Cách tạo và sử dụng văn bản tự động trong Microsoft Word

Bộ xử lý Word đã có một chặng đường dài kể từ đầu những năm 1980 khi Microsoft lần đầu tiên phát hành Microsoft Word cho MS-DOS. Tính năng đột phá của nó là nó được thiết kế để sử dụng với chuột. Các phiên bản ngày nay của Phần mềm soạn thảo văn bản bao gồm các tính năng mà người dùng thậm chí không thể tưởng tượng được vào thời đó, bao gồm cả việc sử dụng khả năng Văn bản tự động của Microsoft Word để tạo nội dung nhanh hơn và ít lỗi hơn.

Nếu bạn sử dụng Word nhiều, rất có thể có những cụm từ, khối văn bản hoặc hình ảnh mà bạn sử dụng thường xuyên. Các tính năng AutoCorrect và AutoText của Word được tạo ra để giúp bạn chèn các mục nhập lặp đi lặp lại đó một cách nhanh chóng, giúp bạn tiết kiệm thời gian. Ví dụ có thể là thêm chữ ký của bạn vào cuối thư hoặc chèn ngôn ngữ soạn sẵn vào các tài liệu như hợp đồng hoặc yêu cầu đề xuất.

Sự khác biệt giữa Tự động sửa và AutoText

Trong Microsoft Word, AutoCorrect cho phép bạn tạo các đoạn văn bản có thể sử dụng lại — tối đa 255 ký tự. Sau đó, những đoạn mã đó có sẵn cho bạn không chỉ trong Word mà còn trong tất cả các ứng dụng Office của bạn như Quan điểm và PowerPoint.

AutoText, mặt khác mạnh mẽ hơn nhiều. Nó được tạo ra để kiểm soát các khối văn bản lớn hơn nhiều. Các mục nhập Văn bản tự động mà bạn tạo được lưu cùng với mẫu Word của bạn và khôngkhả dụng trong các ứng dụng Office khác mà bạn sử dụng. Cả AutoCorrect và AutoText đều có sẵn trên máy tính để bàn và phiên bản trực tuyến của Microsoft Word.

Cách tạo và sử dụng AutoCorrect

Để định cấu hình và sử dụng mục nhập AutoCorrect, hãy mở tài liệu có văn bản của bạn. muốn chuyển đổi thành một đoạn mã có thể sử dụng lại. Trong ví dụ bên dưới, chúng tôi đang định cấu hình Tự động sửa để chèn một khối văn bản ngắn khi chúng tôi nhập -123.

Chọn tối đa 255 ký tự văn bản mà bạn muốn để sử dụng lại bằng cách nhập một chuỗi ký tự ngắn.

Đi tới Tệp>Tùy chọn>Kiểm lỗivà chọn Nút Tùy chọn Tự động Sửa.

Đảm bảo chọn hộp kiểm Thay thế văn bản khi bạn nhập.

Tiếp theo, trong phần Replace, nhập các ký tự bạn muốn được thay thế bằng khối văn bản bạn đã chọn ở Bước 1. Trong trường hợp này, chúng tôi đang sử dụng các ký tự -123>. Văn bản bạn đã chọn ở Bước 1 sẽ xuất hiện bên dưới Với.

Cuối cùng, chọn Thêm, sau đó OKrồi lại OK.

Sử dụng Mục nhập Tự động Sửa

Bây giờ, để sử dụng mục nhập Tự động sửa bạn đã tạo bằng cách làm theo các bước ở trên, chỉ cần nhập -123vào tài liệu Word của bạn và các ký tự đó sẽ được thay thế bằng khối văn bản bạn đã chọn ở Bước 1 .

Cách tạo và sử dụng văn bản tự động

Nếu bạn muốn tự động chèn các khối văn bản dài hơn 255 ký tự hoặc bao gồm hình ảnh, hãy sử dụng văn bản tự động thay vì tự sửa.

Tạo mục nhập văn bản tự động mới

Một lần nữa, hãy bắt đầu bằng cách mở tài liệu có văn bản bạn muốn tạo thành đoạn mã có thể sử dụng lại.

Chọn khối văn bản, bao gồm cả hình ảnh, bạn muốn chuyển đổi thành mục nhập Văn bản tự động.

Nhấn Alt+ F3. Thao tác đó sẽ khởi chạy hộp thoại Tạo khối công trình mớitrong đó bạn sẽ có một số tùy chọn.

Điền thông tin, đảm bảo bao gồm tên và mô tả duy nhất.

Chọn OK.

Sử dụng Mục nhập Văn bản Tự động trong Microsoft Word

Bây giờ, để sử dụng Mục nhập Văn bản Tự động bạn vừa tạo, hãy làm theo các bước sau.

Chọn tab Chèntrên thanh công cụ.

Chọn Phần nhanhrồi chọn Văn bản tự động.

Chọn mục nhập Văn bản tự động mà bạn muốn và nó sẽ được chèn vào tài liệu Word của bạn.

Sử dụng mục nhập văn bản tự động thông qua AutoCorrect

Ngoài ra, bạn có thể chèn mục nhập văn bản tự động mà bạn đã tạo bằng cách nhập tên của mục nhập. Phương pháp này về cơ bản là sử dụng chức năng Tự động sửa. Ví dụ: bằng cách sử dụng mục nhập Văn bản tự động ở trên, bạn có thể bắt đầu nhập “Tận dụng các khung nhanh nhẹn” và bạn sẽ thấy một chú giải công cụ xuất hiện cho biết “(Nhấn ENTER để chèn).”

Khi bạn nhấn Enter, toàn bộ Khối AutoText sẽ được chèn vào tài liệu của bạn.

Nếu bạn không thấy chú giải công cụ “(Nhấn ENTER để chèn)”, bạn cần bật Hiển thị các đề xuất tự động điền. Bạn có thể làm điều đó bằng cách đi tới Tệp>Tùy chọn>Nâng caovà chọn hộp bên cạnh Hiển thị đề xuất tự động điền.

Thêm mục nhập văn bản tự động vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh

Nếu bạn muốn cắt giảm số lượng hành động bạn phải thực hiện để chèn Văn bản Tự động Microsoft Word, bạn có thể thêm mục nhập vào thanh công cụ Truy nhập Nhanh.

Chọn mũi tên thả xuống Thanh công cụ truy cập nhanhvà chọn Lệnh khác.

Trong hộp thả xuống Chọn lệnh từ, chọn Tất cả lệnh.

Tìm Văn bản tự độngtrong danh sách ở bên trái và chọn nút Thêmđể thêm văn bản vào danh sách ở bên phải.

Chọn OK

Bây giờ, bạn sẽ thấy rằng nút Văn bản Tự động đã được thêm vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh.

Để chèn mục nhập Văn bản tự động, hãy chọn nút Văn bản tự động, sau đó chọn mục nhập Văn bản tự động mà bạn muốn chèn vào tài liệu của mình.

Sử dụng mục nhập văn bản tự động thông qua lối tắt

Một cách khác để chèn mục nhập Văn bản tự động bằng cách tạo lối tắt bàn phím.

Nhấp chuột phảivào bất kỳ đâu trên ruy-băng của thanh công cụ và chọn Tùy chỉnh ruy-băng…

Chọn nút Tùy chỉnhở cuối hộp thoại.

Trong danh sách Danh mục ở bên trái, hãy chọn Khối xây dựng>.

Trong danh sách Khối xây dựngở bên phải, hãy chọn khối xây dựng mà bạn muốn tạo một phím tắt.

Đặt con trỏ vào trường Nhấn phím tắt mớivà nhập phím tắt bạn muốn sử dụng. Trong ví dụ bên dưới, chúng tôi đang sử dụng Alt+ Ctrl+ Shift+ Llàm phím tắt.

Chọn nút Chỉ định.

Chọn Đóngrồi chọn OK.

Giờ đây, khi quay lại tài liệu Word, bạn có thể sử dụng phím tắt vừa tạo để chèn mục nhập Văn bản tự động.

Thông minh hơn và nhanh hơn với Những thủ thuật bạn đã học được

Ngay cả khi bạn không thực sự là một người hướng về chi tiết, những mẹo trên sẽ khiến bạn có vẻ như vậy! Bạn sẽ tiết kiệm thời gian và ít mắc lỗi hơn khi soạn tài liệu Word nếu bạn tận dụng được các tính năng này. Nếu bạn muốn, hãy tiến thêm một bước nữa và tạo một số macro trong Word cho bất kỳ chuỗi hành động nào bạn thực hiện lặp đi lặp lại.

bài viết liên quan: