Cố gắng điền vào các ô trong Excel kết hợp văn bản hoặc dữ liệu từ nhiều ô khác trong một trang tính có thể là một quá trình rất tốn thời gian. Điều này đặc biệt đúng nếu có hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng trong bảng tính.
Khi bạn biết cách sử dụng Flash Fill trong Excel một cách chính xác, bạn có thể để Excel thực hiện tất cả các công việc nặng. Bạn chỉ cần cung cấp một vài mục nhập thủ công để giúp Excel hiểu chính xác những gì bạn đang cố gắng làm. Sau đó, Excel thực hiện phần còn lại của công việc cho phần còn lại của bảng tính.
Nếu điều này nghe có vẻ như một mẹo tiết kiệm thời gian bạn muốn thử, hãy xem cách bạn có thể sử dụng tính năng này để cải thiện năng suất của chính bạn.
Lưu ý: Tính năng Flash Fill trong Excel chỉ khả dụng trong Excel 2013 trở lên.
Cách thực hiện Sử dụng Flash Fill In Excel
Ứng dụng đơn giản nhất của Flash Fill trong Excel là kết hợp hai từ lại với nhau. Trong ví dụ bên dưới, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng Flash Fill để nhanh chóng kết hợp tên và họ vào ô thứ ba cho tên đầy đủ.
Trong ví dụ này, cột C chứa tên đầu tiên tên, cột D chứa tên cuối cùng và cột E là cột cho tên đầy đủ.
In_content_1 all: [300x250] / dfp: [640x360]->
Sử dụng tính năng học hỏi này, Excel sẽ cung cấp bản xem trước những gì nó nghĩ bạn muốn nhập Nó thậm chí sẽ cho bạn thấy phần còn lại của các ô sẽ điền vào phần còn lại của cột.
Như bạn có thể thấy, Tính năng Flash Fill có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu bạn so sánh nhập thủ công một ô và Enter để phải nhập tên thủ công cho tất cả các ô trong cột mới.
Nếu bạn đã nhận thấy rằng tính năng Flash Fill không hoạt động, bạn cần bật tính năng Flash Fill trong Excel. Bạn có thể xem cách thực hiện điều đó trong phần cuối của bài viết này.
Tùy chọn điền vào Flash Flash
Khi bạn thực hiện các bước Flash Fill ở trên, bạn sẽ thấy một biểu tượng nhỏ sẽ xuất hiện bên cạnh các ô được điền đầy đủ. Nếu bạn chọn mũi tên thả xuống ở bên phải biểu tượng này, bạn sẽ thấy một số tùy chọn bổ sung mà bạn có thể sử dụng với tính năng Flash Fill.
Sử dụng tùy chọn Flash Fill trong hộp thả xuống này, bạn có thể:
Sau khi bạn chọn Chấp nhận các đề xuất, bạn sẽ thấy rằng các số điện thoại chọn của các thành viên khác trong các khu vực đã thay đổi. Điều này là do một khi bạn chấp nhận các thay đổi, các nội dung ô đó sẽ không còn được coi là đã thay đổi bởi tính năng Flash Fill.
Cách bật Flash Fill In Excel
Nếu bạn đã nhận thấy rằng Excel không cung cấp bản xem trước Flash Fill khi bạn bắt đầu nhập ô thứ hai, bạn có thể cần bật tính năng này.
Để thực hiện việc này:
Chọn Tệp>Tùy chọnNâng cao. Cuộn xuống phần Tùy chọn chỉnh sửavà đảm bảo cả Bật Tự động hoàn thành cho các giá trị ôvà Tự động điền flashđược chọn.
Chọn OKđể hoàn tất. Bây giờ, lần sau khi bạn bắt đầu nhập vào ô thứ hai sau khi điền vào ô thứ nhất, Excel sẽ phát hiện mẫu và cung cấp cho bạn bản xem trước về cách nó nghĩ rằng bạn muốn điền vào các ô còn lại trong cột.
Bạn cũng có thể kích hoạt tính năng Flash Fill cho ô bạn đã tô sáng bằng cách chọn biểu tượng Flash Fill trong menu Dữ liệutrong nhóm Công cụ dữ liệutrong ruy-băng .
Bạn cũng có thể sử dụng nó bằng cách nhấn Ctrl + E trên bàn phím.
Khi nào nên sử dụng Flash Fill In Excel
Ghép tên đầy đủ từ hai cột là một ví dụ đơn giản về cách bạn có thể sử dụng Flash Fill trong Excel, nhưng có nhiều cách sử dụng nâng cao hơn cho tính năng mạnh mẽ này.
Hãy nhớ rằng, tuy nhiên, tính năng Flash Fill rất hữu ích, nó sẽ không tự động cập nhật khi bạn thay đổi các ô ban đầu.
Ví dụ: trong ví dụ tên đầu tiên và cuối cùng trong phần đầu tiên của bài viết này, bạn có thể đạt được cùng một đầu ra bằng cách sử dụng Chức năng nối và sau đó điền vào phần còn lại của cột với chức năng đó.
= CONCATENATE (C2 , Tiêu chí, D2)
Khi bạn thực hiện việc này, nếu một trong hai ô đầu tiên thay đổi, Tên đầy đủ sẽ cập nhật. Một nhược điểm của điều này là nếu bạn xóa một trong hai cột đầu tiên, cột Họ sẽ xóa hoặc hiển thị lỗi.
Đây là lý do tại sao chức năng Flash Fill trong Excel được sử dụng tốt nhất khi bạn muốn chuyển đổi đầy đủ và vĩnh viễn các cột ban đầu thành một chuỗi hoặc số mới được định dạng.