Đối với một công cụ dựa trên web và đám mây để theo dõi các dự án, nhiệm vụ, danh sách, thành viên nhóm, v.v., Smartsheet.com cung cấp các tính năng mở rộng và linh hoạt.
Nếu bạn đang cân nhắc dùng thử hoặc đã đăng ký dùng thử miễn phí thì việc tận dụng tối đa công cụ này có nghĩa là biết những gì nó có thể mang lại cho bạn và nhóm của bạn. Hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng Smartsheet cho người mới bắt đầu.
Smartsheet là gì?
Nếu bạn đã từng sử dụng các ứng dụng thích Asana, Monday.com hoặc phần mềm quản lý dự án tương tự thì Smartsheet có thể so sánh được về mục đích, cấu trúc và tính năng. Bạn có thể sử dụng nó một mình hoặc cộng tác với những người khác, tạo trang tổng quan để truy cập nhanh vào các mục và tận hưởng nhiều chế độ xem như Kanban, lịch và lưới.
Smartsheet cũng cung cấp quy trình làm việc tự động, mẫu để bắt đầu nhanh, báo cáo hữu ích, biểu mẫu tùy chỉnh và tích hợp với các ứng dụng khác để hợp lý hóa quy trình của bạn.
Cách tốt nhất để bắt đầu sử dụng Smartsheet là tạo hoặc nhập dự án, trang tính hoặc danh sách nhiệm vụ mà bạn muốn theo dõi. Sau đó, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các tính năng của từng công cụ.
Tạo, nhập hoặc sử dụng mẫu
Chọn biểu tượng Trung tâm giải pháp (dấu cộng) trong điều hướng bên trái. Sau đó, bạn sẽ thấy các tùy chọn Tạo và Nhập ở phía trên bên trái màn hình.
Chọn Tạo, và bạn có tám tùy chọn cho Lưới, Dự án, Thẻ, Danh sách nhiệm vụ, Biểu mẫu, Báo cáo và Trang tổng quan/Cổng thông tin. Chọn loại mục bạn muốn tạo, đặt tên cho nó và chọn Tạo .
Chọn Nhập nếu bạn có kế hoạch dự án hoặc bảng nhiệm vụ ở nơi khác mà bạn muốn bắt đầu. Chọn Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets hoặc Atlassian Trello. Sau đó làm theo lời nhắc để nhập mục.
Nếu bạn muốn bắt đầu với một mẫu hoặc bộ mẫu, hãy chọn Duyệt tất cả giải pháp , chọn một ngành hoặc sử dụng hộp Tìm kiếm để tìm thứ gì đó cụ thể.
Chọn một mẫu hoặc bộ để xem thông tin bổ sung. Sau đó đến sử dụng một mẫu, chọn nút Sử dụng .
Đối với bộ mẫu, hãy chọn Tìm hiểu thêm để biết thông tin chi tiết đầy đủ về những gì có trong bộ và tải xuống bộ mẫu..
Sử dụng Trợ lý dự án
Nếu bạn muốn bắt đầu một dự án mới thì bạn cũng có thể sử dụng Trợ lý dự án. Điều này giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi trong việc thiết lập dự án.
Trong Trung tâm giải pháp , chọn Trợ lý dự án . Đặt tên cho dự án của bạn, nhập hai nhiệm vụ để bắt đầu và thêm hai nhiệm vụ phụ cho Nhiệm vụ số 1.
Sau đó, bạn sẽ thấy bố cục Chế độ xem lưới cho dự án mới của mình với các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ mà bạn đã nhập.
Tính năng dự án
Việc theo dõi dự án của bạn trong Smartsheet thật dễ dàng nhờ các công cụ quản lý dự án được tích hợp sẵn như Gantt View.
Bạn có các vị trí cho nhiệm vụ, thời lượng, thời gian bắt đầu, kết thúc, nhiệm vụ trước đó, được giao, phần trăm hoàn thành, trạng thái và nhận xét ở phía bên trái. Ở bên phải là biểu đồ Gantt của bạn.
Bạn có thể thêm đường cơ sở và hiển thị hoặc ẩn đường quan trọng bằng cách sử dụng các biểu tượng ở trên cùng bên phải.
Chọn biểu tượng bánh răng để mở Cài đặt dự án. Sau đó điều chỉnh Cài đặt phụ thuộc, Hiển thị dòng thời gian và Quản lý tài nguyên.
Tính năng danh sách nhiệm vụ
Danh sách nhiệm vụ có chính xác những gì bạn cần theo dõi việc cần làm của bạn từ đầu đến cuối.
Nhập tên nhiệm vụ, ngày đến hạn, người được giao và trạng thái. Sử dụng cột Hoàn thành để đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành và phần Nhận xét để ghi chú.
Tính năng thẻ
Nếu thích phương pháp quản lý dự án Kanban, bạn có thể sử dụng bố cục Thẻ, cho chính bạn hoặc nhóm của bạn.
Bạn sẽ bắt đầu với các làn dành cho Chưa phân loại, Tồn đọng, Lập kế hoạch, Đang tiến hành và Hoàn thành. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi các nhãn này theo dự án của mình.
Sử dụng dấu cộng để thêm thẻ vào làn đường. Thẻ của bạn có thể bao gồm danh sách kiểm tra các nhiệm vụ phụ, tệp đính kèm, nhận xét, bằng chứng và lời nhắc. Bạn cũng có thể chỉnh sửa các nhiệm vụ phụ trên thẻ ở chế độ xem lớn hơn bằng cách chọn biểu tượng Chỉnh sửa (bút chì).
Chọn giữa chế độ xem thu gọn hoặc chế độ xem đầy đủ các thẻ của bạn và điều chỉnh cài đặt Chế độ xem thẻ bằng biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải.
Tính năng lưới
Bạn có sử dụng các ứng dụng như Microsoft Excel hoặc Google Trang tính để theo dõi các mặt hàng không? Nếu vậy thì bố cục lưới là dành cho bạn. Nó trông giống như một bảng tính có cột, hàng và ô..
Tính năng biểu mẫu
Xây dựng biểu mẫu tùy chỉnh là một tính năng hữu ích cho mọi loại dự án. Với Smartsheet, bạn có thể thiết kế biểu mẫu của mình và điều chỉnh cài đặt biểu mẫu một cách dễ dàng.
Thêm và xóa Thành phần biểu mẫu ở phần bên trái. Sau đó, chọn trường biểu mẫu để điều chỉnh cài đặt cụ thể ở bên phải. Ví dụ: bạn có thể tạo một trường bắt buộc, bao gồm nhãn hoặc văn bản trợ giúp, sử dụng xác thực và thêm logic.
Điều chỉnh cài đặt biểu mẫu cho Chủ đề và Thương hiệu, Bảo mật, Gửi biểu mẫu và email để gửi.
Tính năng báo cáo
Tạo Báo cáo Hàng, Báo cáo Tóm tắt hoặc cả hai. Chọn trang tính hoặc dự án và thêm các cột. Bạn có thể thêm bộ lọc, sắp xếp và nhóm các cột, đồng thời bao gồm phần tóm tắt ở trên cùng.
Tính năng của bảng điều khiển
Bằng cách tạo trang tổng quan Smartsheet, bạn có thể xem ảnh chụp nhanh dự án của mình, kiểm tra các mục đang hoạt động, xem biểu đồ tiện dụng hoặc xem số liệu.
Đặt tên cho trang tổng quan của bạn rồi chọn tiện ích bạn muốn sử dụng. Bạn sẽ thấy một bộ sưu tập các tiện ích đẹp mắt ở bên phải và chỉ cần chọn một tiện ích để thêm nó.
Sau khi có tiện ích trên trang tổng quan, bạn có thể điều chỉnh cài đặt của chúng. Tùy thuộc vào loại tiện ích, bạn có thể thêm và tạo kiểu cho tiêu đề cũng như chọn hành động khi ai đó nhấp vào tiện ích.
Điều hướng, bố cục và công cụ của Smartsheet
Smartsheet cung cấp một cách dễ dàng để điều hướng ứng dụng cũng như sử dụng các công cụ.
Điều hướng bên trái
Ở phía bên trái, bạn có điều hướng chính cho Trang chủ, Thông báo, Duyệt qua, Gần đây, Mục yêu thích, WorkApps và Trung tâm Giải pháp. Khi bạn đăng nhập vào Smartsheet, hãy chọn nơi bạn muốn bắt đầu.
Ở dưới cùng, hãy chọn biểu tượng Trợ giúp (dấu chấm hỏi) để được hỗ trợ hoặc biểu tượng Tài khoản để điều chỉnh hồ sơ và cài đặt của bạn.
Công cụ bên phải
Ở bên phải là các công cụ. Bạn sẽ thấy những thông tin này trên màn hình cho từng mục bạn sử dụng, chẳng hạn như Dự án, Danh sách nhiệm vụ hoặc Thẻ. Các ngoại lệ là Bảng điều khiển và Báo cáo.
Khi bạn chọn một công cụ, một thanh bên sẽ hiển thị có chứa các mục tương ứng. Bạn có Cuộc trò chuyện, Tệp đính kèm, Bằng chứng, Yêu cầu cập nhật, Xuất bản, Nhật ký hoạt động và Tóm tắt..
Các hành động khả dụng ở thanh bên sẽ tùy thuộc vào công cụ. Ví dụ: bạn có thể xem tất cả các cuộc hội thoại, những cuộc hội thoại chưa đọc hoặc nhận xét trên mỗi trang hoặc hàng. Đối với tệp đính kèm, bạn có thể xem trước tệp, tải xuống, đổi tên hoặc thêm mô tả.
Thanh công cụ hàng đầu
Ở đầu mỗi mục, bạn có các công cụ bổ sung. Ở phía bên trái, bạn có thể lưu, in, hoàn tác hoặc làm lại một hành động. Ngay bên cạnh đó, bạn có thể thay đổi chế độ xem của mình, khá tiện dụng. Chuyển đổi giữa các chế độ xem Lưới, Gantt, Thẻ hoặc Lịch.
Bạn cũng sẽ thấy các nút phông chữ và định dạng tương tự như những gì bạn thấy trong Microsoft Word. Điều này cho phép bạn thay đổi kiểu, kích thước hoặc màu sắc phông chữ, thay đổi cách căn chỉnh, định dạng tiền tệ, v.v.
Các tính năng và tùy chọn bổ sung của Smartsheet
Sau khi bạn tìm hiểu kiến thức cơ bản về cách sử dụng Smartsheet, hãy xem các tính năng và tùy chọn bổ sung này.
Chia sẻ : Cùng với các cuộc trò chuyện trong thời gian thực và Công cụ cộng tác, bạn có thể điều chỉnh cài đặt chia sẻ và quyền cho nhóm của mình. Sử dụng nút Chia sẻ ở trên cùng bên phải để xem các tùy chọn của bạn.
Tích hợp : Kết nối Smartsheet với các ứng dụng như Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, v.v. Để xem các tùy chọn của bạn, hãy đi tới Trung tâm giải pháp , chọn Duyệt qua tất cả giải pháp và chọn Xem thêm tiện ích bổ sung trong phần Tiện ích bổ sung .
Quy trình làm việc tự động : Tự động hóa tác vụ cho dự án hoặc trang tính của bạn bằng cách chọn trình kích hoạt và hành động. Bạn có thể tự động hóa những thứ như thông báo, yêu cầu phê duyệt, ghi lại ngày hoặc khóa hàng. Chọn tab Tự động hóa phía trên thanh công cụ trên cùng.
Bạn cũng có thể tạo không gian làm việc, sử dụng định dạng có điều kiện và kiểm tra chức năng tạo ứng dụng web hoặc thiết bị di động cho công ty của mình.
Smartsheet là một công cụ mạnh mẽ, đầy đủ tính năng để quản lý các dự án thuộc mọi quy mô. Hãy nhớ tham khảo giá gói thuê bao của họ để tìm ra sản phẩm phù hợp nhất với bạn.
Đối với các công cụ tương tự, hãy xem cách sử dụng công cụ Todoist Kanban hoặc cách làm việc hiệu quả với Trello.
.