Microsoft Excel vẫn là ứng dụng bảng tính phổ biến nhất trên thế giới. Dữ liệu bảng tính Excel thường nhạy cảm, chứa dữ liệu cá nhân hoặc tài chính. Nói một cách dễ hiểu, bạn có thể cân nhắc việc bảo vệ bổ sung cho các tệp Excel của mình, chẳng hạn như mật khẩu.
Bạn có thể bảo vệ bằng mật khẩu cho bất kỳ tệp Excel nào bằng cách sử dụng một số tùy chọn, bao gồm công cụ mật khẩu Excel tích hợp hoặc tùy chọn mật khẩu Excel của bên thứ ba.
1. Mật khẩu Bảo vệ Trang tính Excel bằng Công cụ Tích hợp
Tùy chọn đầu tiên để bảo vệ bằng mật khẩu Excel là một công cụ tích hợp. Toàn bộ bộ Microsoft Office có một công cụ bảo vệ bằng mật khẩu mà bạn có thể sử dụng để bảo mật bảng tính Excel, tài liệu Word, bản trình bày PowerPoint, v.v. của mình.
Trong Excel, đi tới Tệp>Thông tin.Chọn Bảo vệ sổ làm việc, sau đó chọn Mã hóa bằng mật khẩutừ trình đơn thả xuống.
Bây giờ, hãy nhập mật khẩu an toàn cho Bảng tính Excel. Đảm bảo mật khẩu của bạn mạnh và duy nhất, nhấn OK, sau đó nhập lại mật khẩu của bạn để xác nhận.
Lần tới khi bạn cố gắng mở bảng tính Excel, bạn ' Bạn sẽ gặp biểu mẫu nhập mật khẩu.
Bạn mới sử dụng Excel? Hãy xem Hướng dẫn kiến thức cơ bản về Microsoft Excel của chúng tôi để tìm hiểu các quy trình - nhanh chóng!
Bảo vệ bằng mật khẩu Microsoft Office an toàn như thế nào?
Microsoft Office 97 -2003 đã sử dụng một tiêu chuẩn mã hóa rất kém, được gọi là RC4. Thuật toán mã hóa cũ có nhiều lỗ hổng, khiến việc bẻ khóa mật khẩu trên tài liệu Excel cũ trở nên vô cùng dễ dàng.
Microsoft Office 2007-2013 đã có một thuật toán mã hóa được nâng cấp, chuyển sang thuật toán AES-128 mạnh hơn nhiều. Office 2016-2019 sử dụng thuật toán mã hóa AES-256, không thể phá vỡ thuật toán này trong một khung thời gian hợp lý bằng công nghệ hiện có.
Bảo vệ Excel bổ sung
Microsoft Excel có cũng có một số tính năng bảo mật bổ sung:
Bạn có thể sử dụng kết hợp các tính năng bảo mật bổ sung cùng với tùy chọn bảo vệ bằng mật khẩu bảng tính Excel, đặc biệt nếu bạn đang chia sẻ bảng tính Excel.
2. 7-Zip
Một phương pháp tuyệt vời để mã hóa nhiều tệp Excel cùng lúc là sử dụng công cụ lưu trữ miễn phí, 7-Zip để bảo vệ bằng mật khẩu cho nhiều tệp Excel. Bạn có thể sử dụng 7-Zip để mã hóa toàn bộ thư mục gồm các tệp Excel riêng lẻ, bảo vệ bằng mật khẩu bảo vệ toàn bộ lựa chọn bảng tính Excel thay vì từng bảng tính.
Trước tiên, hãy tải xuống và cài đặt phiên bản mới nhất của 7-Zip . Sau khi cài đặt, hãy chuyển đến thư mục chứa bảng tính Excel của bạn. Bây giờ, hãy kéo con trỏ chuột qua các tệp bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu để chọn tất cả. Hoặc, giữ CTRLvà nhấp chuột trái để chọn các tệp riêng lẻ bằng chuột của bạn.
Sau khi hoàn tất lựa chọn của bạn, nhấp chuột phải và chọn 7-Zip>Thêm vào Lưu trữ để mở các tùy chọn lưu trữ 7-Zip. Các tùy chọn Mã hóanằm ở bên phải. Nhập mật khẩu mạnh và duy nhất, sau đó nhấn OK.
Bây giờ, bạn phải nhập mật khẩu trước khi mở bất kỳ bảng tính nào trong Excel bên trong>kho lưu trữ. Nhưng các bảng tính bên ngoài kho lưu trữ không được bảo vệ bằng mật khẩu. Chọn các bảng tính Excel không được bảo vệ bằng mật khẩu (bên ngoài kho lưu trữ) và xóa chúng.
3. Hệ thống tệp mã hóa của Windows
Hệ thống tệp mã hóa của Windows (EFS) là hệ thống mã hóa tích hợp của Windows cho các tệp riêng lẻ. EFS không giống như Bitlocker, mà bạn sử dụng để mã hóa toàn bộ đĩa. Thay vào đó, EFS hoạt động trên cơ sở từng tệp, hoàn hảo để bảo vệ bằng mật khẩu cho bảng tính Excel.
Để sử dụng EFS để mã hóa tệp của bạn, hãy nhấp chuột phải vào bảng tính Excel và chọn Thuộc tính . Bây giờ, chọn Nâng cao,sau đó chọn hộp để Mã hóa nội dung để bảo mật dữ liệu. Nhấn OK, sau đó nhấn Áp dụng.
Cảnh báo mã hóa sẽ xuất hiện. Nó giải thích rằng việc mã hóa một tệp duy nhất có thể gây ra sự cố trong một số trường hợp nhất định và mã hóa toàn bộ thư mục cung cấp nhiều bảo vệ hơn. Nếu tệp nằm trong thư mục được truy cập thường xuyên, bạn sẽ phải mở khóa thư mục mỗi khi muốn truy cập bất kỳ tệp nào khác. Một cách giải quyết vấn đề này là đặt tệp văn bản của bạn vào một thư mục riêng và sử dụng tệp này làm thư mục bảo mật của bạn.
Sau khi xác nhận lựa chọn của bạn, Hệ thống Tệp Mã hóa sẽ hỏi bạn xem bạn có muốn sao lưu khóa mã hóa hay không. Bạn có thể sử dụng sao lưu khóa mã hóa nếu quên mật khẩu giải mã của mình.
Xuất sao lưu khóa mã hóa
Nếu bạn chọn xuất bản sao lưu khóa mã hóa của mình cho bảo mật bổ sung, Trình hướng dẫn Xuất Chứng chỉ của Microsoft sẽ chạy. Trình hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và xuất khóa mã hóa sang nguồn phương tiện bên ngoài, chẳng hạn như ổ USB flash.
Chọn Trao đổi thông tin cá nhântừ trang đầu tiên và chọn Xuất tất cả các thuộc tính mở rộng. Trên trang tiếp theo, bạn phải nhập một mật khẩu an toàn và duy nhất để bảo vệ tệp của mình bằng mật khẩu. Chuyển kiểu mã hóa thành AES256-SHA256(mã hóa cực kỳ mạnh mẽ! ), sau đó cung cấp tên tệp cho bản sao lưu khóa mã hóa của bạn. Nhấn Hoàn tấtđể hoàn tất quá trình.
Khi quá trình hoàn tất, bạn sẽ thấy biểu tượng ổ khóa nhỏ trên biểu tượng tệp văn bản Notepad, cho biết trạng thái mã hóa của nó .
4. AxCrypt
Một công cụ hữu ích khác để bảo vệ mật khẩu trang tính Excel là AxCrypt, một công cụ mã hóa tiện dụng nhưng mạnh mẽ.
Tải xuống và cài đặt AxCrypt. Lần đầu tiên bạn chạy AxCrypt, bạn sẽ phải chạy qua quá trình thiết lập. Điều quan trọng là bạn phải cung cấp địa chỉ email thực trong quá trình đăng ký, nếu không, bạn sẽ không nhận được giấy phép AxCrypt miễn phí của mình. Sau khi nhận được mã, hãy sao chép và dán mã đó vào AxCrypt trước khi tiếp tục.
Bạn cũng cần tạo mật khẩu AxCrypt mạnh và duy nhất. Mật khẩu AxCrypt đóng vai trò là khóa mã hóa và giải mã cho bảng tính Excel của bạn. Hãy chú ý đến cảnh báo AxCrypt. Khôi phục mật khẩu của bạn sẽ chỉ cho phép truy cập vào tài khoản được liên kết với các tệp. Nó sẽ không cho phép bạn giải mã các tệp được bảo mật bằng mật khẩu cũ.
Khi bạn đã sẵn sàng, hãy kéo và thả tệp bảng tính Excel vào cửa sổ AxCrypt. Nếu bạn đã đăng nhập AxCrypt, nó sẽ tự động mã hóa các tệp của bạn. Tương tự, nếu bạn đã đăng nhập AxCrypt và cố gắng mở một tệp, nó sẽ không hiển thị lời nhắc mật khẩu. Nếu bạn đóng AxCrypt (công cụ này cũng đăng xuất bạn), bạn sẽ nhận được lời nhắc mật khẩu khi bạn cố gắng mở bảng tính.
AxCrypt là một công cụ mã hóa miễn phí, đó là lý do tại sao nó có trong của chúng tôi 6.
Cách tốt nhất để bảo vệ bằng mật khẩu cho bảng tính Excel là gì?
Ngày xưa, việc sử dụng tính năng bảo vệ bằng mật khẩu tích hợp của Microsoft Office để bảo vệ bằng mật khẩu cho tệp hoặc trang tính Excel là rất rủi ro. Thuật toán mã hóa không đủ mạnh và có nhiều lỗ hổng, khiến nó không thể sử dụng được. Vì Microsoft Office hiện sử dụng AES-256, bạn có thể yên tâm rằng bảo vệ bằng mật khẩu trên bảng tính Excel của bạn là đáng tin cậy và không thể bị phá vỡ bằng công nghệ hiện tại.
Vì bảo vệ bằng mật khẩu tích hợp chỉ xử lý một tệp tại một thời điểm , bạn cũng có thể xem xét tùy chọn mã hóa 7-Zip. Nếu bạn đang xử lý một khối lượng lớn bảng tính Excel mà bạn muốn bảo vệ, thì mật khẩu bảo vệ tất cả chúng trong một kho lưu trữ duy nhất (với một mật khẩu mạnh và duy nhất!) Là một tùy chọn hữu ích cũng sử dụng AES-256.
Bạn băn khoăn về một mật khẩu mạnh và duy nhất? Hãy xem những cách dễ dàng sau để tạo một mật khẩu mà bạn sẽ luôn nhớ.