Mặc dù Microsoft đã có ứng dụng Kiểu bảng Kanban (Microsoft Planner), nhưng Microsoft Lists mới được phát hành sẽ đáp ứng nhu cầu về một công cụ cộng tác tác vụ có mục đích chung hơn. Hãy xem cách bạn có thể tự mình sử dụng Microsoft Lists.
Người dùng quen thuộc với Microsoft Sharepoint sẽ nhận thấy những điểm tương đồng với ứng dụng Danh sách mới vì về bản chất đây là phiên bản nâng cấp của cùng một công cụ. Trong khi danh sách Sharepoint chủ yếu liên quan đến quản lý dữ liệu và có thể được truy cập thông qua bảng tính Excel thì Danh sách Microsoft tập trung nhiều hơn vào cộng tác và có thể được xem theo nhiều cách thân thiện với người dùng.
Microsoft Lists là gì?
Microsoft Lists đã được mô tả khá rõ ràng qua tên gọi của nó, nhưng số lượng sản phẩm tương tự trong kho vũ khí của Microsoft vẫn khiến mọi thứ hơi khó hiểu. Việc cần làm của Microsoft đã cho phép bạn thêm nhiệm vụ vào danh sách, trong khi những thứ như Công cụ lập kế hoạch của Microsoft hoạt động như một công cụ cộng tác nhóm linh hoạt thích hợp. Và sau đó là Sharepoint, cho phép bạn tạo danh sách có thể chia sẻ.
Microsoft Lists khác biệt với các ứng dụng này nhờ giao diện hiện đại, hỗ trợ đa nền tảng và khả năng tùy chỉnh đáng kinh ngạc. Nó không tìm cách thay thế những công cụ này mà là bổ sung cho chúng và nhằm mục đích này cung cấp khả năng tích hợp nguyên gốc với Planner và Sharepoint.
Danh sách dùng để tạo danh sách đa năng, bất cứ thứ gì, từ nhiệm vụ đến sự kiện lịch và thậm chí chỉ là mục nhập dữ liệu. Điều này được kết hợp với khả năng chia sẻ các danh sách này với Nhóm Microsoft (một lần nữa, được tích hợp nguyên bản) để thảo luận và cộng tác trên bất kỳ mục danh sách nào.
Về cơ bản, Microsoft Lists hoạt động như một giải pháp thay thế mạnh mẽ cho các công cụ quản lý dự án như Trello dành cho các nhóm sử dụng bộ Office 365, thu hẹp khoảng cách lớn về khả năng của hệ sinh thái Microsoft.
Sử dụng Microsoft Lists
Vì Microsoft Lists được thiết kế để hoạt động như một công cụ tạo danh sách cộng tác có mục đích chung nên nó được thiết kế để hoạt động trên nhiều nền tảng. Cùng với ứng dụng dành cho máy tính để bàn, bạn có thể tải xuống ứng dụng Danh sách dành cho thiết bị di động trên Android cũng như điện thoại iOS, ngoài phiên bản web có thể truy cập được thông qua bất kỳ trình duyệt nào.
Đây là một phần của bộ Office 365 nhưng hiện tại bạn cũng có thể sử dụng nó làm bản xem trước với bất kỳ tài khoản Microsoft nào ngay cả khi không có đăng ký Office.
Và đó là tất cả những gì bạn cần để bắt đầu. Những thành thạo excel (hoặc Sharepoint) đó sẽ tìm thấy nhiều tính năng tương tự như sắp xếp dữ liệu trong một cột hoặc sử dụng Bộ lọc để xem lựa chọn trong danh sách.
Bạn thậm chí có thể xuất bất kỳ danh sách nào dưới dạng một tệp CSV hoặc tệp Microsoft Power BI bằng nút Xuất ở trên cùng.
Chia sẻ danh sách
Vì toàn bộ tiền đề của Microsoft Lists là cộng tác với những người khác nên hãy xem cách bạn có thể chia sẻ danh sách mà bạn đã tạo.
Đừng lo lắng về bất kỳ sai sót nào xảy ra trong phần này; bạn luôn có thể sử dụng nút Quản lý quyền truy cậpở trên cùng bên phải để sửa đổi quyền của người dùng đối với bất kỳ danh sách cụ thể nào.
Tạo chế độ xem trong Danh sách Microsoft
Danh sách mặc định không phải là cách duy nhất để xem danh sách Microsoft. Bạn có thể chọn từ bốn chế độ xem khác nhau: Danh sách, Lịch, Thư viện và Bảng.
Tính linh hoạt trong việc trực quan hóa thông tin là một lợi thế khác của List so với Sharepoint. Không có chế độ xem hoàn hảo – tùy thuộc vào nội dung của danh sách được đề cập, một số chế độ xem phù hợp hơn các chế độ xem khác.
Tự động hóa nhiệm vụ bằng cách tạo quy tắc
Một tính năng thiết yếu của ứng dụng tạo danh sách cộng tác là khả năng tự động hóa một số tác vụ nhất định. May mắn thay, Microsoft Lists đã hỗ trợ bạn.
Chúng tôi nói nhiệm vụ, nhưng hiện tại, điều duy nhất bạn có thể tự động hóa là thông báo. Bạn có thể thiết lập một danh sách để thông báo cho bạn khi có một số thay đổi nhất định được thực hiện, cho phép bạn theo dõi cách nhóm của bạn đang sử dụng danh sách đó.
Danh sách của Microsoft có đáng giá không?
Đối với bất kỳ ai đã làm quen với hệ sinh thái Văn phòng 365, ứng dụng Microsoft Lists là một cách tuyệt vời để sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, cho dù bạn đang làm việc với một nhóm nhỏ hay một bộ phận toàn công ty.
Bạn có thể tạo nhiệm vụ, liệt kê các sự kiện trên lịch và thảo luận mọi mục với đồng đội của mình. Các danh sách này có thể tùy chỉnh cực kỳ dễ dàng, với một số mẫu để tạo danh sách hoàn hảo cho trường hợp sử dụng của bạn, có thể là chương trình đào tạo nhân viên hoặc trình theo dõi chi phí.
Và đó là trước khi chúng tôi bắt đầu tích hợp nguyên bản với các ứng dụng Office 365 khác như Teams hoặc Planner, biến nó thành công cụ tổ chức hoàn hảo cho những người quen thuộc với các ứng dụng của Microsoft..