Tệp dữ liệu dựa trên văn bản là một trong những phương pháp lưu trữ dữ liệu phổ biến nhất trên thế giới hiện nay. Điều này là do các tệp văn bản, nói chung, tiêu thụ không gian cuối cùng và chúng dễ dàng lưu trữ nhất. Rất may, rất dễ dàng để chèn các tệp CSV (giá trị được phân tách bằng dấu phẩy) hoặc TSV (giá trị được phân tách bằng tab) vào Microsoft Excel.
Nếu bạn muốn chèn CSV hoặc TSV vào bảng tính Excel, bạn chỉ cần biết cụ thể làm thế nào dữ liệu trong tập tin được tách ra. Bạn không nhất thiết phải biết chi tiết về dữ liệu, trừ khi bạn muốn định dạng lại các giá trị đó thành chuỗi, số, tỷ lệ phần trăm và hơn thế nữa.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách chèn tệp CSV hoặc TSV vào bảng tính Excel của bạn và cách định dạng lại dữ liệu đó trong quá trình nhập, để tiết kiệm thời gian cho bạn.
Cách chèn tệp CSV vào bảng tính Excel
Trước khi bạn có thể chèn tệp CSV vào bảng tính Excel của mình, bạn cần xác nhận rằng tệp dữ liệu thực sự được phân tách bằng dấu phẩy (còn được gọi là Dấu phân cách bằng dấu phẩy).
Xác minh đó là Dấu phẩy Tệp
Để thực hiện việc này, hãy mở Window Explorer và điều hướng đến thư mục lưu trữ tệp. Chọn menu Xemvà đảm bảo Ngăn xem trướcđược chọn.
Sau đó, chọn tệp mà bạn tin có chứa dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy . Bạn sẽ thấy dấu phẩy giữa mỗi phần dữ liệu trong tệp văn bản.
In_content_1 all: [300x250] / dfp: [640x360]->
Ví dụ bên dưới xuất phát từ bộ dữ liệu của chính phủ có chứa kết quả điểm số của sinh viên Hội đồng SAT College 2010.
Như bạn có thể thấy, dòng đầu tiên là dòng tiêu đề. Mỗi trường được phân tách bằng dấu phẩy. Mỗi dòng khác sau đó là một dòng dữ liệu, với mỗi điểm dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy.
Đây là một ví dụ về hình thức của một tệp có giá trị được phân tách bằng dấu phẩy. Bây giờ bạn đã xác nhận định dạng dữ liệu nguồn của mình, bạn đã sẵn sàng chèn nó vào bảng tính Excel của mình.
Chèn tệp CSV vào trang tính của bạn
Để chèn nguồn Tệp dữ liệu CSV vào bảng tính Excel của bạn, mở một bảng tính trống.
Chọn Dữ liệutừ menu
Chọn Nhận dữ liệutừ nhóm Nhận & chuyển đổi dữ liệu trên ruy-băng
Chọn Từ tệp
Chọn Từ văn bản / CSV
ình>
Lưu ý: Để thay thế, bạn cũng có thể chọn Từ Văn bản / CSV trực tiếp trên ruy-băng.
Điều này sẽ mở trình duyệt tệp. Duyệt đến nơi bạn đã lưu trữ tệp CSV, chọn tệp đó và chọn Nhập.
Điều này sẽ mở trình hướng dẫn nhập dữ liệu. Excel phân tích dữ liệu đến và đặt tất cả các hộp thả xuống theo định dạng của tệp dữ liệu đầu vào, dựa trên 200 hàng đầu tiên.
Bạn có thể điều chỉnh phân tích này bằng cách thay đổi bất kỳ cài đặt nào sau đây:
Nguồn gốc tệp: Nếu tệp thuộc loại dữ liệu khác như ASCII hoặc UNICODE, bạn có thể thay đổi điều đó tại đây.
Dấu phân cách: Nếu dấu chấm phẩy hoặc dấu cách được sử dụng làm dấu phân cách thay thế, bạn có thể chọn nó ở đây. strong>Phát hiện loại dữ liệu: Bạn có thể buộc Excel phân tích dựa trên toàn bộ tập dữ liệu thay vì chỉ 200 hàng đầu tiên.
Khi bạn đã sẵn sàng nhập dữ liệu, chọn Tảiở dưới cùng của cửa sổ này. Điều này sẽ đưa toàn bộ tập dữ liệu vào bảng tính Excel trống của bạn.
Khi bạn có dữ liệu đó trong bảng tính Excel, sau đó bạn có thể sắp xếp lại dữ liệu đó, nhóm hàng và cột hoặc thực hiện Hàm Excel trên dữ liệu.
Nhập tệp CSV vào các thành phần Excel khác
Một bảng tính không phải là tất cả những gì bạn có thể nhập dữ liệu CSV vào. Trong cửa sổ cuối cùng, nếu bạn chọn Tải vàothay vì Tải, bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn khác.
Các tùy chọn trong cửa sổ này bao gồm:
Bảng: Đây là cài đặt mặc định nhập dữ liệu vào một bảng tính trống hoặc hiện có
Báo cáo PivotTable: Mang theo dữ liệu vào Báo cáo bảng Pivot cho phép bạn tóm tắt tập dữ liệu đến
PivotChart: Hiển thị dữ liệu trong biểu đồ tóm tắt, như biểu đồ thanh hoặc biểu đồ hình tròn
Chỉ tạo kết nối: Tạo kết nối với tệp dữ liệu ngoài, bạn có thể sử dụng sau này để tạo bảng hoặc báo cáo trên nhiều trang tính
Tùy chọn PivotChart rất mạnh mẽ. Nó cho phép bạn bỏ qua các bước lưu trữ dữ liệu trong một bảng và sau đó chọn các trường để tạo biểu đồ hoặc đồ thị.
Là một phần của quy trình nhập dữ liệu, bạn có thể chọn các trường, bộ lọc, truyền thuyết và dữ liệu trục để tạo các đồ họa đó trong một bước duy nhất.
ình>
Như bạn có thể thấy, có rất nhiều tính linh hoạt khi chèn CSV vào bảng tính Excel.
Cách chèn tệp TSV vào bảng tính Excel
Điều gì xảy ra nếu tệp đến của bạn là tab phân cách thay vì dấu phẩy phân cách?
Quá trình này hầu hết giống như trong phần trước, nhưng bạn sẽ muốn sử dụng hộp thả xuống Dấu phân cáchđể chọn Tab.
Ngoài ra, hãy nhớ rằng khi bạn duyệt tệp dữ liệu, Excel sẽ tự động cho rằng bạn đang tìm kiếm tệp * .csv. Vì vậy, trong cửa sổ trình duyệt tệp, hãy nhớ thay đổi loại tệp thành Tất cả tệp (*. *)để xem tệp loại * .tsv.
Sau khi bạn đã chọn dấu phân cách chính xác, nhập dữ liệu vào bất kỳ bảng tính Excel, PivotChart hoặc Báo cáo Pivot nào hoạt động chính xác theo cùng một cách.
Cách chuyển đổi dữ liệu hoạt động
Trong cửa sổ Nhập dữ liệu, nếu bạn chọn Chuyển đổi dữ liệuthay vì chọn Tải, nó sẽ mở cửa sổ Power Query Editor.
Cửa sổ này cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về cách Excel tự động chuyển đổi dữ liệu mà nó nhập khẩu. Đây cũng là nơi bạn có thể điều chỉnh cách dữ liệu được chuyển đổi trong quá trình nhập.
Nếu bạn chọn một cột trong trình chỉnh sửa này, bạn sẽ thấy loại dữ liệu giả định trong phần Chuyển đổi trong ruy-băng.
Trong ví dụ bên dưới, bạn có thể thấy rằng Excel giả định rằng bạn muốn chuyển đổi dữ liệu trong cột đó thành định dạng Số nguyên.
Bạn có thể thay đổi điều này bằng cách chọn mũi tên xuống bên cạnh loại dữ liệu và chọn loại dữ liệu bạn thích.
Bạn cũng có thể sắp xếp lại các cột trong trình chỉnh sửa này bằng cách chọn một cột và kéo nó vào vị trí bạn muốn nó sẽ xuất hiện trong bảng tính của bạn.
Nếu tệp dữ liệu đến của bạn không có hàng tiêu đề, bạn có thể thay đổi Sử dụng hàng đầu tiên làm tiêu đềthành Sử dụng tiêu đề làm đầu tiên Hàng.
Thông thường, bạn không bao giờ phải sử dụng Power Query Editor, vì Excel khá giỏi trong việc phân tích các tệp dữ liệu đến.
Tuy nhiên, nếu các tệp dữ liệu đó không nhất quán về cách dữ liệu được định dạng hoặc bạn muốn sắp xếp lại cách dữ liệu xuất hiện trong trang tính của mình, thì Trình soạn thảo truy vấn năng lượng cho phép bạn làm điều đó.
