Cho dù bạn nhập dữ liệu vào Google Trang tính hay nhập dữ liệu theo cách thủ công, bạn đều có thể gặp phải những trường hợp cần thay đổi hoặc sửa văn bản. Sử dụng các chức năng văn bản của Google Trang tính trong danh sách của chúng tôi, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách thực hiện một số thay đổi nhanh chóng và cùng một lúc.
Chuyển đổi số thành văn bản: TEXT
Bắt đầu bằng cách đơn giản để chuyển đổi một số thành văn bản bằng cách sử dụng định dạng được chỉ định là hàm TEXT. Bạn có thể sử dụng nó cho ngày, giờ, tỷ lệ phần trăm, đơn vị tiền tệ hoặc số tương tự.
Cú pháp của công thức là TEXT(số, định dạng),trong đó bạn có thể sử dụng số chính xác hoặc tham chiếu ô cho đối số đầu tiên. Tùy thuộc vào định dạng bạn muốn sử dụng, bạn có thể truy cập Trang Trợ giúp Trình chỉnh sửa Google Tài liệu để xem danh sách hơn chục tùy chọn cho đối số thứ hai.
Ví dụ: chúng tôi sẽ định dạng thời gian 22:30 ở định dạng 12 giờ với AM hoặc PM và dưới dạng văn bản bằng công thức sau:
=TEXT(“22:30”,”hh:mmAM/PM”)
Đối với một ví dụ khác, chúng tôi sẽ định dạng số trong ô A1 dưới dạng văn bản có dấu phần trăm bằng công thức sau:
=TEXT(A1,”0%”)
Kết hợp văn bản: CONCATENATE
Nếu bạn muốn nối hai chuỗi văn bản, bạn có thể sử dụng hàm CONCATENATE. Bạn có thể có họ và tên, thành phố và tiểu bang hoặc tương tự mà bạn muốn kết hợp thành một ô duy nhất.
Cú pháp là CONCATENATE(string1, string2,…), trong đó bạn có thể sử dụng tham chiếu văn bản hoặc ô cho các đối số.
Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ kết hợp văn bản trong các ô từ A1 đến D1 thành một chuỗi với công thức sau:
=CONCATENATE(A1:D1)
Nếu muốn đặt dấu cách giữa các từ, bạn có thể chèn dấu cách trống trong dấu ngoặc kép giữa mỗi tham chiếu ô bằng công thức sau:
=CONCATENATE(A1,” “,B1,” “,C1,” “,D1)
Đối với một ví dụ khác, chúng tôi sẽ kết hợp văn bản “Tên: ” với văn bản trong ô A1 bằng công thức sau:
=CONCATENATE(“Tên: “,A1)
Kết hợp văn bản với dấu phân cách: TEXTJOIN
Hàm TEXTJOIN tương tự như CONCATENATE để kết hợp văn bản. Điểm khác biệt là bạn có thể sử dụng dấu phân cách (dấu phân cách) và kết hợp các mảng bằng TEXTJOIN..
Cú pháp là TEXTJOIN(dấu phân cách, trống, text1, text2,…). Đối với đối số dấu phân cách, hãy đặt dấu cách, dấu phẩy hoặc dấu phân cách khác trong dấu ngoặc kép và đối với đối số trống, hãy sử dụng True để loại trừ các ô trống hoặc Sai để bao gồm chúng.
Ví dụ: chúng ta sẽ nối văn bản trong phạm vi ô từ A1 đến C2 với dấu cách làm dấu phân cách và TRUE để bỏ qua ô trống (A2). Đây là công thức:
=TEXTJOIN(” “,TRUE,A1:C2)
Đối với một ví dụ khác, chúng tôi sẽ kết hợp văn bản trong các ô từ A1 đến A10 với dấu phẩy làm dấu phân cách và FALSE để bao gồm các ô trống (A4 đến A8) để bạn có thể xem kết quả trông như thế nào. Đây là công thức:
=TEXTJOIN(“,”,FALSE,A1:A10)
Mẹo: Nếu muốn kết hợp các số, bạn có thể sử dụng chức năng THAM GIA.
Văn bản riêng biệt: TÁCH
Có thể bạn muốn làm ngược lại với văn bản trên và tách riêng văn bản hơn là kết hợp nó. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng chức năng SPLIT.
Cú pháp là SPLIT(text,dấu phân cách,split_by, trống). Sử dụng đối số split_byvới True (mặc định) để phân tách văn bản xung quanh mỗi ký tự trong dấu phân cách, nếu không thì sử dụng Sai. Sử dụng đối số emptyvới True (mặc định) để coi các dấu phân cách liên tiếp là một, nếu không thì sử dụng Sai.
Ở đây, chúng ta sẽ phân chia văn bản trong ô A1 bằng cách sử dụng dấu cách làm dấu phân cách và giá trị mặc định cho các đối số khác bằng công thức sau:
=Tách(A1,” “)
Đối với một ví dụ khác, chúng tôi sẽ chia văn bản trong ô A1 bằng cách sử dụng “t” làm dấu phân cách. Thao tác này sẽ xóa chữ “t” giống như xóa dấu phân cách khoảng trắng ở trên và để lại phần còn lại của văn bản. Đây là công thức:
=Tách(A1,”t”)
Bây giờ, nếu chúng ta thêm FALSE làm đối số split_bythì công thức này chỉ phân tách văn bản tại dấu “t[dấu cách]”:
=Tách(A1,”t “,FALSE)
So sánh văn bản: CHÍNH XÁC
Bạn có đang so sánh dữ liệu trong trang tính của mình không? Bằng cách sử dụng hàm EXACT, bạn có thể so sánh hai chuỗi văn bản và nhận được kết quả Đúng hoặc Sai đơn giản xem chúng có khớp hay không..
Cú pháp là CHÍNH XÁC(text1, text2),nơi bạn có thể sử dụng tham chiếu văn bản hoặc ô cho đối số.
Ví dụ: chúng ta sẽ so sánh hai chuỗi văn bản trong ô A1 và B1 với công thức sau:
= CHÍNH XÁC(A1,B1)
Đối với một ví dụ khác, chúng tôi sẽ so sánh văn bản trong ô A1 với “Google” bằng công thức sau:
=EXACT(A1,”Google”)
Thay đổi văn bản: THAY THẾ và THAY THẾ
Mặc dù có thể sử dụng Tính năng Tìm và Thay thế trong Google Trang tính nhưng bạn có thể cần phải nêu cụ thể hơn mức mà tính năng này cho phép. Ví dụ: bạn có thể muốn thay đổi một chữ cái ở một vị trí cụ thể hoặc chỉ một trường hợp văn bản nhất định trong một chuỗi. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng REPLACE hoặc SUBSTITUTE.
Mặc dù tương tự nhau nhưng mỗi chức năng hoạt động hơi khác nhau nên bạn có thể sử dụng bất kỳ chức năng nào đáp ứng nhu cầu của mình tốt nhất.
Cú pháp cho mỗi loại là REPLACE(text, location, length, new)và SUBSTITUTE(text,search_for, thay thế bằng , lần xuất hiện). Hãy cùng xem qua một số ví dụ và cách sử dụng các đối số.
REPLACE
Ở đây, chúng tôi muốn thay thế “William H Brown” bằng “Bill Brown”, vì vậy chúng tôi sẽ sử dụng hàm REPLACE và công thức sau:
=REPLACE(A1,1,9,”Dự luật”)
Để chia nhỏ công thức, A1 là ô chứa văn bản, 1 là vị trí bắt đầu cần thay thế, 9 là số ký tự cần thay thế và Bill là văn bản thay thế.
Một ví dụ khác, chúng ta có số điện thoại được lưu dưới dạng văn bản và cần thay đổi tiền tố cho mỗi số. Vì mỗi tiền tố là khác nhau nên chúng ta có thể sử dụng REPLACE để chỉ định vị trí và số ký tự cần thay thế. Đây là công thức:
=REPLACE(A1,5,3,”222″)
Mẹo: Để thay đổi nhiều ô trong một cột, bạn có thể kéo công thức xuống để áp dụng cho các hàng tiếp theo như minh họa bên dưới.
ĐĂNG KÝ
Đối với một ví dụ về hàm SUBSTITUTE, chúng tôi muốn thay thế “new york” bằng “New York” và sẽ thêm đối số occurrenceđể đảm bảo rằng chúng tôi chỉ thay đổi phiên bản đầu tiên trong chuỗi của mình. Đây là công thức:
=SUBSTITUTE(A1,”new york”,”New York”,1)
Để chia nhỏ công thức này, A1 chứa văn bản, “new york” là văn bản chúng tôi tìm kiếm, “New York” là văn bản thay thế và 1 là văn bản xuất hiện đầu tiên của văn bản..
Nếu bạn xóa đối số occurrencetrong công thức trên, hàm sẽ thay đổi cả hai phiên bản thành “New York” theo mặc định như bạn có thể thấy ở đây:
=SUBSTITUTE(A1,”new york”,”New York”)
Thay đổi kiểu chữ: PROPER, UPPER và LOWER
Nếu bạn nhập dữ liệu từ nguồn khác hoặc gõ sai trong khi nhập dữ liệu, bạn có thể gặp phải trường hợp chữ cái không khớp. Bạn có thể sửa nhanh chóng bằng các hàm PROPER, UPPER và LOWER.
Cú pháp cho từng loại đơn giản như PROPER(text), UPPER(text)và LOWER(text)nơi bạn có thể sử dụng tham chiếu ô hoặc văn bản cho đối số.
Để viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ trong chuỗi văn bản, bạn có thể sử dụng hàm PROPER và công thức sau:
=PROPER(A1)
Để thay đổi các chữ cái thành toàn chữ hoa, hãy sử dụng hàm UPPER và công thức sau:
=UPPER(A1)
Để thay đổi tất cả các chữ cái thành chữ thường, hãy sử dụng hàm LOWER và công thức sau:
=LOWER(A1)
Hãy nhớ rằng, bạn cũng có thể nhập văn bản chính xác cho cả ba hàm trong dấu ngoặc kép như sau:
=PROPER(“TIPS công nghệ trực tuyến”)
Lấy một phần của chuỗi văn bản: TRÁI, PHẢI và GIỮA
Có thể bạn cần trích xuất một phần chuỗi văn bản. Bạn có thể có dữ liệu trộn lẫn với dữ liệu khác hoặc muốn sử dụng một phần của chuỗi cho một mục đích cụ thể nào đó. Bạn có thể sử dụng các hàm LEFT, RIGHT và MID để có được phần mình cần.
Cú pháp cho mỗi ký tự là LEFT(string, num_characters), RIGHT(string, num_characters)và MID(string , bắt đầu, độ dài). Bạn có thể sử dụng tham chiếu ô hoặc văn bản làm đối số chuỗitrong mỗi ô.
Đối với ví dụ về hàm LEFT, chúng tôi sẽ trích xuất ba ký tự đầu tiên từ bên trái bằng văn bản trong ô A1 với công thức sau:
=LEFT(A1,3)
Đối với ví dụ về hàm RIGHT, chúng tôi sẽ trích xuất bốn ký tự đầu tiên từ bên phải bằng cách sử dụng cùng một ô có công thức sau:
=RIGHT(A1,4)
Đối với ví dụ về hàm MID, chúng tôi sẽ trích xuất tên “Jane” từ văn bản trong cùng một ô.
=MID(A1,6,4)
.
Trong ví dụ MID này, số 6 cho đối số bắt đầusẽ chọn ký tự thứ 6 từ bên trái. Hãy nhớ rằng tất cả các ký tự đều được tính, bao gồm cả dấu cách và dấu chấm câu. Sau đó, số 4 cho đối số lengthsẽ chọn bốn ký tự.
Nhận độ dài của chuỗi văn bản: LEN và LENB
Khi dự định thực hiện điều gì đó cụ thể với dữ liệu của mình, chẳng hạn như sao chép và dán hoặc xuất dữ liệu đó để sử dụng ở nơi khác, bạn có thể cần phải thận trọng về số lượng ký tự. Với LEN, bạn có thể lấy số lượng ký tự trong chuỗi văn bản và với LENB, bạn có thể lấy số lượng ký tự trong chuỗi văn bản.
Cú pháp cho mỗi loại là LEN(string)và LENB(string),, trong đó, bạn có thể sử dụng tham chiếu ô hoặc văn bản làm đối số.
Ở đây, chúng ta sẽ đếm số ký tự cho văn bản trong ô A1 bằng công thức sau:
=LEN(A1)
Với công thức này, chúng ta sẽ lấy số ký tự cho văn bản trong ô A1 nhưng thay vào đó dưới dạng byte:
=LENB(A1)
Xóa dấu cách thừa: TRIM
Nếu cần xóa dữ liệu của mình khỏi các khoảng trắng ở đầu, cuối hoặc các khoảng trống thừa khác, bạn có thể sử dụng hàm TRIM.
Cú pháp là TRIM(text),nơi bạn có thể sử dụng tham chiếu ô hoặc văn bản cho đối số.
Ở đây, chúng tôi sẽ xóa khoảng trắng khỏi chuỗi văn bản trong ô A1 bằng công thức sau:
=TRIM(A1)
Tiếp theo, chúng tôi sẽ xóa khoảng trắng thừa khỏi văn bản cụ thể “Mẹo kỹ thuật trực tuyến” bằng công thức sau:
=TRIM( “Mẹo công nghệ trực tuyến”)
Giải quyết văn bản của bạn bằng các chức năng của Google Trang tính
Google Trang tính cung cấp nhiều tính năng để làm việc với văn bản. Bạn có thể ngắt dòng văn bản, thay đổi định dạng, siêu liên kết văn bản và hơn thế nữa. Tuy nhiên, khi bạn có một tập dữ liệu dài, các chức năng văn bản của Google Trang tính có thể giúp bạn giải quyết các thay đổi trong văn bản nhanh hơn và hiệu quả hơn. Bạn sẽ thử một hay hai lần chứ?
Để biết các hướng dẫn liên quan, hãy xem cách sử dụng công thức Google Trang tính cho mảng..