Có hai Tệp Excel có tên tương tự nhau trong các thư mục khác nhau trên máy tính của bạn. Làm cách nào để xác định xem các tệp là bản sao hay phiên bản khác nhau của cùng một sổ làm việc Excel? Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách so sánh hai tệp Excel, ngay cả khi bạn chưa cài đặt Excel trên máy tính của mình.
Những công cụ so sánh này có thể giúp bạn phát hiện dữ liệu không nhất quán, giá trị lỗi thời, công thức bị hỏng, phép tính không chính xác và các vấn đề khác trong bảng tính Excel của bạn.
1. So sánh hai bảng tính Excel: Xem cạnh nhau
Nếu bạn có thể xem nhanh dữ liệu của trang tính, hãy mở chúng trong một cửa sổ riêng biệt và thực hiện so sánh song song bằng tính năng “Xem cạnh nhau” của Excel.
Thay đổi kích thước hoặc sắp xếp lại các cửa sổ để bạn có chế độ xem song song của cả hai trang tính trên màn hình máy tính của mình. Xin nhắc lại, phương pháp này là tốt nhất để so sánh các trang tính Excel chỉ có một vài hàng hoặc cột.
Excel sẽ ngay lập tức sắp xếp cả hai trang tính theo chiều ngang trên màn hình máy tính của bạn. Có thể hơi khó so sánh các trang tính ở chế độ xem ngang này, vì vậy hãy chuyển sang bước tiếp theo để thay đổi hướng thành sắp xếp dọc/dọc.
Điều đó sẽ xếp cả hai trang tính ở vị trí cạnh nhau trên màn hình của bạn. Bạn cần bật một cài đặt nữa để so sánh dễ dàng hơn nhiều.
Nếu các hàng trên cùng của cả hai trang tính đều là tiêu đề, hãy đảm bảo bạn cố định chúng để chúng không di chuyển cùng với phần còn lại của tập dữ liệu khi bạn cuộn qua.
Bây giờ bạn có thể cuộn qua cả hai trang tính và so sánh chúng theo từng dòng. Ưu điểm chính của tính năng này là nó được tích hợp trong tất cả các phiên bản Excel. Tuy nhiên, bạn vẫn sẽ phải thực hiện nhiều công việc—chẳng hạn như tìm các ô có số liệu, macro, công thức khác nhau, v.v.
2. So sánh hai tệp Excel bằng công cụ trực tuyến
Có những công cụ dựa trên web cung cấp dịch vụ so sánh Excel. Bạn sẽ thấy những công cụ này hữu ích nếu bạn chưa cài đặt Excel trên máy tính. Công cụ so sánh Excel của Aspose này là một công cụ web tốt để so sánh hai tệp Excel.
Tải tệp Excel đầu tiên (chính) lên hộp đầu tiên, kéo tệp còn lại vào hộp thứ hai và chọn nút So sánh ngay .
Nếu tệp có nhiều trang tính, hãy chọn trang tính bạn muốn so sánh trong tab Trang tính. Nếu cả hai trang tính đều có các ô có giá trị hoặc nội dung khác nhau thì công cụ so sánh Aspose Excel sẽ đánh dấu những khác biệt bằng màu vàng.
Hạn chế của các công cụ dựa trên web này là chúng chủ yếu làm nổi bật các giá trị khác nhau. Họ không thể làm nổi bật các công thức, phép tính khác nhau, v.v.
3. So sánh hai tệp Excel bằng cách sử dụng “So sánh bảng tính”
So sánh bảng tính là một phần mềm đáng tin cậy để so sánh hai tệp hoặc bảng tính Excel. Đáng buồn thay, hiện tại nó chỉ có sẵn cho các thiết bị Windows. Nó là một chương trình độc lập và cũng được tích hợp vào Microsoft Excel có trong các phiên bản/gói Office: Office Professional Plus (2013 và 2016) hoặc Microsoft 365.
Sử dụng so sánh bảng tính trong Excel
.Nếu ứng dụng Excel của bạn là một phần của gói Office nêu trên, bạn có thể truy cập công cụ So sánh Bảng tính thông qua tiện ích bổ sung “Inquire”. Nếu không có tab “Truy vấn” trong ứng dụng Excel của bạn thì đây là cách bật tab này.
Lưu ý: Nếu bạn không tìm thấy hộp kiểm “Yêu cầu” trong trang Phần bổ trợ COM thì phiên bản Excel hoặc Office của bạn không hỗ trợ So sánh Bảng tính. Hoặc có thể quản trị viên của tổ chức bạn đã tắt tính năng này. Cài đặt các phiên bản Office với tính năng So sánh bảng tính được cài đặt sẵn hoặc liên hệ với quản trị viên của tổ chức bạn.
Việc này sẽ khởi chạy So sánh bảng tính trong một cửa sổ mới, làm nổi bật bất kỳ sự khác biệt nào trong tập dữ liệu của bạn. Các ô thông thường có giá trị khác nhau sẽ có điểm nhấn màu xanh lục. Các ô có công thức được định dạng màu tím trong khi các ô có macro sẽ có màu tô màu ngọc lam.
Chọn Xuất kết quả để tạo và lưu bản sao kết quả vào máy tính của bạn dưới dạng tài liệu Excel.
Báo cáo sẽ chỉ ra (các) trang tính và tham chiếu ô với các tập dữ liệu khác nhau cũng như giá trị chính xác của dữ liệu cũ và mới.
Bạn có thể chia sẻ báo cáo Excel cùng với đồng nghiệp, nhóm của mình hoặc những người khác cùng cộng tác làm việc trên tệp.
Sử dụng So sánh bảng tính làm chương trình độc lập
.Nếu phiên bản Excel hoặc Office của bạn không có phần bổ trợ So sánh Bảng tính, hãy cài đặt phần mềm độc lập từ trang web của nhà phát triển. Khi cài đặt tệp thiết lập, hãy đảm bảo bạn chọn hộp Đăng ký và kích hoạt bổ trợ trong Excel .
Sau khi cài đặt, khởi chạy So sánh bảng tính và làm theo các bước sau để sử dụng chương trình so sánh các tài liệu Excel.
So sánh bảng tính sẽ xử lý các tệp và đánh dấu các ô có giá trị khác nhau bằng màu xanh lục.
Tìm điểm khác biệt
Công cụ so sánh “Xem cạnh nhau” là lựa chọn khả thi nhất cho người dùng Office Home hoặc Sinh viên. Nếu bạn đang sử dụng Excel cho Microsoft 365 hoặc Office Professional Plus (2013 hoặc 2016), bạn có thể sử dụng công cụ “So sánh bảng tính” tích hợp sẵn. Nhưng nếu bạn không sử dụng Excel trên máy tính thì các công cụ so sánh Excel dựa trên web sẽ hoàn thành công việc. Nó thực sự dễ dàng như vậy.
.