Đây là một tình huống phổ biến: Bạn đã nhận được một tài liệu Word qua email mà bạn phải ký và gửi lại. Bạn có thể in, ký, quét và trả lại tài liệu, nhưng có một cách dễ dàng hơn, tốt hơn và nhanh hơn để chèn chữ ký trong Word.
Hướng dẫn này giải thích cách nhanh chóng chèn chữ ký của bạn vào bất kỳ tài liệu Microsoft Word nào bất kể thiết bị hoặc nền tảng bạn sử dụng.
Cách Chèn Chữ ký trong Word
Bạn có thể thêm chữ ký viết tay của mình vào tài liệu Word để tạo liên lạc cá nhân.
Tuy nhiên, giả sử bạn cần gửi bản sao kỹ thuật số của tài liệu qua email hoặc các phương tiện điện tử khác. Trong trường hợp đó, bạn có thể quét chữ ký của mình, lưu nó dưới dạng hình ảnh và sau đó chèn chữ ký vào tài liệu. Đây là cách thực hiện.
Nếu chữ ký của bạn được lưu dưới dạng hình ảnh trên máy tính, hãy mở tài liệu Word bạn cần ký và chọn Chèn.
Tiếp theo, chọn Ảnh>Ảnh từ Tệp( hoặc Từ thiết bị này).
Đi tới nơi lưu hình ảnh quét chữ ký của bạn, nhấp vào tệp và chọn Chèn .
Đi tới tab Định dạng ảnhvà chọn Cắtvà điều chỉnh hình ảnh theo thông số kỹ thuật mong muốn của bạn. Nhấp lại vào Cắtđể thoát khỏi chế độ cắt.
Nhấp chuột phải vào hình ảnh và chọn Lưu dưới dạng hình ảnh. Bạn có thể sử dụng cùng một hình ảnh chữ ký trong các tài liệu Word khác hoặc chèn chữ ký vào tài liệu PDF hoặc Google Tài liệu.
Sử dụng Phần nhanh và Văn bản tự động để Chèn chữ ký trong Word
Word cung cấp các công cụ tích hợp sẵn như Phần nhanh và Văn bản tự động để giúp tạo chữ ký hoàn chỉnh, có thể bao gồm chữ ký viết tay, email của bạn địa chỉ, chức danh, số điện thoại, v.v.
Dưới đây là cách sử dụng các công cụ này để chèn chữ ký trong Word.
Chèn hình ảnh chữ ký đã quét của bạn vào tài liệu Word, sau đó nhập văn bản bạn muốn sử dụng bên dưới chữ ký.
Sử dụng chuột để chọn và đánh dấu chữ ký và văn bản, sau đó chọn Chèn>Phần nhanh.
Chọn Lưu lựa chọn vào Thư viện phần nhanh.
Trong hộp thoại Tạo khối công trình mới, hãy nhập tên cho khối chữ ký.
Chọn Văn bản tự độngtrong Hộp thư viện và nhấp vào OK.
20
Khối chữ ký của bạn sẽ được lưu và bạn có thể chèn nó vào các tài liệu Word khác bằng cách chọn Chèn>Phần nhanh>Văn bản tự độngvà chọn tên của khối chữ ký.
Chèn Chữ ký Điện tử trong Word
Có sự khác biệt giữa chữ ký điện tử và chữ ký điện tử:
Chữ ký điện tửlà hình ảnh chữ ký của bạn được phủ lên trên của tài liệu Word, là tài liệu bạn đã chèn trong phần trước.
Chữ ký điện tửlà một hình thức xác thực điện tử nhưng được mã hóatrên một tài liệu xác minh rằng bạn đã xem và cho phép tài liệu.
Bạn có thể chèn chữ ký điện tử trong Word vào xác thực danh tính của bạn. Nếu tài liệu đã có dòng chữ ký, bạn không phải thêm một dòng, nhưng nếu không có dòng chữ ký, bạn có thể nhanh chóng thêm một dòng bằng cách sử dụng các bước sau.
Tạo dòng chữ ký trong tài liệu Word bằng cách chọn Chèn>Dòng chữ ký>Dòng chữ ký Microsoft Office.
Nhập chi tiết bạn muốn xuất hiện dưới dòng chữ ký.
Đánh dấu vào các ô sau:
Cho phép người ký thêm nhận xét trong hộp thoại Ký tên
Hiển thị ngày ký trong chữ ký dòng
Làm điều này cho phép bạn cung cấp mục đích ký và thêm ngày tài liệu được ký.
Tiếp theo, nhấp chuột phải vào dòng chữ ký và chọn Chữ kýtừ trình đơn.
Lưu ý: Chọn Cóđể lưu tệp ở định dạng được hỗ trợ và chọn Vẫn chỉnh sửanếu tệp mở trong dạng xem được Bảo vệ. Nếu bạn đang mở một tệp mà bạn nhận được, hãy đảm bảo rằng bạn tin tưởng rằng tài liệu đến từ một nguồn đáng tin cậy.
Nhận một ID kỹ thuật số sẽ cho phép bạn thêm phiên bản văn bản hoặc hình ảnh của chữ ký của bạn vào hộp.
Xóa Chữ ký Điện tử khỏi Word
Nếu bạn vô tình thêm sai chữ ký và muốn xóa nó, mở tài liệu chứa chữ ký và nhấp chuột phải vào dòng chữ ký.
Chọn Xóa chữ ký>Có. Ngoài ra, chọn mũi tên bên cạnh chữ ký trong Ngăn chữ kýrồi chọn Xóa chữ ký.
Lưu ý: Tài liệu Word đã ký sẽ có nút Chữ kýở cuối tài liệu và tệp sẽ trở thành Chỉ đọc để ngăn các sửa đổi thêm.
Chèn chữ ký điện tử ẩn trong Word
Chữ ký điện tử ẩn hoạt động giống như chữ ký kỹ thuật số hiển thị và bảo vệ tính xác thực của nội dung tài liệu của bạn. Bạn có thể thêm một chữ ký điện tử ẩn bằng các bước sau.
Chọn Tệp>Thông tin điện tử.
Chọn Bảo vệ tài liệu>Thêm chữ ký số.
Nếu bạn được yêu cầu cung cấp ID kỹ thuật số, hãy chọn OK. Bạn có thể đi với đối tác của Microsoft, chẳng hạn như GlobalSign nếu bạn không có chứng chỉ bảo mật cho chữ ký của mình hoặc sử dụng công cụ Selfcertđể tạo chứng chỉ kỹ thuật số của riêng bạn.
Để sử dụng công cụ Selfcert, hãy đi tới thư mục Cài đặt Microsoft trên PC của bạn bằng cách chọn File Explorer>PC này>Đĩa cục bộ / Windows (C :)>Tệp chương trình>Microsoft Office>root>Office 16và cuộn xuống tệp tin SELFCERT.
Nhấp đúp vào tệp SELFCERT để mở và nhập tên vào trường Tên chứng chỉ của bạn.
Sau khi bạn cài đặt chứng chỉ, hãy bấm đúp vào dòng chữ ký trên tài liệu Word của bạn. Trong hộp thoại Ký, nhập tên của bạn làm chữ ký hoặc nhấp vào Chọn hình ảnhđể chèn chữ ký của bạn dưới dạng hình ảnh.
Điền vào hộp Mục đích để ký tài liệu nàyrồi chọn Kýđể chèn chữ ký.
Nếu bạn nhận được thông báo hỏi bạn có muốn sử dụng chứng chỉ hay không, hãy chọn Có.
Word sẽ xác nhận rằng chữ ký của bạn đã được lưu thành công. Chọn ĐÓNG GÓP
Dùng ứng dụng của bên thứ ba để chèn chữ ký trong Word
Nếu chức năng trong Word không cung cấp đủ tùy chọn để bạn chèn chữ ký, bạn có thể sử dụng ứng dụng của bên thứ ba như DocuSign để nhanh chóng ký và gửi tài liệu của mình. Dưới đây là cách sử dụng DocuSign để ký tài liệu Word.
Cài đặt DocuSign add-in trong Word. Chọn Ký hiệu tài liệu>Ký hiệutài liệu.
Nếu bạn có tài khoản DocuSign, hãy đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu của bạn. Nếu không, bạn có thể tạo tài khoản DocuSign miễn phí và đăng nhập.
Kéo và thả trường chữ kýđể chèn chữ ký vào tài liệu.
Chọn Chữ kývà thêm chữ ký của bạn vào các trường liên quan, sau đó chọn Thông qua và ký.
Chọn Hoàn tấtđể ký tài liệu Word.
Trong mục Ký và Quay lại, nhập tên và địa chỉ email của người đã yêu cầu chữ ký của bạn để họ có thể nhận bản sao, sau đó chọn Gửi và đóng.
Ký tài liệu Word nhanh hơn
Chữ ký điện tử giúp việc ký các tài liệu như hợp đồng hoặc thỏa thuận mua bán trở nên thuận tiện. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên mà lẽ ra bạn phải dành để in, quét và gửi lại giấy tờ đã ký.
Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi trên làm sao để ký một tệp PDF trên Mac.
Hãy để lại nhận xét và cho chúng tôi biết liệu hướng dẫn này có giúp bạn chèn chữ ký trong Microsoft Word hay không.
bài viết liên quan: