Excel là một trong những ứng dụng trong bộ ứng dụng Office hữu ích như nhau ở nơi làm việc và ở nhà hoặc văn phòng tại nhà. Excel có khả năng lưu trữ một lượng lớn thông tin; đôi khi thông tin đó trở nên quá khó sử dụng để sử dụng dữ liệu được lưu trữ trong một bảng tính Excel ngày càng trở nên phức tạp hơn khi tệp phát triển.
Được sử dụng thường xuyên hơn trong cài đặt thương mại, người dùng gia đình thường không biết rằng bạn có thể nhóm và thu gọn cả hai hàng và cột trong trang tính Excel để ẩn thông tin cho đến khi cần. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn sử dụng công thức trong bảng tính để tóm tắt thông tin và bạn chỉ quan tâm đến những tóm tắt đó hầu hết thời gian.
Nhóm hàng và cột trong bảng tính Excel
Giả sử bạn có một bảng tính Excel giống như hình dưới đây. Lưu ý rằng có một số ô chứa dữ liệu và mỗi bộ dữ liệu được tóm tắt trong một ô riêng biệt (B6, B13 và B20).
Vấn đề bạn gặp phải là dữ liệu trong các ô (B1 đến B5, B8 đến B12 và B15 đến B19) không hữu ích cho bạn một cách thường xuyên; bạn chỉ quan tâm đến tổng số, trung bình và giá trị tối đa cho từng bộ dữ liệu tương ứng.
Sử dụng chức năng Nhómcủa Excel, bạn có thể nhóm riêng các dữ liệu này và thu gọn chúng ra khỏi lượt xem. Khi bạn cần xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu, bạn có thể mở rộng các nhóm và làm việc với chúng một lần nữa.
Ví dụ: chúng ta hãy nhóm các hàng từ 8 đến 12 với nhau, thu gọn chúng và chỉ để lại hàng Trung bình trong hàng 13 có thể nhìn thấy. Bắt đầu bằng cách chọn các hàng từ 8 đến 12 bằng chuột của bạn. Nhấp vào tab Dữ liệutrên Dải băngvà tìm phần của Băngcó nhãn Đường viền. Nhấp vào nút có nhãn Nhómvà chọn Nhómtừ trình đơn.
Bạn sẽ ngay lập tức nhận thấy một sự thay đổi đối với trang tính Excel mà bạn chưa từng thấy trước đây. Bên cạnh các hàng từ 8 đến 12, có một đường nối các hàng này sang bên trái và có dấu trừ bên cạnh hàng 13. Điều này biểu thị rằng các ô từ 8 đến 12 là một phần của nhóm hiện được mở rộng.
Nếu bạn nhấp vào dấu trừ bên cạnh hàng 13, các hàng từ 8 đến 12 sẽ sụp đổ và dấu trừ sẽ biến thành dấu cộng. Điều này cũng biểu thị rằng các hàng từ 8 đến 12 là một phần của một nhóm và nhóm hiện đang bị thu gọn.
Nhấp vào dấu cộng sẽ mở rộng lại nhóm. Ngoài ra, hãy lưu ý rằng khi được thu gọn, các hàng trong trang tính đi ngay từ hàng 7 đến hàng 13, một dấu hiệu chắc chắn rằng một số hàng trong trang tính đã được nhóm và hiện đang bị thu gọn.
Nếu chúng ta làm tương tự cho các hàng từ 1 đến 5 và hàng từ 15 đến 19, chúng ta thấy rằng khi các hàng này được nhóm và thu gọn, dữ liệu gốc bị ẩn khỏi chế độ xem làm cho các ô quan trọng dễ tìm hơn. Lưu ý rằng ba dấu cộng trong máng xối bên tay trái của trang tính cho biết hiện tại có ba nhóm hàng bị sập.
Việc nhóm và thu gọn các ô trong Excel không giới hạn ở các hàng; bạn cũng có thể nhóm và thu gọn các cột. Thậm chí có thể tạo nhóm trong các nhóm để tổ chức tốt hơn dữ liệu đã trở nên khó khăn để làm việc trong trang tính Excel cồng kềnh.