Có rất nhiều lần tôi cần bao gồm một số phép tính dữ liệu đơn giản trong tài liệu Word và bảng là tùy chọn tốt nhất. Bạn luôn có thể thử chèn toàn bộ bảng tính Excel vào tài liệu Word của bạn, nhưng đôi khi quá mức.
Trong bài viết này, tôi sẽ nói về cách bạn có thể sử dụng các công thức bên trong các bảng trong Word. Chỉ có một số công thức bạn có thể sử dụng, nhưng nó đủ để có được tổng số, số lượng, số vòng, v.v. Ngoài ra, nếu bạn đã quen thuộc với Excel, thì việc sử dụng các công thức trong Word sẽ là một miếng bánh.
Chèn công thức vào bảng Word
Hãy bắt đầu bằng cách tạo một bảng thử nghiệm đơn giản. Nhấp vào tab Chènvà sau đó nhấp vào Bảng. Chọn số lượng hàng và cột bạn muốn từ lưới.
Khi bảng của bạn đã được chèn, hãy tiếp tục và thêm vào một số dữ liệu. Tôi vừa tạo một bảng thật đơn giản với một vài con số cho ví dụ của tôi.
Bây giờ, hãy tiếp tục và chèn công thức. Trong ví dụ đầu tiên, tôi sẽ thêm ba giá trị đầu tiên trong hàng đầu tiên cùng nhau (10 + 10 + 10). Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào bên trong ô cuối cùng trong cột thứ tư, nhấp vào Bố cụctrong ruy-băng và sau đó nhấp vào Công thứcở phía ngoài cùng bên phải.
Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại Công thức với mặc định = SUM (LEFT).
Nếu bạn chỉ cần nhấp vào OK, bạn sẽ thấy giá trị mà chúng tôi đang tìm kiếm trong ô (30).
Hãy nói về công thức. Giống như Excel, một công thức bắt đầu bằng dấu bằng, theo sau là tên hàm và đối số trong dấu ngoặc đơn. Trong Excel, bạn chỉ xác định tham chiếu ô hoặc dải ô được đặt tên như A1, A1: A3, v.v., nhưng trong Word, bạn có các thuật ngữ vị trí này bạn có thể sử dụng.
Trong ví dụ, LEFT có nghĩa là tất cả các ô ở bên trái ô trong đó công thức được nhập vào. Bạn cũng có thể sử dụng QUYỀN, TRÊNvà DƯỚI ĐÂY. Bạn có thể sử dụng các đối số vị trí này với SUM, PRODUCT, MIN, MAX, COUNT và AVERAGE.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các đối số này kết hợp. Ví dụ: tôi có thể nhập = SUM (LEFT, RIGHT)và nó sẽ thêm tất cả các ô ở bên trái và bên phải của ô đó. = SUM (TRÊN, PHẢI)sẽ thêm tất cả các số nằm phía trên ô và bên phải. Bạn nhận được hình ảnh.
Bây giờ, hãy nói về một số chức năng khác và cách chúng tôi có thể chỉ định các ô theo cách khác. Nếu tôi muốn tìm số tối đa trong cột đầu tiên, tôi có thể thêm một hàng khác và sau đó sử dụng hàm = MAX (ABOVE)để nhận 30. Tuy nhiên, có một cách khác để bạn có thể thực hiện việc này. Tôi cũng có thể đơn giản đi vào bất kỳ ô nào và nhập = MAX (A1: A3), tham chiếu đến ba hàng đầu tiên trong cột đầu tiên.
Điều này thực sự thuận tiện vì bạn có thể đặt các công thức ở bất cứ nơi nào bạn muốn trong bảng. Bạn cũng có thể tham chiếu các ô riêng lẻ như viết = SUM (A1, A2, A3), sẽ cho bạn kết quả tương tự. Nếu bạn viết = SUM (A1: B3), nó sẽ thêm A1, A2, A3, B1, B2 và B3. Sử dụng các kết hợp này, bạn có thể tham chiếu khá nhiều bất kỳ dữ liệu nào bạn thích.
Nếu bạn muốn xem danh sách tất cả các hàm bạn có thể sử dụng trong công thức Word, chỉ cần nhấp vào hộp Dán Hàm.
Bạn có thể sử dụng các câu lệnh NẾU, ANDvà ORvà nhiều hơn nữa. Hãy xem ví dụ về một công thức phức tạp hơn.
Trong ví dụ trên, tôi có = IF (SUM (A1: A3) & gt; 50, 50, 0), có nghĩa là nếu tổng từ A1 đến A3 lớn hơn 50, hiển thị 50, nếu không hiển thị 0. Cần lưu ý rằng tất cả các hàm này thực sự chỉ hoạt động với các số. Bạn không thể làm bất cứ điều gì với văn bản hoặc chuỗi và bạn cũng không thể xuất bất kỳ văn bản hoặc chuỗi nào. Mọi thứ phải là một số.
Dưới đây là một ví dụ khác sử dụng hàm AND. Trong ví dụ này, tôi nói rằng nếu cả giá trị tổng và giá trị lớn nhất của A1 đến A3 lớn hơn 50, thì đúng là sai. Đúng được biểu thị bằng 1 và False bằng 0.
Nếu bạn nhập công thức và có lỗi trong đó, bạn sẽ thấy thông báo lỗi cú pháp.
Để sửa công thức, chỉ cần nhấp chuột phải vào lỗi và chọn Chỉnh sửa trường.
Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại Trường. Ở đây bạn chỉ cần nhấp vào nút Công thức.
Thao tác này sẽ hiển thị cùng hộp thoại Chỉnh sửa công thức chúng tôi đã làm việc với từ đầu. Đó là tất cả về việc có chèn công thức vào Word. Bạn cũng có thể kiểm tra tài liệu trực tuyến từ Microsoft giải thích từng chức năng một cách chi tiết.
Nhìn chung, nó không có gì gần với sức mạnh của Excel, nhưng nó đủ cho một số phép tính bảng tính cơ bản ngay bên trong Word. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy bình luận. Hãy tận hưởng!