Cách tạo danh sách kiểm tra trong Excel

Tìm hiểu cách tạo danh sách kiểm tra trong Excel là một yếu tố thay đổi cuộc chơi đối với nhiều người. Việc lập danh sách kiểm tra sẽ giúp bạn theo dõi được nhiều việc hàng ngày. Ví dụ: danh sách kiểm tra có thể giúp bạn nhớ những gì cần mang theo khi đi du lịch hoặc các nguyên liệu có sẵn khi nấu một công thức nấu ăn.

Tuy nhiên, không phải ai cũng thành thạo bảng tính và có thể gặp khó khăn khi tạo danh sách kiểm tra trong Excel. Bài đăng này sẽ thảo luận cách tạo danh sách kiểm tra trong Excel, cùng với một số gợi ý về cách tích hợp nó với các tính năng bảng tính khác.

Cách tạo danh sách kiểm tra trong Excel

Bước đầu tiên trong việc tạo danh sách kiểm tra là lập danh sách các mục hoặc hoạt động cần được xác nhận. Đây là những gì bạn nên làm trên bảng tính Excel:

Để mở Excel, hãy nhấp vào nút tìm kiếm bên cạnh menu Bắt đầu. Nhập “Excel” và nhấp vào kết quả đầu tiên.

Trên bảng tính mới, hãy nhập tên của danh sách kiểm tra vào một trong các ô, tốt nhất là ô A1, để bạn dễ dàng biết danh sách đó nói về cái gì.

Chọn cột nơi bạn sẽ liệt kê các mục (ví dụ: Cột A). Sau đó, bấm vào ô nơi bạn muốn đặt mục hoặc hoạt động đầu tiên và nhập mục đó.

Nhập phần còn lại của các mục vào các ô tiếp theo của cột. Tiếp theo, chọn cột nơi bạn sẽ đặt hộp kiểm. Chúng tôi sẽ đặt nó vào cột B trong ví dụ này vì nó nằm cạnh các mục được liệt kê của chúng tôi. Sau đó, tiến hành làm theo hướng dẫn bên dưới.

Cách sử dụng hộp kiểm trong Excel

Dưới đây là cách tạo hộp kiểm trong Excel mà bạn có thể đánh dấu để cho biết rằng mục nhập đã hoàn thành:

Kiểm tra xem bạn có tab Nhà phát triển trên thanh công cụ Microsoft Excel hay không. Nếu không, hãy nhấp vào Tệp .

Cuộn xuống và nhấp vào Tùy chọn . Sau đó, nhấp vào Tùy chỉnh dải băng .

Đi tới phía bên phải của bảng điều khiển và đánh dấu vào ô Nhà phát triển trước khi nhấp vào OK .

Nhấp vào tab Nhà phát triển.

Nhấp vào biểu tượng Chèn và bên dưới Điều khiển biểu mẫu , chọn Hộp kiểm ..

Chọn ô nơi bạn muốn đặt hộp kiểm, tốt nhất là bên cạnh mục nhập trong danh sách của bạn.

Bạn có thể thay đổi văn bản trên hộp kiểm bằng cách xóa văn bản hộp kiểm mặc định và nhập một từ hoặc cụm từ hoặc xóa toàn bộ văn bản để chỉ còn lại hộp kiểm.

Nếu bạn muốn di chuyển hộp kiểm, hãy kéo nó đến vị trí bạn muốn.

Để sao chép hộp kiểm chính xác vào các ô tiếp theo, hãy nhấp vào hộp kiểm đó. Sau đó, di chuột đến góc dưới bên phải của hộp và kéo xuống dưới (hoặc tới bất kỳ hướng nào bạn muốn đặt hộp kiểm).

Mẹo quan trọng: Khi định dạng hộp kiểm trên một ô, hãy giữ phím Ctrl và nhấn nhấp chuột trái để sửa đổi hoặc thay đổi kích thước hình dạng của hộp kiểm thay vì đánh dấu vào nó.

Cách liên kết các ô trong danh sách kiểm tra Excel

1. Nếu bạn muốn kiểm đếm các ô đã đánh dấu, liên kết hộp kiểm sang ô khác.

2. Nhấp chuột phải vào hộp kiểm và chọn Kiểm soát định dạng .

3. Chuyển đến tab Kiểm soát . Đi tới tùy chọn Liên kết ô , nhập tên Ô bạn muốn liên kết.

Bạn sẽ nhận thấy rằng nếu đánh dấu vào hộp kiểm, ô được liên kết sẽ hiển thị TRUE .

Bỏ chọn nó sẽ tạo ra FALSE .

4. Lặp lại bước 1 và 2 với các ô khác trong cột phải được liên kết.

5. Để có được bản tóm tắt về số lượng ô đã được đánh dấu, hãy bấm vào ô nơi bạn muốn hiển thị kết quả. Sau đó, nhập =COUNTIF( C4:C10,TRUE) . Thay thế C4:C10 bằng ô đầu và ô cuối của dải ô.

6. Nếu bạn muốn ẩn cột hiển thị giá trị TRUE/FALSE, hãy nhấp vào cột đó (ví dụ: cột C). Tiếp theo, nhấn nhấp chuột phải và chọn Ẩn ở cuối menu bật lên.

Sửa đổi danh sách kiểm tra Excel của bạn bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện của bảng tính của bạn có thể giúp dữ liệu của bạn nổi bật và hấp dẫn về mặt hình ảnh..

1. Chọn ô bạn muốn sửa đổi, sau đó nhấp vào tab Trang chủ . Chuyển đến bên phải thanh công cụ và nhấp vào Định dạng có điều kiện .

2. Chọn Quy tắc mới . Nó sẽ hiển thị một số loại quy tắc mà bạn có thể sử dụng để chỉnh sửa ô đã chọn. Hiện tại, hãy chọn Sử dụng công thức để xác định ô nào cần định dạng .

3. Trong hộp văn bản bên dưới, Chỉnh sửa loại Mô tả quy tắc =$C4 . Tiếp theo, chọn Định dạng rồi chọn Điền . Đi tới Màu và thay đổi màu phông chữ của ô (ví dụ: Xanh lục). Chọn OK .

Lưu ý: Đừng quên sửa đổi tên ô. Những gì chúng tôi sử dụng ở đây (C4) chỉ là một ví dụ.

4. Lưu ý rằng khi bạn đánh dấu vào hộp kiểm liên kết bên cạnh ô, văn bản sẽ chuyển sang màu xanh lục.

5. Lặp lại các bước 1-4 cho các mục còn lại.

Mẹo quan trọng: Nhấn phím Ctrl + Shift và kéo ô đến nơi bạn muốn sao chép hộp kiểm để tạo ra kết quả tương tự khi dán sao chép. Phương pháp này cũng sẽ giữ cho các hộp kiểm được căn chỉnh.

Cách tạo danh sách kiểm tra Excel tương tác

Nếu bạn muốn theo dõi tiến trình của mình trong danh sách kiểm tra việc cần làm trong công thức nấu ăn, hãy tích hợp danh sách kiểm tra đó vào phần trăm hoàn thành nhiệm vụ. Đây là cách bạn thực hiện:

Dùng ví dụ hiện tại, hãy nhấp vào bất kỳ ô nào bạn muốn hiển thị tiến trình nhiệm vụ (Ví dụ: Ô E7)

Nhập công thức COUNTIF =COUNTIF($C$4:$C$10,TRUE) sau. Công thức này sẽ đếm tổng số mục có hộp kiểm được đánh dấu.

Để theo dõi tỷ lệ hoàn thành của tất cả các mục nhập, hãy nhập mục này vào ô nơi bạn muốn nó hiển thị (Ví dụ: Ô F4) =COUNTIF($C$4:$C$10,TRUE)/7*100. Lưu ý: đừng quên thay “7” bằng số mục trong danh sách.

Danh sách kiểm tra của bạn có gì?

Việc tạo danh sách kiểm tra trong Microsoft Excel có thể rất thú vị và giúp bạn hào hứng với hoạt động hoặc mục mà bạn muốn theo dõi. Cho dù bạn là lập danh sách tạp hóa hay đang tạo kho hàng cho cửa hàng của mình thì danh sách kiểm tra là một trong những cách tốt nhất để tránh bỏ sót bất kỳ mặt hàng nào. Tiếp theo, tạo danh sách thả xuống trong Excel và giúp việc nhập dữ liệu được sử dụng thường xuyên vào bảng tính trở nên dễ dàng hơn..

.

bài viết liên quan: