Microsoft Office ngày càng trở nên mạnh mẽ hơn qua mỗi bản cập nhật. Ngày nay, bạn thậm chí không cần một ứng dụng chuyên dụng cho sơ đồ. Bạn có thể tạo sơ đồ trong PowerPoint, Word và thậm chí cả Excel.
Chúng tôi đã xử lý được sơ đồ trong PowerPoint. Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo sơ đồ trong Word và Excel. Chúng tôi sẽ sử dụng Microsoft Office 2019 để minh họa nhưng bạn có thể làm theo các bước tương tự bằng Office 2010 hoặc Office 365. Nếu phiên bản bộ Microsoft Office của bạn không cũ hơn 2007, bạn có thể tạo sơ đồ bằng các phương pháp của chúng tôi.
Cách tạo sơ đồ trong Word bằng hình dạng
Phần mềm soạn thảo văn bản là một trình xử lý văn bản phổ biến được sử dụng ở mọi nơi trên thế giới vì nó tương thích với tất cả các máy tính. Theo thời gian, Word đã phát triển thành một thứ không chỉ là một trình xử lý văn bản đơn giản, ngày càng phổ biến trên tất cả các nền tảng. Giờ đây, nó còn đi kèm với công cụ vẽ và các công cụ thiết kế, vì vậy bạn có thể tạo lưu đồ, tạo mã vạch và thậm chí tạo thiệp chúc mừng.
Một trong những công cụ đó là Hình dạng. Sử dụng công cụ Hình dạng là cách dễ nhất để tạo sơ đồ đơn giản khi đang di chuyển. Vì vậy, hãy bắt đầu với sơ đồ cơ bản bằng Hình dạng.
Bắt đầu bằng một tài liệu trống
Khi khởi chạy Microsoft Word, bạn sẽ tự động được cung cấp tùy chọn mở một tài liệu trống. Chỉ cần nhấp vào tùy chọn Tài liệu trống và bạn đã sẵn sàng.
Bật đường lưới
Bước này là tùy chọn nhưng chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện vì nó giúp mọi việc dễ dàng hơn. Đường lưới sẽ giúp bạn định kích thước mọi thứ một cách chính xác và đặt từng phần tử của sơ đồ một cách chính xác. Nếu không có tính năng này, bạn có thể có những hình dạng không đồng đều và bản vẽ không thẳng hàng, khiến lưu đồ của bạn trông không chuyên nghiệp.
Để bật đường lưới, hãy chuyển đến tab Xem và nhấp vào hộp kiểm Đường lưới .
Tài liệu của bạn bây giờ sẽ trông giống như trong hình bên dưới.
Chèn hình
Chuyển đến tab Chèn và nhấp vào nút Hình dạng để hiển thị bộ sưu tập hình dạng của Word.
Bạn sẽ nhận thấy một số loại hình dạng..
Chúng tôi quan tâm đến các hình dạng Đường và Lưu đồ để tạo lưu đồ của chúng tôi. Mỗi hình dạng được sử dụng cho một mục đích khác nhau. Mặc dù các quy tắc không được đặt ra cố định nhưng bạn nên làm theo các đề xuất của Word. Ví dụ: bạn nên sử dụng hình chữ nhật cho các bước của quy trình và hình dạng kim cương cho các điểm quyết định. Bạn có thể tìm thấy thông tin này bằng cách di con trỏ chuột lên trên mỗi hình.
Bây giờ, hãy thêm hình dạng đầu tiên. Hãy bắt đầu với một hình bầu dục. Mở menu hình dạng, chọn hình bầu dục và vẽ nó bằng cách nhấp và kéo con trỏ chuột.
Sau khi vẽ hình đầu tiên, bạn sẽ thấy một tab mới ở đầu tài liệu. Bạn đã có quyền truy cập vào tab Định dạng mà bạn sẽ sử dụng để sửa đổi hình dạng, thêm màu sắc và hơn thế nữa.
Để thêm văn bản vào hình dạng của bạn, nhấp chuột phải vào hình dạng đó và chọn Thêm văn bản từ menu.
Bây giờ, hãy thêm một hình dạng khác rồi liên kết chúng lại với nhau bằng cách sử dụng một đường làm đường nối.
Thực hiện theo các bước trước để chèn hình chữ nhật.
Tiếp theo, hãy chuyển đến thư viện hình và thay vì chọn một hình từ danh mục Lưu đồ, hãy chọn một mũi tên đường từ danh mục Đường.
Chọn hình đầu tiên để xem các điểm kiểm soát ở mỗi bên của hình, sau đó chọn mũi tên. Nhấp vào tay cầm ở phía dưới thấp và kéo mũi tên đến tay cầm ở giữa của hình thứ hai.
Lặp lại các bước này bằng cách sử dụng bất kỳ hình dạng và đường thẳng nào bạn muốn để tạo lưu đồ.
Cách tạo sơ đồ trong Word bằng SmartArt
SmartArt là một tính năng mới hơn đi kèm với các bố cục tạo sẵn cho lưu đồ, sơ đồ tổ chức, sơ đồ Venn, v.v. Mặc dù công cụ Hình dạng đủ để trình bày ý tưởng của bạn nhưng SmartArt sẽ nâng công cụ này lên một tầm cao mới với giao diện chuyên nghiệp hơn và giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Tạo đồ họa SmartArt trong Word
Tạo một tài liệu trống mới và bật đường lưới như bạn đã làm trước đó.
Chuyển đến tab Chèn và cách nút Hình dạng hai bước, bạn sẽ tìm thấy SmartArt .
Nhấp vào SmartArt và cửa sổ mẫu sẽ mở ra. Word cung cấp nhiều loại đồ họa SmartArt nhưng chúng tôi quan tâm đến phần Quy trình ..
Chọn Quy trình nhấn mạnh hình ảnh trong danh mục Quy trình và nhấp vào nút OK . Mẫu này được dùng để trình bày trực quan quy trình làm việc hoặc quy trình từng bước.
Tùy chọn này tạo ra các hình dạng có thể chứa hình ảnh, văn bản và mũi tên liên kết chúng theo thứ tự hợp lý.
Bên cạnh sơ đồ, bạn cũng sẽ thấy một cửa sổ có các tùy chọn chỉnh sửa sơ đồ. Bạn có thể nhấp vào khung văn bản để chèn văn bản và nhấp vào hình ảnh tương ứng để chèn đồ họa mới.
Bạn cũng có thể sửa đổi thiết kế SmartArt sau khi tạo nó. Bạn có thể chèn hình dạng mới từ nút Thêm hình dạng ở góc trên cùng bên trái, thay đổi bố cục như trong hình ảnh trên, thêm màu mới, v.v.
Tạo sơ đồ bằng mẫu SmartArt là một quá trình nhanh hơn nhiều so với việc chèn hình theo cách thủ công và kết quả cuối cùng trông chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, đôi khi sử dụng hình dạng từ đầu là lựa chọn tốt hơn vì bạn có toàn quyền kiểm soát thiết kế và tùy chỉnh.
Cách tạo sơ đồ trong Excel bằng Công cụ hình dạng
Microsoft Excel không chỉ dùng để tạo bảng tính và làm toán. Nó hỗ trợ nhiều công cụ tạo đồ họa được sử dụng để tạo biểu đồ, biểu đồ, đồ thị, v.v.
Nếu bạn sử dụng Excel thường xuyên hơn Word, bạn cũng có thể sử dụng nó để tạo lưu đồ. Quá trình này về cơ bản giống như trong Word. Đây là cách bạn có thể tạo sơ đồ từ đầu bằng công cụ Hình dạng.
Thiết lập lưới
Cho dù bạn tạo sơ đồ trong Excel hay Word, hãy luôn tạo lưới sơ đồ. Nó giúp bạn định vị các hình dạng sơ đồ của mình một cách chính xác.
Để thiết lập lưới trong Excel, hãy bắt đầu bằng cách thay đổi độ rộng của cột. Một bảng tính Excel vốn đã là một dạng lưới, bạn chỉ cần tinh chỉnh nó là được. Chiều rộng của cột phải bằng chiều cao của hàng.
Bắt đầu bằng cách chọn tất cả các ô bằng cách nhấp vào nút góc trên bên trái trên trang tính của bạn.
Tiếp theo, chọn nút Định dạng trong phần Ô của tab Trang chủ và chọn Chiều rộng cột từ menu.
Theo mặc định, chiều cao của các hàng được đặt thành 15 điểm (20 pixel). Để có chiều rộng 20 pixel, hãy đặt chiều rộng cột thành 2,14 và chọn OK ..
Bây giờ chúng ta có một lưới nhưng nó không hoạt động giống như trong Word. Chúng ta cần kích hoạt tính năng Snap to Grid để làm cho các hình dạng tự động căn chỉnh theo đường lưới gần nhất.
Chuyển đến tab Bố cục Trang và chọn Căn chỉnh . Chọn Chụp vào lưới từ menu mới.
Chèn hình
Thêm hình trong Excel hoạt động giống hệt như trong Word.
Chuyển đến tab Chèn , nhấp vào nút Hình dạng và chọn hình dạng Lưu đồ đầu tiên của bạn.
Vẽ hình bằng cách kéo con trỏ chuột.
Bạn sẽ thấy tab Định dạng hình dạng xuất hiện ở trên cùng. Như bạn có thể thấy trong hình trên, nó giống hệt với Microsoft Word. Tất cả các điều khiển, tùy chọn và nút đều hoạt động giống hệt nhau.
Bạn có thể chọn một hình dạng khác từ phần Chèn hình dạng ở góc trên cùng bên trái và thêm nó vào bên dưới hình đầu tiên. Sau đó, nối chúng bằng một mũi tên, thay đổi màu sắc và tiếp tục thêm các hình dạng khác để hoàn thiện sơ đồ của bạn.
Cách tạo sơ đồ trong Excel bằng SmartArt
Cách nhanh nhất để tạo sơ đồ trong Excel là sử dụng đồ họa SmartArt. Tính năng này hoạt động giống như trong Word và các bước bạn cần thực hiện để tạo sơ đồ SmartArt về cơ bản là giống nhau.
Tạo đồ họa SmartArt trong Excel
SmartArt trong Excel cũng giống như trong Word. Chuyển đến tab Chèn và nhấp vào nút SmartArt .
Một cửa sổ có các mẫu sơ đồ SmartArt sẽ mở ra. Nó trông giống hệt như trong Word. Không có sự khác biệt giữa hai điều này, vì vậy hãy tham khảo phần của chúng tôi về cách tạo sơ đồ trong Word bằng SmartArt nếu bạn cần trợ giúp. Tất cả các tùy chọn chỉnh sửa và định dạng lưu đồ cũng giống hệt nhau.
Công cụ tạo sơ đồ yêu thích của bạn là gì?
Microsoft Word và Excel đều tuyệt vời như nhau trong việc thiết kế sơ đồ và bạn có thể sử dụng đồ họa SmartArt với cả hai. Bạn thích làm sơ đồ nào hơn? Hãy cho chúng tôi biết trong phần nhận xét bên dưới đâu là phần mềm tạo sơ đồ bạn yêu thích nhất và tại sao.
.