Luôn luôn là một thảm kịch khủng khiếp khi ai đó mất một điều gì đó quan trọng họ đang làm vì họ không lưu tài liệu của họ đúng cách. Điều này xảy ra thường xuyên hơn bạn nghĩ đến người dùng Excel và Word!
May mắn thay, Microsoft đã bổ sung rất nhiều tính năng trong một vài phiên bản cuối cùng giúp giảm nguy cơ mất dữ liệu do sự cố, mất điện , tính năng xóa vô tình, vv Một tính năng được gọi là Tự động Phục hồi và tính năng thứ hai, ít phổ biến hơn, được gọi là Tự động sao lưu.
Trong bài viết này, tôi sẽ nói về cách cấu hình cả hai tùy chọn sao cho dữ liệu của bạn càng an toàn càng tốt. Tôi cũng muốn đề cập đến các phiên bản Office mới nhất cho phép bạn lưu tài liệu trực tiếp vào OneDrive, đây là một tùy chọn tốt để xem xét vì bạn vẫn có thể truy cập công việc ngay cả khi ổ cứng của bạn không thành công.
Excel AutoRecover
Tính năng Tự động khôi phục được bật theo mặc định và về cơ bản tự động lưu tài liệu của bạn vào một vị trí tạm thời sau một khoảng thời gian đã đặt. Để xem cài đặt Tự động Phục hồi, hãy nhấp vào Tệpvà sau đó nhấp Tùy chọn.
Nhấp vào Lưutrong menu bên trái và bạn sẽ thấy tùy chọn Tự động Phục hồi trong Lưu sổ làm việc.
Theo mặc định, thông tin Tự động Phục hồi được lưu sau mỗi 10 phút. Ngoài khoảng thời gian này, Excel phải không hoạt động trong 30 giây trước khi dữ liệu được lưu. Ngoài ra, thông tin được lưu tự động được lưu ở vị trí tệp Tự động Phục hồiđược liệt kê tại đây. Vì vậy, làm thế nào nó hoạt động? Về cơ bản, giả sử bạn có một bảng tính như dưới đây và bạn đã lưu nó.
Bây giờ hãy nói tôi thêm dữ liệu sau vào Bảng tính Excel và chờ khoảng 10 phút mà không lưu tài liệu của tôi. Vì khoảng thời gian Tự động Phục hồi được đặt trong 10 phút, bạn cần phải đợi ít nhất để dữ liệu được lưu.
Trong trường hợp của tôi , Tôi mô phỏng một sự cố Excel bằng cách mở trình quản lý tác vụ và giết chết quá trình Excel. Sau đó, tôi mở lại Excel và ngay lập tức thấy một tùy chọn có tên Hiển thị các tệp đã khôi phục.
Nếu bạn nhấp vào đó , nó sẽ đưa ra một danh sách các tập tin Excel có thể được phục hồi. Trong trường hợp của tôi, nó có tệp gốc, có dữ liệu chỉ trong A1 và A2, và nó cũng có tệp Tự động Phục hồi, bao gồm dữ liệu mà tôi chưa lưu vào đĩa.
Nhấp vào bất kỳ mục nào trong danh sách sẽ mở một phiên bản Excel khác hiển thị dữ liệu trong tệp cụ thể đó. Nói chung, đây là một tính năng thực sự hữu ích cho những lần bạn không lưu tất cả công việc của bạn, nhưng Excel kết thúc bất ngờ.
Nhược điểm chính của tính năng này là dữ liệu AutoRecover được lưu trữ trên cùng một khó khăn lái xe như tập tin của bạn, vì vậy nếu một cái gì đó xảy ra với ổ cứng của bạn, mọi thứ sẽ biến mất. Bạn có thể thay đổi vị trí trong cài đặt ở trên thành một ổ đĩa cứng riêng biệt hoặc thậm chí đến vị trí mạng mà tôi khuyên bạn nên sử dụng.
Lưu ý rằng thông tin Tự động Phục hồi cũng sẽ tự động bị xóa bởi Excel trong các trường hợp sau:
Vì vậy, về cơ bản, bất cứ khi nào bạn lưu tệp, nó sẽ loại bỏ dữ liệu Tự động Phục hồi. Ngoài ra, nếu bạn tự bỏ Excel và chọn không lưu dữ liệu, nó sẽ xóa dữ liệu Tự động Phục hồi. Chỉ cần ghi nhớ điều đó khi sử dụng tính năng này. Nếu bạn là người dùng Excel nặng, tôi khuyên bạn nên đặt khoảng thời gian Tự động Phục hồi thành 2 hoặc 3 phút thay vì 10.
Tự động sao lưu
Một tính năng khác mà nhiều người thực sự không biết nó là AutoBackup. Để sử dụng nó, trước tiên bạn phải đi và lưu tệp của mình để truy cập hộp thoại Lưu. Nếu bạn đã có tài liệu Excel đã lưu, hãy chuyển đến Tệprồi nhấn Lưu dưới dạngvà chọn vị trí. Khi bạn thực hiện việc này, nó sẽ hiển thị hộp thoại Lưu dưới dạng.
Trong hộp thoại, nhấp vào nút Công cụnằm ở bên trái của nút Lưu. Bạn sẽ thấy một vài tùy chọn, một trong số đó là Tùy chọn chung. Khi bạn nhấp vào đó, một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện với một số tùy chọn khác.
Tiếp tục và kiểm tra Luôn tạo bản sao lưu hộp. Bấm OK và bây giờ khi bạn lưu tệp, tệp sao lưu Excel cũng sẽ được tạo bằng phần mở rộng .XLK. Lưu ý rằng lần đầu tiên bạn làm điều này, các tệp sẽ giống hệt nhau. Nếu bạn thực hiện chỉnh sửa đối với tệp gốc và sau đó lưu lại, tệp sao lưu sẽ vẫn giữ nguyên (dữ liệu gốc). Lần thứ ba bạn lưu nó, tuy nhiên, tệp sao lưu sẽ được cập nhật với thông tin đến lần lưu thứ hai.
Về cơ bản, tệp sao lưu luôn là một phiên bản phía sau phiên bản hiện tại. Vì vậy, nếu bạn thực hiện một loạt các thay đổi, lưu tệp của bạn và sau đó muốn quay lại phiên bản không có những thay đổi đó, bạn có thể chỉ cần mở tệp sao lưu.
Tệp được lưu trong cùng vị trí như tệp gốc và dường như không có cách nào để thay đổi điều đó. Tính năng này không thêm rất nhiều sự an toàn cho tài liệu của bạn, nhưng điều này tốt trong một số trường hợp nhất định.
Việc bật các tính năng sao lưu và khôi phục này trong Excel sẽ giúp bạn tránh mất dữ liệu quan trọng. Nó luôn luôn là một lựa chọn tốt để sử dụng lưu trữ đám mây (như OneDrive) như một mạng lưới an toàn bổ sung trong trường hợp máy tính của bạn thảm họa không thành công. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy bình luận. Hãy tận hưởng!