột Thành phố. Trong Excel, điều này thực sự dễ thực hiện. Tiếp tục và nhấp vào tab Dữ liệutrong ruy-băng rồi nhấp vào nút Bộ lọc. Bạn không phải chọn dữ liệu trên trang tính hoặc nhấp vào hàng đầu tiên.
Khi bạn nhấp vào Bộ lọc, mỗi cột ở hàng đầu tiên sẽ tự động có một nút thả xuống nhỏ được thêm vào ở bên phải.
Bây giờ, hãy tiếp tục và nhấp vào mũi tên thả xuống trong Cột thành phố. Bạn sẽ thấy một vài tùy chọn khác nhau, mà tôi sẽ giải thích bên dưới.
Ở trên cùng, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp tất cả các hàng theo các giá trị trong cột Thành phố. Lưu ý rằng khi bạn sắp xếp dữ liệu, nó sẽ di chuyển toàn bộ hàng, không chỉ các giá trị trong cột Thành phố. Điều này sẽ đảm bảo rằng dữ liệu của bạn vẫn còn nguyên vẹn như trước đây.
Ngoài ra, bạn nên thêm một cột ở phía trước có tên là ID và đánh số từ một đến nhiều hàng bạn có trong bảng tính. Bằng cách này, bạn luôn có thể sắp xếp theo cột ID và lấy lại dữ liệu theo cùng thứ tự ban đầu, nếu điều đó quan trọng với bạn.
Như bạn có thể thấy, tất cả dữ liệu trong bảng tính hiện được sắp xếp dựa trên các giá trị trong cột Thành phố. Cho đến nay, không có hàng nào bị ẩn. Bây giờ, hãy xem các hộp kiểm ở cuối hộp thoại bộ lọc. Trong ví dụ của tôi, tôi chỉ có ba giá trị duy nhất trong cột Thành phố và ba giá trị đó hiển thị trong danh sách.
Tôi đã tiếp tục và bỏ chọn hai thành phố và để lại một kiểm tra. Bây giờ tôi chỉ có 8 hàng dữ liệu hiển thị và phần còn lại bị ẩn. Bạn có thể dễ dàng cho bạn biết đang xem dữ liệu được lọc nếu bạn kiểm tra số hàng ở phía xa bên trái. Tùy thuộc vào số hàng bị ẩn, bạn sẽ thấy một vài đường ngang phụ và màu của các con số sẽ có màu xanh lam.
Bây giờ, giả sử tôi muốn lọc cột thứ hai để giảm số lượng tiếp theo kết quả. Trong cột C, tôi có tổng số thành viên trong mỗi gia đình và tôi chỉ muốn xem kết quả cho các gia đình có nhiều hơn hai thành viên.
Tiếp tục và nhấp vào mũi tên thả xuống trong Cột C và bạn sẽ thấy các hộp kiểm tương tự cho mỗi giá trị duy nhất trong cột. Tuy nhiên, trong trường hợp này, chúng tôi muốn nhấp vào Bộ lọc sốvà sau đó nhấp vào Lớn hơn. Như bạn có thể thấy, có một loạt các tùy chọn khác nữa.
Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện và bạn có thể nhập vào giá trị cho bộ lọc. Bạn cũng có thể thêm nhiều tiêu chí với hàm AND hoặc OR. Bạn có thể nói bạn muốn các hàng có giá trị lớn hơn 2 và không bằng 5, ví dụ.
Bây giờ tôi xuống chỉ 5 hàng dữ liệu: các gia đình chỉ từ New Orleans và có từ 3 thành viên trở lên. Vừa đủ dễ? Lưu ý rằng bạn có thể dễ dàng xóa bộ lọc trên cột bằng cách nhấp vào menu thả xuống rồi nhấp vào liên kết Xóa bộ lọc từ "Tên cột".
Vì vậy, đó là về nó cho các bộ lọc đơn giản trong Excel. Chúng rất dễ sử dụng và kết quả khá đơn giản. Bây giờ chúng ta hãy xem xét các bộ lọc phức tạp bằng hộp thoại bộ lọc Nâng cao.
Tạo bộ lọc nâng cao trong Excel
Nếu bạn muốn tạo bộ lọc nâng cao hơn, bạn phải sử dụng hộp thoại bộ lọc Nâng cao. Ví dụ: giả sử tôi muốn thấy tất cả các gia đình sống ở New Orleans với hơn 2 thành viên trong gia đình của họ HOẶCtất cả các gia đình ở Clarksville với hơn 3 thành viên trong gia đình ANDchỉ những người có địa chỉ email kết thúc .EDU. Bây giờ bạn không thể làm điều đó với một bộ lọc đơn giản.
Để thực hiện việc này, chúng tôi cần thiết lập bảng tính Excel một cách khác nhau. Tiếp tục và chèn một vài hàng phía trên bộ dữ liệu của bạn và sao chép chính xác nhãn tiêu đề vào hàng đầu tiên như được hiển thị bên dưới.
Bây giờ đây là cách bộ lọc nâng cao hoạt động. Trước tiên, bạn phải nhập tiêu chí của mình vào các cột ở trên cùng và sau đó nhấp vào nút Nâng caotrong Sắp xếp & amp; Lọctrên tab Dữ liệu.
Vậy chính xác chúng ta có thể nhập vào các ô đó là gì? OK, vậy hãy bắt đầu với ví dụ của chúng tôi. Chúng tôi chỉ muốn xem dữ liệu từ New Orleans hoặc Clarksville, vì vậy hãy nhập dữ liệu vào các ô E2 và E3.
Khi bạn nhập các giá trị khác nhau hàng, nó có nghĩa là HOẶC. Bây giờ chúng tôi muốn gia đình New Orleans với hơn hai thành viên và gia đình Clarksville với hơn 3 thành viên. Để thực hiện việc này, hãy nhập & gt; 2vào C2 và & gt; 3trong C3.
Vì & gt; 2 và New Orleans nằm trên cùng một hàng nên nó sẽ là toán tử AND. Điều này cũng đúng với hàng 3 ở trên. Cuối cùng, chúng tôi chỉ muốn các gia đình có địa chỉ email kết thúc .EDU. Để thực hiện việc này, chỉ cần nhập *. Eduvào cả D2 và D3. Biểu tượng * có nghĩa là bất kỳ số ký tự nào.
Khi bạn làm điều đó, hãy nhấp vào bất kỳ đâu trong tập dữ liệu của bạn và sau đó nhấp vào Nâng cao. Trường Danh sách Rangsẽ tự động tìm ra tập dữ liệu của bạn kể từ khi bạn nhấp vào nó trước khi nhấp vào nút Nâng cao. Giờ hãy nhấp vào nút nhỏ nhỏ ở bên phải của nút Dải tiêu chí.
Chọn mọi thứ từ A1 đến E3 và sau đó nhấp lại vào nút đó để quay lại hộp thoại Bộ lọc Nâng cao. Nhấp OK và dữ liệu của bạn bây giờ sẽ được lọc!
Như bạn thấy, bây giờ tôi chỉ có 3 kết quả phù hợp với tất cả các tiêu chí đó. Lưu ý rằng các nhãn cho dải tiêu chí phải khớp chính xác với các nhãn cho tập dữ liệu để làm việc này.
Bạn rõ ràng có thể tạo nhiều truy vấn phức tạp hơn bằng cách sử dụng phương pháp này, vì vậy hãy thử nghiệm với nó để có được kết quả mong muốn của bạn. Cuối cùng, chúng ta hãy nói về việc áp dụng các hàm tổng kết cho dữ liệu đã lọc.
Tóm tắt dữ liệu được lọc
Bây giờ, hãy nói tổng số thành viên gia đình trên dữ liệu được lọc của tôi về việc đó? Vâng, hãy xóa bộ lọc của chúng tôi bằng cách nhấp vào nút Xóatrong ruy-băng. Đừng lo lắng, bạn sẽ dễ dàng áp dụng lại bộ lọc nâng cao bằng cách nhấp vào nút Nâng cao và nhấp lại vào OK.
Tại cuối tập dữ liệu của chúng tôi, hãy thêm một ô được gọi là Tổng cộngvà sau đó thêm hàm tổng để tổng hợp tổng số thành viên gia đình. Trong ví dụ của tôi, tôi vừa nhập = SUM (C7: C31).
Vì vậy, nếu tôi xem xét tất cả gia đình, tôi có tổng cộng 78 thành viên. Bây giờ, hãy tiếp tục và áp dụng lại bộ lọc Nâng cao của chúng tôi và xem điều gì sẽ xảy ra.
Rất tiếc! Thay vì hiển thị số đúng, 11, tôi vẫn thấy tổng số là 78! Tại sao vậy? Vâng, hàm SUM không bỏ qua các hàng ẩn, do đó, nó vẫn đang tính toán bằng cách sử dụng tất cả các hàng. May mắn thay, có một vài hàm bạn có thể sử dụng để bỏ qua các hàng ẩn.
Đầu tiên là SUBTOTAL. Trước khi chúng tôi sử dụng bất kỳ chức năng đặc biệt nào, bạn sẽ muốn xóa bộ lọc của mình rồi nhập vào chức năng.
Khi bộ lọc bị xóa, hãy tiếp tục và nhập = SUBTOTAL (và bạn sẽ thấy một hộp thả xuống xuất hiện với một loạt các tùy chọn Sử dụng hàm này, trước tiên bạn chọn kiểu hàm tổng kết bạn muốn sử dụng bằng một số.
Trong ví dụ của chúng tôi, tôi muốn sử dụng SUM, vì vậy tôi sẽ nhập vào số 9 hoặc chỉ cần nhấp vào từ menu thả xuống rồi nhập dấu phẩy và chọn phạm vi ô.
Khi bạn nhấn enter, bạn sẽ thấy giá trị của 78 giống như trước đây, tuy nhiên, nếu bây giờ bạn áp dụng lại bộ lọc, chúng ta sẽ thấy 11!
Tuyệt vời! Đó chính xác là những gì chúng tôi muốn Bây giờ bạn có thể điều chỉnh bộ lọc và giá trị sẽ luôn chỉ phản ánh các hàng hiện đang hiển thị.
Hàm thứ hai hoạt động khá giống với hàm SUBTOTAL là AGGREGATE. khác biệt ly là có một tham số khác trong hàm AGGREGATE, nơi bạn phải xác định rằng bạn muốn bỏ qua các hàng ẩn.
Tham số đầu tiên là hàm tổng hợp bạn muốn sử dụng và giống như hàm SUBTOTAL, hàm 9 đại diện cho hàm SUM. Tùy chọn thứ hai là nơi bạn phải nhập vào 5 để bỏ qua các hàng ẩn. Tham số cuối cùng giống nhau và là phạm vi ô.
Bạn cũng có thể đọc bài viết của tôi về các hàm tổng hợp để tìm hiểu cách sử dụng hàm AGGREGATE và các chức năng khác như MODE, MEDIAN, AVERAGE, v.v.
Hy vọng rằng, bài viết cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu tốt để tạo và sử dụng các bộ lọc trong Excel. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng đăng nhận xét. Hãy tận hưởng!