Mọi người đều muốn tổ chức thư từ của mình. Tất cả chúng ta chết đuối trong email hàng ngày. Bạn có thể dành hàng giờ để phân loại thông qua vô số quảng cáo, báo cáo, bản tin và tin nhắn chồng chất trong tài khoản Gmail của bạn.
Bạn có thể chọn cách đối phó với những vấn đề đó, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên đầu tư một chút thời gian và công sức để làm chủ được vua của email. Gmail thực sự đi kèm với một loạt các chức năng mà không phải ai cũng biết. Với tính năng mới ra mắt mọi lúc, có thể khó ưu tiên và theo kịp.
Trong bài viết này, chúng tôi đã chọn thủ công một số tính năng Gmail ẩn hữu ích nhất mà bạn có thể đã bỏ lỡ. Học cách sử dụng chúng sẽ giúp bạn mang lại nhiều cấu trúc hơn trong giao tiếp email của bạn. Hãy để bắt đầu với cách tạo email nhóm trong Gmail.
Tạo email nhóm trong Gmail
Nếu bạn thường xuyên gửi email cho cùng một người, học thủ thuật này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
Để gửi email nhóm trong Gmail, trước tiên bạn cần tạo danh sách gửi thư với tất cả các địa chỉ liên hệ bạn muốn đưa vào. Sau này bạn có thể chỉnh sửa các nhóm đó bằng cách thêm hoặc xóa danh bạ.
Cách thiết lập danh sách email
Google có một ứng dụng riêng để quản lý tất cả danh bạ Gmail của bạn. Đó là lý do tại sao để tạo danh sách gửi thư trong Gmail, trước tiên bạn cần phải tạo một danh sách trong Danh bạ Google.
In_content_1 tất cả: [300x250] / dfp: [640x360]->
Để quản lý danh sách, hãy chọn nó từ menu Nhãnở bên trái màn hình. Ở đó bạn có thể loại bỏ các liên hệ hiện có từ nó. Để thêm liên hệ vào danh sách hiện có, hãy quay lại danh bạ của bạn, chọn liên hệ và khi nhấp vào biểu tượng Quản lý nhãn, chọn tên của danh sách đã có.
Bạn có thể tạo bao nhiêu danh sách (hoặc nhãn) tùy thích cho các nhóm người khác nhau.
Cách gửi email nhóm
Bây giờ bạn đã có danh sách email của mình, hãy gửi email nhóm đầu tiên của bạn và xem việc sao chép dễ dàng hơn nhiều so với dán sao chép nó cho mỗi cá nhân riêng biệt.
Các thủ thuật Gmail khác để tăng năng suất của bạn
Giống như bất kỳ phần mềm nào, Gmail có thủ thuật riêng của nó và các phím tắt có thể giúp thực hiện giao tiếp của bạn hiệu quả hơn. Một số trong số họ là ít rõ ràng hơn những người khác. Học cách sử dụng các tính năng Gmail sau đây sẽ giúp tăng năng suất của bạn và giúp bạn tổ chức tốt hơn thư điện tử của mình.
Lịch gửi
Tính năng này cho phép bạn viết email bạn muốn gửi sau này. Sau đó, bạn có thể lên lịch để gửi chúng cho bất cứ lúc nào trong tương lai.
Khi bạn đã có email của mình, thay vì nhấp vào Gửi, hãy nhấp vào mũi tên xuốngbên cạnh nó. Sau đó chọn ngày và giờ từ menu Lịch gửi.
Soạn thông minh
Soạn thông minh là tính năng hoàn hảo nếu bạn muốn có một chút trợ giúp từ Gmail khi soạn tin nhắn. Nó dự đoán các từ và cụm từ bạn sẽ viết tiếp theo và đưa ra gợi ý cho bạn. Điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian gõ.
Để bật tính năng này, hãy truy cập Gmail Cài đặt. Trong Chung, cuộn xuống để tìm Soạn thông minhvà Cá nhân hóa sáng tác thông minh. Hãy chắc chắn rằng cả hai đều được bật cho các đề xuất viết cá nhân.
Hoàn tác gửi
Tất cả các ứng dụng nhắn tin hàng đầu đã có một tính năng để nhớ lại một tin nhắn bạn đã gửi do nhầm lẫn. Bây giờ bạn cũng có thể làm điều đó trong Gmail. Tuy nhiên, trong Gmail, bạn chỉ có 30 giây để làm điều đó sau khi bạn nhấn Gửi.
Để thiết lập nó, hãy truy cập Gmail Cài đặt. Trong Chung, cuộn xuống cho đến khi bạn tìm thấy Hoàn tác gửi. Ở đó bạn có thể chọn thời gian gửi, từ 5 đến 30 giây sau khi bạn gửi email.
Chế độ bí mật
Bạn có thể đưa mọi thứ đi xa hơn với tính năng Chế độ bí mật. Hãy nhớ làm thế nào Facebook cho phép bạn gửi tin nhắn tự hủy sau một khoảng thời gian nhất định? Bây giờ bạn có thể làm tương tự trong Gmail.
Trước khi bạn gửi email, hãy nhấp vào biểu tượng khóa ở bên phải nút Gửi. Sau đó, bạn có thể đặt thời gian hết hạn cho email này, đảm bảo người nhận đã thắng có thể chuyển tiếp, sao chép, in hoặc tải xuống.
Bạn thậm chí có thể thiết lập bảo mật bổ sung và yêu cầu người nhận nhập mã SMS sẽ được gửi đến điện thoại của họ trước khi họ có thể mở email của bạn.
Ảnh khỏa thân
Nếu bạn nhận được nhiều email hàng ngày và thường quên trả lời chúng, bạn sẽ thích tính năng Nudges trên Gmail. Nó sẽ tự động đưa các email cũ của bạn trở lại hộp thư đến với các đề xuất để trả lời hoặc theo dõi.
Để bật tính năng này, hãy truy cập Gmail Cài đặt. Cuộn xuống bên dưới Chungcho đến khi bạn tìm thấy Ảnh khỏa thân. Sau đó nhấp vào một hoặc cả hai hộp để kích hoạt các đề xuất.
Trở thành người dùng Gmail chuyên nghiệp
Cho dù bạn là người dùng Gmail nâng cao hay chỉ bắt đầu, điều đó sẽ có lợi cho bạn để tìm hiểu các mẹo cần thiết để có được Hầu hết các nền tảng. Bắt đầu với việc học cách sắp xếp hộp thư đến của bạn và Cách chặn ai đó trên Gmail để sắp xếp email của bạn tốt hơn.
Bạn đã phát hiện ra những tính năng hữu ích nào khác trong thời gian sử dụng Gmail? Chia sẻ kinh nghiệm của bạn với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới.