Giao tiếp qua email không thay đổi nhiều trong vài thập kỷ qua kể từ khi nó trở nên phổ biến. Hầu hết các biệt ngữ chúng ta sử dụng ngày nay đều giống nhau. Chúng tôi đã mượn nhiều thuật ngữ liên quan đến email từ những ngày chúng tôi giao tiếp bằng thư giấy. CC và BCC là những ví dụ hoàn hảo. Tất cả nghĩa là gì?
Bài viết này sẽ thảo luận về biệt ngữ email và giúp bạn hiểu nhiều tính năng email mà bạn gặp phải là để làm gì.
CC có nghĩa là gì?
CC là viết tắt của Carbon Copy. Khi bạn nhập địa chỉ của ai đó vào trường này, bạn sẽ gửi một bản sao email của mình cho họ. Điều này áp dụng cho bất kỳ công nghệ email nào mà bạn có thể đang sử dụng.
Thuật ngữ này có từ những ngày khi giao tiếp qua giấy rất phổ biến. Mọi người sao chép tài liệu bằng cách đặt một tờ giấy than vào giữa hai tờ giấy thông thường. Khi bút đặt áp lực lên tờ trên, chữ viết được chuyển xuống tờ dưới cùng nhờ giấy than. Điều này cho phép mọi người tạo và gửi các bản sao một cách nhanh chóng.
Các bản sao qua email có thể không còn liên quan đến giấy than nữa, nhưng nguyên tắc vẫn như cũ. Bạn gửi bản sao email của mình cho người khác. Vì vậy, khi ai đó yêu cầu bạn CC cho họ, họ muốn có một bản sao của email bạn đang gửi đến người nhận. Ví dụ: nếu bạn đang giao tiếp với khách hàng, bạn có thể muốn CC cho người quản lý của mình.
BCC có nghĩa là gì?
BCC là viết tắt của Blind Carbon Copyvà nó hoạt động giống như CC, với một điểm khác biệt chính. Khi bạn CC ai đó, những người nhận email của bạn sẽ thấy những người khác đã nhận email. Cả (những) người trong trường “Tới” và trường “CC” sẽ có thể thấy địa chỉ của nhau. BCC thêm một lớp bí mật. Chỉ người gửi mới có thể xem danh sách và người nhận BCC sẽ chỉ thấy địa chỉ email của họ trong trường BCC ngay cả khi người gửi đã thêm nhiều người vào danh sách đó.
Khi cần bảo mật, hãy sử dụng trường BCC. Ví dụ: nếu bạn đang trò chuyện qua email với khách hàng và bạn cần gắn thẻ người quản lý của mình, bạn nên gửi một bản sao mờ. Không có lý do gì để khách hàng của bạn biết rằng người khác đang bị theo dõi.
Nghi thức Email
Giờ bạn đã biết CC và BCC nghĩa là gì, có lẽ bạn đang thắc mắc tại sao lại gửi một CC thay vì chỉ thêm mọi người vào trường "Tới". Như đã đề cập trước đó, mọi người đều có thể thấy ai đã được thêm vào danh sách CC. Về mặt kỹ thuật, CC không khác bất kỳ trường "Tới" chính nào. Vậy tại sao lại sử dụng nó?
Câu trả lời rất đơn giản: phép xã giao. Phần "Tới" được dành riêng cho (những) người nhận chính. Họ là những người liên quan trực tiếp đến chủ đề của email bạn đang gửi. Bạn nên sử dụng trường “CC” để gửi bản sao của email đó đến các bên khác có thể quan tâm đến thông tin hiện tại hoặc trong tương lai.
CC hữu ích khi bạn muốn người khác có bản sao của email trong trường hợp họ cần.
BCC nên được sử dụng để người nhận chính không biết về ai khác đang nhận được một bản sao của email. Tuy nhiên, nó cũng hữu ích nếu bạn cần gửi email cho một danh sách dài gồm nhiều người. Mọi người liên quan không cần phải xem hàng tá địa chỉ email được đính kèm trong email của họ. Hãy nhớ rằng người nhận BCC chỉ có thể thấy địa chỉ của họ trong trường BCC. Những người khác vẫn được giấu kín.
Điều đó nói rằng, không có điều nào trong số này được viết bằng đá. Không có quy tắc thiết lập. Nhiều người và nhiều công ty có thể chọn sử dụng các trường email này theo cách khác nhau.
Điều khoản email quan trọng khác mà bạn nên biết
Bạn có thể làm rất nhiều việc với một email, chẳng hạn như chuyển tiếp và tạo nhóm email, nhưng trước tiên bạn cần hiểu các điều khoản để mở khóa tất cả các tính năng tuyệt vời này. Hãy khám phá thêm một chút về biệt ngữ.
Chủ đề
Trường Chủ đề được sử dụng để cho người nhận biết nội dung của email. Tóm tắt thông tin trong một vài từ. Điều này cũng sẽ giúp bạn tìm thấy email sau này bằng sắp xếp theo chủ đề.
Trả lời tất cả
Thông thường, bạn trả lời người gửi bằng cách nhấn vào nút Trả lời. Thao tác này cũng lưu email gốc và toàn bộ chuỗi trên đầu trang để giữ thông tin trong tầm tay của bạn.
Có nghĩa là, bạn cũng có tùy chọn Trả lời tất cả. Sử dụng tính năng này khi bạn là một phần của danh sách CC để gửi phản hồi của bạn tới những người có liên quan.
Chuyển tiếp
Có ai nói với bạn "chuyển tiếp cho tôi" và bạn không chắc điều đó có nghĩa là gì? Thuật ngữ này đề cập đến nút Chuyển tiếp. Tính năng này cho phép bạn chọn bất kỳ email nào bạn nhận được và gửi nó cho người khác không phải là người gửi ban đầu. Nó giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Spam
Email spam là thư rác. Đó là nội dung không được yêu cầu mà ai đó đã gửi cho bạn và hàng nghìn người khác nằm trong danh sách email. Mọi dịch vụ email, như Gmail hoặc Outlook, đều có một thư mục spam dành riêng cho nó. Tuy nhiên, không phải lúc nào thư rác cũng tự động kết thúc ở đó. Trong một số trường hợp, bạn cần phải phát hiện các email spam và xóa chúng theo cách thủ công.
Danh sách chặn
Nói về spam, đây là nơi danh sách chặn có ích. Trước đây được gọi là danh sách đen, danh sách chặn chỉ là danh sách các địa chỉ bị chặn vĩnh viễn. Một số người gửi được biết đến là những người gửi thư rác, vì vậy, nhà cung cấp dịch vụ email của bạn sẽ tự động đưa họ vào danh sách chặn, nhưng đôi khi bạn cần phải tự chặn các địa chỉ.
Hy vọng rằng chúng tôi đã giải quyết được mọi việc và bây giờ bạn đã tốt hơn nhiều và gửi và quản lý email của mình. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn không trộn lẫn CC và BCC khi tình huống yêu cầu sử dụng cái này hay cái kia.