Một trong những phiền toái phổ biến nhất mà mọi người trích dẫn với Excel là xử lý cách thức số và văn bản được định dạng trong các ô. Nó đặc biệt khó chịu khi các số vô tình được nhập vào bảng tính ở định dạng văn bản.
Khi điều này xảy ra, các phép tính và công thức khác nhau don lồng hoạt động hoàn toàn đúng hoặc có thể không hoạt động.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách xác định khi một cột hoặc hàng số thực sự được định dạng dưới dạng văn bản và cách chuyển đổi văn bản thành số để chúng hoạt động theo công thức và tính toán lại. Đây là một trong những mẹo Excel cơ bản mọi người nên biết.
Văn bản dữ liệu di động hay số?
Có một số cách bạn có thể thấy nếu một số hoặc bộ số trong một cột hoặc hàng được định dạng dưới dạng văn bản trong Excel.
Cách dễ nhất là chọn ô, chọn menu Trang chủvà bên dưới nhóm Số trong ruy-băng, lưu ý định dạng số được hiển thị trong hộp thả xuống.
Nếu hộp thả xuống hiển thị văn bản Tiếng Nhật, bạn biết ô được định dạng dưới dạng văn bản. Nếu bạn muốn thực hiện tính toán số trên ô bằng Công thức Excel, bạn sẽ cần chuyển đổi nó trước.
In_content_1 all: [ 300x250] / dfp: [640x360]->Trong trường hợp ai đó đã nhập số ở định dạng văn bản bằng cách sử dụng dấu nháy đơn trong ô, bạn sẽ thấy một hình tam giác nhỏ màu xanh cho biết giá trị đã được nhập dưới dạng văn bản.
Lưu ý: Trước một mục nhập ô có dấu nháy đơn buộc định dạng ô thành dựa trên văn bản.
Nếu bạn đã phát hiện ra, sử dụng một trong các cách tiếp cận ở trên, rằng dữ liệu số được nhập vào bảng Excel ở định dạng văn bản, bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào dưới đây để chuyển đổi văn bản đó thành số.
1. Chuyển đổi thành số
Nếu bạn cần chuyển đổi dữ liệu mà Lát đã nhập vào Excel bằng dấu nháy đơn, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi trở lại định dạng số bằng tùy chọn Chuyển đổi thành số.
1. Đầu tiên, chọn các ô bạn muốn chuyển đổi về định dạng số. Bạn sẽ thấy một viên kim cương màu vàng xuất hiện gần vùng chọn với biểu tượng cảm thán ở giữa.
2. Chọn biểu tượng này. Từ danh sách thả xuống, chọn Chuyển đổi sang số.
Điều này sẽ cập nhật tất cả các số dựa trên văn bản bạn đã chọn sang định dạng dữ liệu số chung.
Bạn sẽ biết nó hoạt động khi tất cả các số trong lựa chọn của bạn chuyển từ được căn trái sang căn phải trong các ô.
2. Sử dụng Văn bản thành Cột
Một cách dễ dàng khác để chuyển đổi văn bản thành số trong Excel là chuyển đổi trên toàn bộ một cột các giá trị cùng một lúc. Bạn có thể thực hiện việc này bằng tính năng Chuyển văn bản thành Cột.
1. Chọn toàn bộ cột dữ liệu mà bạn muốn chuyển đổi từ văn bản sang số.
2. Chọn Dữ liệutừ menu, sau đó chọn Chuyển văn bản thành cộttrong phần Công cụ dữ liệu của ruy-băng.
3. Trong cửa sổ Trình hướng dẫn, giữ nguyên Giới hạn mặc định được chọn và chọn Tiếp theo.
4. Trên trang Trình hướng dẫn tiếp theo, hãy chọn Tabmặc định và chọn lại Tiếp theo.
5. Cuối cùng, trên trang cuối cùng của Trình hướng dẫn, hãy đảm bảo Chungđược chọn trong Định dạng dữ liệu cột. Đối với trường Đích, bạn có thể chọn một cột mới nơi bạn muốn dữ liệu số đi hoặc chỉ giữ nguyên cột được chọn hiện tại. Chọn Kết thúc.
Bây giờ tất cả dữ liệu của bạn sẽ được chuyển đổi thành giá trị số, bạn có thể sử dụng trong các công thức và tính toán của Excel.
Lưu ý: Bạn sẽ nhận thấy rằng định dạng ô thực tế không thay đổi từ Văn bản thành Chung mặc dù hiện tại các giá trị có thể được sử dụng làm số. Tuy nhiên, nếu bạn đặt cột đầu ra thành một cột mới, bạn sẽ nhận thấy rằng định dạng của cột mới được đặt thành Chung. Đây chỉ là một vấn đề thẩm mỹ và không ảnh hưởng đến cách các con số trong cột được định dạng văn bản của văn bản.
3. Thay đổi định dạng ô
Cách dễ nhất và nhanh nhất để chuyển đổi văn bản thành số trong Excel chỉ đơn giản là thay đổi định dạng ô từ menu Chính.
Để thực hiện việc này:
1. Chọn tất cả các ô bạn muốn chuyển đổi. Bạn có thể chọn toàn bộ một cột (không bao gồm tiêu đề) nếu bạn muốn chuyển đổi tất cả các ô trong một cột.
2. Chọn menu Home và trong nhóm Số trên ruy-băng, chọn hộp thả xuống có Văn bản trong đó.
3. Bạn có thể thấy một danh sách các định dạng để lựa chọn. Chọn Chungđể chuyển đổi sang định dạng số. Hoặc bạn có thể chọn Số, Tiền tệ, Kế toán hoặc Tỷ lệ phần trăm nếu bạn muốn các định dạng số cụ thể đó được áp dụng cho dữ liệu số của bạn.
4. Sử dụng Giá trị dán
Nếu bạn cần di chuyển các ô văn bản có chứa số vào một ô hoặc cột mới, bạn có thể sử dụng tính năng Dán đặc biệt.
1. Chọn nhóm các ô trống nơi bạn muốn đặt đầu ra của dữ liệu số. Chọn Định dạng ôtừ menu bật lên.
2. Trong cửa sổ mở ra, hãy đảm bảo Chung được chọn là định dạng số và chọn OK.
3. Chọn toàn bộ cột ô bạn muốn chuyển đổi từ văn bản sang số, nhấp chuột phải và chọn Sao chép.
4. Chọn ô đầu tiên trong cột trống bạn đã định dạng, nhấp chuột phải vào ô và chọn Dán giá trị. Bạn sẽ thấy tất cả các số được định dạng văn bản được dán ở định dạng Số chung.
Điều này hoạt động vì khi bạn chọn Dán Giá trị, nó chỉ dán các giá trị từ ô nguồn chứ không phải bản gốc định dạng ô. Thay vào đó, nó sử dụng định dạng ô đích mà bạn đã định cấu hình trong phần đầu tiên của quy trình này.
5. Sử dụng Hàm VALUE
Có một hàm đặc biệt trong Excel, đó sẽ chuyển đổi một số được định dạng dưới dạng văn bản thành một giá trị số. Đây là hàm VALUE.
Để sử dụng chức năng này, hãy chọn ô nơi bạn muốn chuyển đổi số và nhập:
= VALUE (G2)
Thay thế G2 G2 ở trên bằng ô có số bạn muốn chuyển đổi. Nếu bạn đang chuyển đổi toàn bộ một cột số, chỉ bắt đầu với ô đầu tiên.
Nhấn Entervà bạn sẽ thấy số có định dạng văn bản có đã được chuyển đổi thành một số định dạng chung.
Sau đó, bạn có thể điền phần còn lại của cột trống vào dưới cùng của cột đó và công thức VALUE cũng sẽ chuyển đổi phần còn lại của các ô trong cột ban đầu.
Sau khi sử dụng bất kỳ tùy chọn nào trong số các tùy chọn này để định dạng lại số của bạn, bạn có thể cần làm mới dữ liệu ô sau khi áp dụng định dạng mới.
Như bạn có thể thấy, có một số cách để chuyển đổi văn bản thành số trong Excel. Tùy chọn bạn chọn chỉ phụ thuộc vào nơi bạn đang cố gắng đặt đầu ra. Nó cũng phụ thuộc vào việc bạn thích sử dụng sao chép và dán, công thức Excel hay tùy chọn menu.
Cuối cùng, mỗi lựa chọn này cung cấp cho bạn kết quả cuối cùng giống nhau.