Biểu đồ Gantt là một cách phổ biến để theo dõi các dự án, đặc biệt là đối với các nhóm cần ghi nhớ thời lượng của một nhiệm vụ. Bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt một cách hiệu quả, bạn có thể đảm bảo các nhiệm vụ khác nhau không ảnh hưởng lẫn nhau và thậm chí xác định thời điểm một việc nên hoàn thành để việc khác có thể bắt đầu.
Có một số cách để tạo biểu đồ Gantt, nhưng trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một biểu đồ trong một chương trình mà bạn có thể có sẵn: Microsoft Excel. Mặc dù nó có thể sẽ không vượt trội so với phần mềm tùy chỉnh khi quản lý một số lượng lớn nhiệm vụ, nhưng đối với các dự án nhỏ, đây là một lựa chọn thay thế hoàn toàn tốt.
Cách tạo biểu đồ Gantt trong Microsoft Excel
Điều thú vị khi tạo biểu đồ Gantt trong Excel là bạn có thể đã sở hữu một bản sao của bảng tính và biết cách sử dụng nó. Nếu không, chúng tôi khuyên bạn nên xem Hướng dẫn Excel của chúng tôi. Hầu hết các phiên bản Microsoft Excel gần đây nhất (chúng tôi đang sử dụng Office Online cho hướng dẫn này, mặc dù bạn cũng có thể lấy Office 365 miễn phí ) có mẫu Gantt đi kèm, vì vậy hãy xem nhanh mẫu đó trước khi chúng tôi hướng dẫn bạn cách để tạo biểu đồ của riêng bạn.
Mẫu Microsoft Excel Gantt
Trước khi bắt đầu tạo biểu đồ từ đầu, hãy lưu ý rằng có một mẫu Gantt được bao gồm trong Excel. Nếu bạn đang sử dụng Office Online, đây là một trong những Sổ làm việc có sẵn trong màn hình chính của Excel
Mẫu biểu đồ Gantt khá tốt. Bạn có thể nhập dữ liệu của mình vào một bảng, sau đó tự động xuất dữ liệu sang biểu đồ thanh đảo ngược. Chúng tôi khuyên bạn nên làm rối với nó một chút để xem điều gì có thể xảy ra với biểu đồ Gantt trong Excel. Tuy nhiên, mẫu này hơi thiếu linh hoạt, vì vậy nếu nó không phù hợp với bạn thì bạn sẽ phải xây dựng biểu đồ Gantt của mình từ đầu.
Chế tạo Biểu đồ Gantt của riêng bạn
Nếu bạn muốn mọi thứ diễn ra chính xác theo cách bạn muốn, bạn sẽ cần bắt đầu với một sổ làm việc trống. Để làm như vậy, hãy chọn nút sổ làm việc trống mớitừ thanh trên cùng - nằm ở phía bên trái - và đợi nó tải. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy một bảng tính trống.
Trước khi có thể tạo biểu đồ Gantt, bạn cần tập hợp một số dữ liệu. Đối với mục đích minh họa, chúng tôi sẽ giả sử chúng tôi có năm nhiệm vụ và đánh số chúng từ 1 đến 5. Các nhiệm vụ đó chuyển sang cột A. Trong cột B, thêm một số ngày bắt đầu hư cấu bốn nhiệm vụ - đảm bảo các ô được đặt để chấp nhận ngày. Cuối cùng, trong cột C, hãy đặt thời lượng của mỗi nhiệm vụ tính bằng ngày.
Nếu muốn, bạn cũng có thể thêm ngày kết thúc vào cột C, sau đó là trừ ngày tự động và hiển thị khoảng thời gian kết quả trong cột D. Tuy nhiên, chỉ với mục đích thiết lập biểu đồ Gantt, ngày bắt đầu và khoảng thời gian là đủ.
Với các ngày đã sẵn sàng, bước tiếp theo là tạo biểu đồ xếp chồngdựa trên ngày bắt đầu nhiệm vụ của chúng tôi. Đối với điều đó, bạn cần chọn tất cả dữ liệu trong bảng, từ A1 đến C6, rồi chọn chènở đầu trang (đọc tất cả về tạo biểu đồ trong Excel ).
Thanh công cụ sẽ thay đổi thành một số tùy chọn đồ thị, bạn cần chuyển đến tùy chọn đồ họa và nhấp vào mũi tên xuống. Một danh sách dài các tùy chọn sẽ xuất hiện, trong thanhchọn thanh xếp chồng. Đảm bảo không chọn thanh được gọi là 100% thanh xếp chồng vì điều đó sẽ không hoạt động.
Microsoft Excel sẽ nhận được để hoạt động và một biểu đồ mới sẽ bật lên ở giữa màn hình. Đây là phần bắt đầu của biểu đồ Gantt, mặc dù bạn vẫn chưa ở đó.
Đối với một biểu đồ, bạn sẽ có thể cần thay đổi kích thước cửa sổ (chúng tôi đã làm điều đó trong ví dụ trên), sau đó đổi tên biểu đồ bằng cách nhấp vào hộp tiêu đề biểu đồ. Trong khi bạn ở đó,. Ngoài ra, hãy xóa chú giải ở cuối biểu đồ - nơi có ghi ngày bắt đầuvà thời lượng- bằng cách chọn và nhấn phím Xóatrên bàn phím.
Tiếp theo, bạn cần sắp xếp lại biểu đồ. Hiện tại, nhiệm vụ 5 đang ở trên cùng và nhiệm vụ 1 ở dưới cùng, và nó cần phải hoàn toàn ngược lại. Để khắc phục điều đó, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên biểu đồ và chọn Định dạngtrong hộp thoại xuất hiện.
Một thanh tác vụ mới sẽ mở ra ở bên phải màn hình của bạn, được gọi là" Biểu đồ ". Từ tất cả các tùy chọn, hãy chọn Trục dọc.
Trong menu gấp lại, chọn hộp bên cạnh cài đặt có nội dung danh mục theo thứ tự ngược lại. Điều đó sẽ đặt nhiệm vụ 1 lên hàng đầu trong biểu đồ.
Sau khi hoàn thành, chỉ còn một bước nữa, đó là xóa phần màu xanh lam - đại diện cho ngày bắt đầu - của thanh từ biểu đồ. Rốt cuộc, trong biểu đồ Gantt, bạn chỉ quan tâm đến thời lượng của các nhiệm vụ; thanh màu xanh lam đang cản trở.
Để loại bỏ nó, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ thanh màu xanh lam nào các thanh. Một hộp định dạng khác sẽ bật lên; nhấp vào nó. Một lần nữa, bạn sẽ có cửa sổ bên phải mở ra. Tuy nhiên, lần này, chúng ta cần nhấp vào mục nhập cho Chuỗi “Ngày bắt đầu”.
Trong trình đơn này, nhấp vào mục có nội dung Tô màu, sau đó trên trình đơn màu lớn bật lên, chuyển xuống cuối và chọn Không tô màu.
Như vậy, biểu đồ Gantt của bạn đã xong. Các ô màu cam (bạn có thể tô màu lại bằng lệnh tô màu nếu muốn) hiển thị khi một tác vụ nhất định đang được thực hiện.
Biểu đồ Gantt trong Excel
Như vậy là đủ để bạn bắt đầu tạo biểu đồ Gantt của riêng mình. Mặc dù các mẫu mà Excel cung cấp - chưa kể đến phần mềm quản lý dự án được thiết kế riêng - có lẽ là một lựa chọn tốt hơn nếu bạn có kế hoạch quản lý nhiều tác vụ, nhưng sử dụng tùy chọn homebrew như trên có thể tốt hơn nếu bạn đang theo dõi một số lượng nhỏ nhiệm vụ hoặc muốn thêm một số hương vị dễ dàng cho bản trình bày.
bài viết liên quan: