Với tính năng xác thực dữ liệu trong Google Trang tính, bạn có thể loại bỏ các mục nhập không chính xác bằng cách kiểm tra dữ liệu ngay khi nhập. Điều này cho phép bạn xác nhận văn bản, số, ngày tháng và các loại dữ liệu khác bằng các quy tắc đơn giản mà bạn thiết lập.
Vì có một số loại quy tắc xác thực mà bạn có thể áp dụng cho tập dữ liệu của mình nên hãy cùng xem xét từng loại quy tắc riêng lẻ để bạn có thể chọn loại quy tắc phù hợp nhất.
Xác thực văn bản
Với xác thực văn bản tính năng trong Google Trang tính, bạn có thể kiểm tra các mục nhập có chứa, không chứa hoặc giống với văn bản cụ thể. Bạn cũng có thể xác thực ô để tìm địa chỉ email hoặc URL.
Ví dụ: chúng tôi sẽ xác thực văn bản trong ô của mình để đảm bảo văn bản đó chứa “ID” cho số sản phẩm của chúng tôi.
Chọn ô hoặc dải ô và sử dụng Dữ liệu>Xác thực dữ liệuđể mở thanh bên và chọn Thêm quy tắc.
Áp dụng cho dải ô: Xác nhận ô hoặc dải ô và sử dụng biểu tượng ở bên phải để thêm một dải ô khác. Lưu ý: Như hình bên dưới, bạn nên sử dụng tên trang tính (tab) cùng với tham chiếu ô hoặc phạm vi dữ liệu. Tên trang tính của chúng tôi là Ngày.
Tiêu chí: Chọn tùy chọn văn bản bạn muốn sử dụng và nhập văn bản vào trường bên dưới. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi chọn “Văn bản chứa” và nhập “ID”.
Tùy chọn nâng cao: Để hiển thị và nhập văn bản trợ giúp hoặc chọn cảnh báo hoặc từ chối dữ liệu không hợp lệ, hãy mở rộng Tùy chọn nâng caovà đánh dấu những tùy chọn bạn muốn sử dụng.
Chọn Xongđể áp dụng quy tắc. Sau đó, bạn có thể kiểm tra quy tắc xác thực dữ liệu của mình. Nhập mục nhập hợp lệ và sau đó nhập mục nhập không hợp lệ để đảm bảo quy tắc hoạt động như bạn mong đợi.
Xác thực ngày
Để xác thực ngày trong Google Trang tính, bạn có một số tùy chọn. Bạn có thể kiểm tra ngày vào, sau, trước hoặc giữa cũng như ngày hợp lệ.
Ví dụ: bạn có thể muốn xác nhận rằng ngày đã nhập rơi sau một ngày cụ thể, chẳng hạn như ngày 1 tháng 1 năm 2023, đối với báo cáo tài chính năm 2023 của công ty bạn.
Chọn ô hoặc dải ô và sử dụng Dữ liệu>Xác thực dữ liệuđể mở thanh bên và chọn Thêm quy tắc.
Áp dụng cho phạm vi: Xác nhận ô hoặc phạm vi và tùy ý thêm một ô hoặc phạm vi khác.
Tiêu chí: Chọn tùy chọn ngày bạn muốn sử dụng menu thả xuống hoặc trường văn bản để chọn hoặc nhập ngày tương ứng. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi chọn “Ngày sau”, chọn “ngày chính xác” và nhập “1/1/23” vào trường bên dưới..
Tùy chọn nâng cao: Giống như xác thực văn bản ở trên, bạn có thể mở rộng phần này để thêm văn bản trợ giúp và chọn hành động nhập không hợp lệ.
Chọn Xongkhi bạn hoàn tất. Sau đó, bạn có thể kiểm tra việc xác thực ngày bằng cách nhập ngày hợp lệ và ngày không hợp lệ theo quy tắc của mình.
Xác thực số
Nếu muốn xác thực các số trong Trang tính, bạn có thể thiết lập quy tắc kiểm tra các số lớn hơn, nhỏ hơn, bằng, giữa, v.v.
Đối với ví dụ này, chúng tôi muốn xác nhận rằng số được nhập là từ 1 đến 17 đối với cha mẹ nhập độ tuổi của con họ.
Chọn ô hoặc dải ô, chọn Dữ liệu>Xác thực dữ liệuvà chọn Thêm quy tắc.
Áp dụng cho phạm vi: Xác nhận ô hoặc phạm vi và tùy ý thêm một ô hoặc phạm vi khác.
Tiêu chí: Chọn tùy chọn ngày bạn muốn sử dụng và nhập văn bản vào trường bên dưới. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi chọn “Nằm giữa” và nhập “1” vào trường đầu tiên và “17” vào trường thứ hai.
Tùy chọn nâng cao: Giống như các xác thực ở trên, hãy mở rộng phần này để thêm văn bản trợ giúp và chọn hành động dữ liệu không hợp lệ.
Chọn Xongđể áp dụng quy tắc. Kiểm tra quy tắc xác thực số của bạn bằng cách nhập cả số đúng và số không chính xác.
Tạo Danh sách thả xuống
Danh sách thả xuống là một loại xác thực khác mà bạn có thể sử dụng trong Trang tính. Điều khác biệt ở đây là bạn có thể chèn danh sách thả xuống sử dụng menu Chèn hoặc Dữ liệu. Dù bằng cách nào, bạn sẽ sử dụng thanh bên Xác thực dữ liệu để thiết lập danh sách các mục.
Ở đây, chúng tôi sẽ thiết lập danh sách thả xuống để chọn mục menu.
Thực hiện một trong những thao tác sau để thêm danh sách thả xuống:
Nhập các mục trong danh sách của bạn vào trường Tùy chọn 1 và Tùy chọn 2 rồi sử dụng nút Thêm mục khácđể thêm mục khác. Bạn cũng có thể sắp xếp lại các mục bằng cách sử dụng biểu tượng lướiở bên trái mỗi mục.
Chọn màu cho từng mục danh sách trong hộp thả xuống bảng màuở bên trái..
Tùy chọn nâng cao: Mở rộng phần này để hiển thị văn bản trợ giúp, chọn tác vụ dữ liệu không hợp lệ và chọn kiểu hiển thị cho danh sách.
Chọn Xongkhi bạn hoàn tất và bạn sẽ thấy danh sách thả xuống của mình sẵn sàng hoạt động.
Chèn hộp kiểm
Tương tự như xác thực danh sách thả xuống ở trên, bạn có thể thêm hộp kiểm vào ô bằng một trong hai tùy chọn và tùy chỉnh các giá trị trong thanh bên Xác thực dữ liệu.
Ở đây, chúng tôi sẽ thêm các hộp kiểm để thêm các món ăn vào bữa ăn của mình.
Để sử dụng các giá trị cụ thể cho trạng thái hộp đã chọn và không được chọn, hãy đánh dấu tùy chọn Sử dụng giá trị ô tùy chỉnhvà nhập những giá trị bạn muốn sử dụng. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi nhập “Có” và “Không”.
Tùy chọn nâng cao: Mở rộng phần này để hiển thị văn bản trợ giúp và chọn hành động nhập không hợp lệ.
Chọn Xongđể áp dụng quy tắc hộp kiểm cho ô hoặc phạm vi ô.
Sử dụng Công thức tùy chỉnh
Một cách khác để sử dụng xác thực dữ liệu là sử dụng công thức trong Google Trang tính tùy chỉnh. Đây là một lựa chọn tốt khi không áp dụng quy tắc đặt trước nào ở trên. Bạn có thể thực hiện những việc như đảm bảo ô chứa văn bản hoặc giới hạn số lượng ký tự trong ô.
Ví dụ: chúng tôi sẽ thiết lập quy tắc xác thực để kiểm tra văn bản trong ô. Nếu một số hoặc ngày được nhập, điều này sẽ dẫn đến hành động dữ liệu không hợp lệ.
Chọn ô hoặc dải ô và chọn Dữ liệu>Xác thực dữ liệu.
Áp dụng cho phạm vi: Xác nhận ô hoặc phạm vi và tùy ý thêm một ô hoặc phạm vi khác.
Tiêu chí: Chọn “Công thức tùy chỉnh là” và nhập công thức vào trường bên dưới. Sử dụng ví dụ của chúng tôi, chúng tôi nhập công thức “=ISTEXT(A2)” để kiểm tra xem ô A2 có chứa văn bản hay không.
Tùy chọn nâng cao: Mở rộng phần này để nhập văn bản trợ giúp và chọn hành động dữ liệu không hợp lệ. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ đánh dấu tùy chọn hiển thị văn bản trợ giúp và nhập thông báo tùy chỉnh để hiển thị cùng với việc từ chối nội dung nhập.
Chọn Xongđể áp dụng quy tắc. Sau đó, hãy kiểm tra quy tắc xác thực mới của bạn bằng cách nhập cả dữ liệu hợp lệ và không hợp lệ để đảm bảo công thức hoạt động như mong đợi. Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, bạn có thể thấy thông báo của chúng tôi về mục nhập không hợp lệ..
Chỉnh sửa hoặc xóa xác thực dữ liệu
Nếu sau khi thiết lập quy tắc xác thực dữ liệu, bạn muốn thay đổi quy tắc đó hoặc chỉ cần xóa quy tắc đó thì cả hai đều dễ dàng thực hiện.
Chọn ô hoặc dải ô chứa xác thực và chọn Dữ liệu>Xác thực dữ liệutrong menu để mở thanh bên.
Sau đó, thực hiện một trong những thao tác sau:
Với tính năng xác thực dữ liệu trong Google Trang tính, bạn có thể đảm bảo dữ liệu của mình được nhập chính xác. Cho dù bạn bật lên một thông báo cảnh báo hay cung cấp các tùy chọn danh sách thả xuống, bạn có thể tránh khỏi việc phải kiểm tra dữ liệu không hợp lệ sau này.
Nếu bạn cũng sử dụng các ứng dụng của Microsoft, hãy xem cách tạo danh sách thả xuống trong Excel nữa..