Khi chia sẻ tài liệu Word 2007, bạn có thể cần xóa hoặc ẩn thông tin bí mật. Bạn có thể tìm kiếm dữ liệu và xóa nó theo cách thủ công, nhưng điều này có thể dễ bị lỗi và mất thời gian. Nếu bạn thường cần ẩn dữ liệu bí mật trong Word 2007, có một bổ trợ miễn phí cho Word 2007, được gọi là Công cụ Redaction Word 2007, có thể được sử dụng để ẩn văn bản trong các tài liệu Word 2007 dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều.
Văn bản được chỉnh sửa sẽ xuất hiện trong bản sao mới của tài liệu gốc của bạn dưới dạng thanh màu đen. Văn bản bên dưới thanh được chuyển thành các đường thẳng đứng (|||||), ngăn không cho nội dung được redacted truy xuất trong bất kỳ trường hợp nào, ngay cả khi bên bạn đang chia sẻ tài liệu xem tài liệu đã được chỉnh sửa trong trình chỉnh sửa văn bản, chẳng hạn như Notepad.
Tải xuống Công cụ Redaction Word 2007/2010từ
http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.
Các mục sau được yêu cầu cài đặt Công cụ Redaction Word 2007:
Tuy nhiên, bạn không cần phải cài đặt riêng chúng. Nếu một trong các mục này không được cài đặt trên hệ thống của bạn, chương trình thiết lập Công cụ Chỉnh sửa Word 2007sẽ tự động tải xuống và cài đặt chúng. Việc cài đặt hai mục này có thể gây ra khởi động lại.
Để cài đặt bổ trợ, nhấp đúp vào tệp .exebạn đã tải xuống. Đọc qua thỏa thuận cấp phép cho Hồ sơ khách hàng .NET Frameworkvà nhấp vào nút Chấp nhậnđể tiếp tục.
Đọc qua thỏa thuận cấp phép cho Công cụ Visual Studio cho Officevà nhấp vào nút Chấp nhậnđể tiếp tục.
Trình tự giải nén WinZipmở và tự động bắt đầu quá trình cài đặt.
Các tệp cần thiết được tải xuống.
Khuôn khổ .NETvà Visual Studio Công cụđược cài đặt.
Trình Trình cài đặt Tùy biến Microsoft Officehiển thị hỏi xem bạn có chắc chắn muốn để cài đặt tùy chỉnh này. Nhấp Cài đặtđể tiếp tục.
Một hộp thoại sẽ hiển thị khi quá trình cài đặt kết thúc thành công. Nhấp Đóng.
LƯU Ý:Nếu bạn gặp lỗi tại thời điểm này, hãy chạy tệp cài đặt bạn đã tải xuống lần nữa. Chúng tôi gặp lỗi khi lần đầu tiên cài đặt bổ trợ. Chạy lại cài đặt có vẻ như hoạt động.
Khi bạn đã cài đặt Công cụ Redaction Word 2007, Nhóm>Redactđược thêm vào tab Đánh giá.
Để chỉnh sửa hoặc bôi đen, văn bản riêng tư trong tài liệu của bạn, trước tiên bạn cần đánh dấu văn bản cần được chỉnh sửa. Để thực hiện việc này, hãy đánh dấu văn bản mong muốn và nhấp vào nút Đánh dấu.
Nếu bạn muốn đánh dấu như vậy văn bản ở nhiều nơi trong tài liệu, nhấp vào mũi tên trên nút Đánh dấuvà chọn Tìm và đánh dấutừ trình đơn thả xuống.
Hộp thoại Tìm và Đánh dấuhiển thị. Nhập văn bản để tìm trong hộp chỉnh sửa Tìm nội dung. Để xem thêm tùy chọn, hãy nhấp vào nút Khác.
Tùy chọn tìm kiếmhiển thị bên dưới các nút trên hộp thoại và nút Khácsẽ trở thành nút Ít hơn. Chọn bất kỳ tùy chọn mong muốn nào. Để ẩn các tùy chọn bổ sung một lần nữa, hãy nhấp vào nút Ít. Nhấp Đánh dấuđể tìm và đánh dấu văn bản đã nhập.
Hộp thoại hiển thị số lần xuất hiện của văn bản được chỉ định đã được tìm thấy và đánh dấu. Để đóng hộp thoại, nhấp vào Hủy.
Văn bản được đánh dấu xuất hiện được tô sáng bằng màu xám trong tài liệu của bạn.
Nếu có bất kỳ văn bản nào bạn đã đánh dấu mà bạn không muốn chỉnh sửa lại, bạn có thể chọn lại văn bản đã đánh dấu đó và chọn Bỏ đánh dấutừ trình đơn thả xuống của nút Bỏ đánh dấuđể ngăn văn bản đó được chỉnh sửa lại.
Để di chuyển giữa các dấu ấn trong tài liệu của bạn để kiểm tra lần cuối, hãy sử dụng các nút Tiếp theovà Trước.
Khi bạn chắc chắn rằng bạn có tất cả văn bản được đánh dấu mà bạn muốn redacted, chọn Redact Documenttừ trình đơn thả xuống Markđể bôi đen đánh dấu văn bản.
Phiên bản mới được chỉnh sửa lại của tài liệu của bạn được tạo bằng văn bản được đánh dấu thay thế bằng các thanh màu đen. Một hộp thoại sẽ hiển thị khi quá trình hoàn tất yêu cầu bạn chạy Trình kiểm tra tài liệuđể kiểm tra và xóa mọi siêu dữ liệu ẩn trong tài liệu trước khi nó được phân phối. Nhấp vào Kiểm trađể chạy kiểm tra hoặc nhấp Đóngđể bỏ qua kiểm tra.
Hộp thoại Trình kiểm tra tài liệuhiển thị. Các loại siêu dữ liệu khác nhau được liệt kê trong hộp thoại có hộp kiểm bên cạnh mỗi mục. Chọn hộp kiểm cho các mục bạn muốn kiểm tra siêu dữ liệu. Nhấp vào nút Kiểm trađể bắt đầu kiểm tra. Để đóng hộp thoại tại thời điểm này mà không thực hiện kiểm tra, hãy nhấp vào Đóng.
Kết quả kiểm tra được hiển thị trên hộp thoại Trình theo dõi tài liệu. Nếu tìm thấy bất kỳ siêu dữ liệu nào, dấu chấm than sẽ hiển thị ở bên trái của mục được tìm thấy. Để xóa siêu dữ liệu khỏi tài liệu, hãy nhấp vào nút Xóa tất cảở bên phải mục.
LƯU Ý:Trình kiểm tra tài liệu ghi chú ở cuối hộp thoại mà một số thay đổi không thể hoàn tác. Đảm bảo bạn muốn xóa siêu dữ liệu trước khi nhấp vào nút Xóa tất cả.
Trình kiểm tra tài liệuhộp thoại thông báo cho bạn về những thay đổi đã thực hiện. Nhấp vào Đóng.
Trong tài liệu mới, các thanh màu đen được chèn vào tất cả văn bản riêng tư bạn đã đánh dấu.
Hãy nhớ rằng bạn không thể xóa các dấu đen khỏi văn bản trong tài liệu mới. Đảm bảo bạn lưu tệp có tên khác với tên gốc và chia sẻ tài liệu mới, chứ không phải tài liệu gốc. Bạn có thể quay lại tài liệu gốc và chọn Xóa tất cả nhãn hiệukhỏi trình đơn nút Bỏ đánh dấuđể xóa văn bản đã đánh dấu của bạn, nếu muốn.
Để bảo mật hơn tài liệu đã được chỉnh sửa của bạn, bạn có thể chọn bảo vệ tài liệu đó khỏi sửa đổi khi lưu tài liệu dưới dạng tài liệu mới. Điều này cho phép bạn phân phối tài liệu không thể thay đổi.
Để thực hiện việc này, hãy chọn Lưu dưới dạng | Tài liệu Wordtừ trình đơn Office.
Trên Lưu dưới dạnghộp thoại, nhập tên mới cho bản sao đã được chỉnh sửa của tài liệu trong hộp chỉnh sửa Tên tệp. Nhấp vào nút Công cụở dưới cùng và chọn Tùy chọn chungtừ trình đơn thả xuống.
Trên hộp thoại Tùy chọn chung, nhập mật khẩu vào hộp chỉnh sửa Mật khẩu để sửa đổivà chọn Chỉ đọc được đề xuất, nếu muốn. Nhấp vào OK.
Hộp thoại Xác nhận mật khẩuhiển thị. Nhập lại mật khẩu của bạn và nhấp vào OK.
Bạn được trả về Lưu dưới dạnghộp thoại. Nhấp vào nút Lưuđể lưu tài liệu đã được redacted, an toàn của bạn.
Bằng cách sử dụng Word 2007 Công cụ chỉnh sửavà bảo vệ tài liệu khỏi sửa đổi, bạn có thể bảo vệ thông tin bí mật và bảo vệ tài liệu của mình khi bạn phải phân phối tài liệu đó. Công cụ chỉnh sửahoạt động tốt trong Word 2010. Hãy tận hưởng!