Tìm kiếm qua email Outlook có thể chứng minh là một nhiệm vụ khó khăn nếu bạn là người như tôi với nhiều tệp PST và hàng chục nghìn email kéo dài hàng thập kỷ. Hầu hết các môi trường doanh nghiệp đều sử dụng Outlook cho email và nhiều người kết thúc có email doanh nghiệp và cá nhân được lưu trữ trong Outlook.
Trong các phiên bản cũ hơn của Outlook, bạn cần các tiện ích bổ sung của bên thứ ba như Xobni để tìm kiếm email của bạn một cách nhanh chóng. Rất may, kể từ Office 2010, Microsoft đã tạo ra một chức năng tìm kiếm có thể sử dụng thực sự hoạt động và cho phép bạn tìm email nhanh chóng bằng nhiều bộ lọc. Bạn có thể tìm kiếm văn bản, địa chỉ, tệp đính kèm, người gửi, v.v. và bạn có thể lọc theo ngày, kích thước, chủ đề, tầm quan trọng và nhiều hơn nữa.
Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách đảm bảo tất cả email của bạn được lập chỉ mục bởi Windows và sau đó cách thực hiện các loại tìm kiếm khác nhau tùy thuộc vào những gì bạn đang tìm kiếm.
Lưu ý rằng bài viết này giả định bạn đang làm việc trên Office 2010, 2013 hoặc 2016 tốt nhất để tìm kiếm.
Bật tính năng lập chỉ mục
Trước khi bạn có thể thực hiện tìm kiếm nhanh trong Outlook, bạn cần đảm bảo rằng tất cả các email của bạn đã được lập chỉ mục. Để kiểm tra điều này, hãy tiếp tục và nhấp vào hộp tìm kiếm bạn thấy ở đầu hộp thư email của bạn.
Khi bạn nhấp vào hộp tìm kiếm, bạn sẽ thấy tab Công cụ tìm kiếmxuất hiện trong ruy-băng. Ở ngoài cùng bên phải, nhấp vào Công cụ tìm kiếmvà sau đó nhấp vào Tùy chọn tìm kiếm.
Trong Nguồn, nhấp vào nút Tùy chọn lập chỉ mục.
Điều này sẽ đưa bạn đến màn hình Tùy chọn lập chỉ mụccủa Windows nơi bạn có thể chọn và chọn các vị trí khác nhau mà bạn muốn lập chỉ mục. Nếu bạn không thấy Microsoft Outlooktrong danh sách, bạn cần nhấp vào nút Sửa đổi.
Tiếp tục, chọn Microsoft Outlookrồi nhấp OK.
Windows sẽ bắt đầu lập chỉ mục các email ngay lập tức và bạn có thể kiểm tra xem khi nào nó được thực hiện bằng cách nhấp vào Trạng thái chỉ mụctrong Công cụ tìm kiếm như được hiển thị ở trên.
Bạn sẽ thấy một thông báo cho biết có bao nhiêu mục còn lại để được lập chỉ mục và sau khi hoàn thành, nó sẽ nói rằng Outlook đã hoàn thành lập chỉ mục tất cả các mục của bạn. Bây giờ chúng ta hãy tìm hiểu cách tìm kiếm trong Outlook.
Thực hiện tìm kiếm trong Outlook
Để bắt đầu tìm kiếm trong Outlook, nhấp vào Hộp thư đếnhoặc nhấp vào một thư mục cụ thể . Nếu bạn nhấp vào Hộp thư đến, bạn sẽ nhận thấy rằng hộp sẽ có Hộp thư hiện tại tìm kiếmđược liệt kê. Bạn có thể nhấp vào menu thả xuống nhỏ ở bên phải và chọn từ các tùy chọn khác như Thư mục hiện tại, Thư mục convà Tất cả các mục Outlook.
Khi bạn nhấp vào Hộp thư đến, Hộp thư hiện tạisẽ tự động được chọn. Thao tác này sẽ tìm kiếm tất cả thư trong toàn bộ hộp thư, bao gồm mọi thứ trong Hộp thư đến, Mục đã gửi, Mục đã xóa, Hộp thư đi, v.v. Nếu bạn nhấp vào một thư mục cụ thể, hộp tìm kiếm sẽ mặc định là Thư mục hiện tạichỉ tìm kiếm email trong thư mục cụ thể đó mà không bao gồm các thư mục con.
Nếu bạn có một thư mục có thư mục con, hãy đảm bảo chọn Thư mục contừ trình đơn thả xuống để chỉ tìm kiếm các thư mục con.
Bây giờ chúng tôi đã hiểu , hãy tìm hiểu cách thực hiện các loại tìm kiếm khác nhau trong Outlook. Có hai cách để thực hiện: sử dụng ruy-băng Tìm kiếm hoặc sử dụng cú pháp truy vấn tìm kiếm. Như bạn có thể nói, tùy chọn thứ hai là kỹ thuật hơn, nhưng cho phép bạn tạo một số tìm kiếm phức tạp.
Sử dụng Công cụ tìm kiếm trong Outlook
Hãy bắt đầu với phương pháp dễ dàng hơn điều đó sẽ làm việc tốt cho hầu hết mọi người. Nhấp vào hộp tìm kiếm khi bạn đã chọn Hộp thư đến hoặc một thư mục rồi nhấp vào Công cụ tìm kiếmtrong ruy-băng. Chúng ta hãy xem xét tất cả các tùy chọn khác nhau.
Ở phía bên trái là Phạm vi, là giống như hộp thả xuống mà tôi đã đề cập ở trên. Tiếp theo là Kết quả, sẽ không hoạt động cho đến khi bạn thực hiện tìm kiếm. Theo mặc định, Outlook sẽ chỉ hiển thị cho bạn các mục gần đây nhất phù hợp với tìm kiếm và có thể không hiển thị cho bạn tất cả kết quả. Bạn có thể nhấp Bao gồm kết quả cũ hơnđể hiển thị tất cả kết quả hoặc cuộn xuống cuối kết quả tìm kiếm và chọn Hiển thị thêm.
Tinh chỉnhlà nơi chúng tôi có thể thực sự tìm hiểu và tìm chính xác những gì chúng tôi đang tìm kiếm. Thứ nhất, làm cách nào để chúng tôi tìm kiếm văn bản chính xác trong Outlook? Giả sử bạn muốn tìm tất cả email có SSN hoặc với một từ cụ thể. Trong những trường hợp này, bạn chỉ cần sử dụng dấu ngoặc kép.
Ở trên, tôi đã tìm kiếm từ sherlockbằng cách đặt nó bên trong dấu ngoặc kép. Nếu từ nằm trong dòng chủ đề, từ đó sẽ được đánh dấu bằng màu vàng. Khi bạn nhấp vào bất kỳ email nào, bạn cũng sẽ thấy từ được đánh dấu cho bạn, điều này thuận tiện.
Đó là một trong các loại tìm kiếm phổ biến nhất. Một tìm kiếm phổ biến khác là bởi người gửi. Điều này thực sự dễ thực hiện trong Outlook. Chỉ cần nhấp vào nút Từtrong ruy-băng và bắt đầu nhập tên của người hoặc địa chỉ email.
Nếu bạn muốn thêm các tiêu chí tìm kiếm khác như chỉ nhìn thấy email từ một người gửi cụ thể có tệp đính kèm, bạn chỉ cần nhấp vào nút Có tệp đính kèm.
Bạn có thể tiếp tục thêm nhiều bộ lọc hơn để giảm tập hợp email kết quả. Hầu hết các tùy chọn khác là khá tự giải thích như chưa đọc, gắn cờ, quan trọng, v.v. Nếu bạn muốn tìm kiếm theo ngày, bạn có thể nhấp vào Tuần này và bạn sẽ nhận được một vài tùy chọn như Tuần này, Tháng này, Năm, vv, nhưng đó là về nó.
Nếu bạn muốn tìm kiếm theo ngày hoặc làm điều gì đó giống như tìm các email cũ nhất trong Outlook, bạn phải sử dụng tùy chọn Tìm nâng cao hoặc cú pháp truy vấn. Hãy bắt đầu với Tìm kiếm nâng cao. Để truy cập, bạn phải nhấp lại vào Công cụ tìm kiếm và chọn Tìm nâng cao.
Lưu ý rằng điều này tìm kiếm chỉ tìm kiếm thư mục hiện tại bạn đã chọn theo mặc định. Nếu bạn muốn tìm kiếm mọi thứ, bạn phải nhấp vào nút Duyệtở trên cùng bên phải.
Nếu bạn muốn tìm kiếm mọi thứ, hãy chọn Hộp thư đến rồi chọn hộp Tìm kiếm thư mục conở dưới cùng.
Bây giờ trên màn hình tìm kiếm chính, bạn sẽ thấy Thời gianở dưới cùng, nhưng nó chỉ cung cấp cho bạn các tùy chọn giống như thả xuống trong ruy-băng. Để thực hiện tìm kiếm nâng cao hơn, bạn phải nhấp vào tab Nâng cao.
Tại đây bạn phải xây dựng bạn sở hữu tiêu chí tìm kiếm. Nhấp vào Trường, sau đó đi tới Trường ngày / giờvà chọn Đã nhận. Giờ hãy nhấp vào Điều kiệnvà cuộn xuống dưới cùng cho đến khi bạn thấy các tùy chọn khác như bật hoặc sau, vào hoặc trướcvà giữa.
Nếu bạn chọn giữa, thì bạn có thể nhập các ngày như 01 / 01/2005 và 31/12/2005và sau đó nhấp Thêm vào danh sách. Đây là giao diện tìm kiếm của tôi.
Lưu ý rằng bạn có thể tiếp tục thêm các tiêu chí khác vào danh sách để thu hẹp kết quả. Trong ví dụ trên, tôi sẽ nhận tất cả email trong phạm vi ngày đó, có thể quá nhiều.
Nếu bạn muốn tìm email cũ nhất trong Outlook, hãy chọn trên hoặc trướcđiều kiện và sau đó chỉ cần gõ vào bất kỳ ngày nào bạn nghĩ là khá cũ.
Điều chỉnh ngày tùy thuộc vào số lượng email bạn nhận được. Sẽ khá dễ dàng khi tìm thấy email cũ nhất trong toàn bộ tệp Outlook của bạn bằng tìm kiếm này.
Một tìm kiếm phổ biến khác là tìm email lớn nhất trong tệp PST của bạn. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào tab Lựa chọn kháctrong Tìm kiếm nâng cao và bạn sẽ thấy tùy chọn kích thước ở dưới cùng. Chọn lớn hơnrồi nhập giá trị bằng kilobyte. Ví dụ: nếu bạn muốn tìm email lớn hơn 5 MB, bạn sẽ nhập 5000.
chỉ là một số tìm kiếm bạn có thể thực hiện bằng Tìm kiếm nâng cao. Ngoài ra, bạn có thể nhập tất cả điều này vào hộp tìm kiếm bằng cú pháp tìm kiếm và nhận được kết quả tương tự. Ví dụ: tôi có thể chỉ cần nhập tin nhắn: & gt; 5MBvà nhận được kết quả tương tự.
Tôi đã thắng không đi qua tất cả các tùy chọn tìm kiếm khác nhau trong bài đăng này vì Microsoft có một trang liệt kê ra tất cả các tùy chọn cú pháp tìm kiếm khác nhau. Hy vọng rằng, bằng cách sử dụng các công cụ ở trên, bạn sẽ có thể tìm thấy email bạn đang tìm kiếm. Hãy tận hưởng!