Cách chuyển các cuộc gọi trên Google Meet sang Google Docs

Mặc dù ghi chú cuộc họp là công cụ tuyệt vời để ghi lại thông tin chi tiết về nội dung được thảo luận nhưng bản ghi lại cuộc họp thậm chí còn tốt hơn. Với nó, bạn có thể xem ngày và những người tham gia cũng như ai đã nói gì trong cuộc họp của bạn.

Khi sử dụng Google Workspace, bạn có thể chép các cuộc gọi trên Google Meet sang Google Tài liệu một cách dễ dàng. Từ đó, bạn chỉ cần mở tài liệu, tải xuống hoặc chia sẻ với những người không thể tham dự.

Giới thiệu về Bản ghi trên Google Meet

Trước khi bạn bắt đầu chép lời bằng Google Meet, vui lòng xem lại các yêu cầu và chi tiết sau.

Bạn phải có phiên bản Google Workspace được hỗ trợ : Business Standard hoặc Plus, Enterprise, Teaching and Learning Nâng cấp hoặc Education Plus.

Bạn chỉ có thể sử dụng tính năng này trong Google Meet trên máy tính để bàn hoặc máy tính chứ không thể sử dụng ứng dụng dành cho thiết bị di động.

Tính năng chép lời được bật trong Google Workspace theo mặc định; tuy nhiên, bạn sẽ cần bắt đầu nó cho mỗi cuộc họp (được mô tả bên dưới).

Để cho phép người khác sử dụng tính năng chép lời, bạn phải bật Google Drive và cấp quyền tạo tệp mới trong Drive cho những người dùng đó. Đăng nhập vào GoogleBảng điều khiển dành cho quản trị viênrồi truy cập Ứng dụng>Google Workspace>Drive và Tài liệuđể xem lại hoặc bật các cài đặt này.

Bản chép lời tự động lưu vào thư mục Bản ghi Meettrong Google Drive, do đó, bạn phải có đủ dung lượng lưu trữ trong Drive bản chép lời.

Người tổ chức cuộc họp, người bắt đầu phiên âm và người tổ chức cuộc họp tự động có quyền truy cập để chỉnh sửa tài liệu phiên âm. Tuy nhiên, nếu cuộc họp có ít hơn 200 người được mời thì mọi người đều có quyền Chỉnh sửa.

Bắt đầu chép lời trong cuộc họp trên Google Meet

Khi bạn đã sẵn sàng chép lời cuộc họp trong Google Meet, bạn chỉ cần thực hiện vài bước để bắt đầu. Bạn cũng có thể cân nhắc việc cho những người tham gia biết trước khi cuộc họp bắt đầu rằng bạn sẽ ghi lại cuộc họp.

Chọn biểu tượng Hoạt động(hình) ở góc dưới bên phải và chọn Bản ghitrong thanh bên hiển thị.

Chọn Bắt đầu phiên âmtrên màn hình tiếp theo.

Đọc thông tin chi tiết trong cửa sổ bật lên về việc thông báo cho người tham gia rằng bạn đang ghi lại cuộc họp và chọn Bắt đầuđể tiếp tục..

Khi những người tham gia của bạn truy cập màn hình để tham gia cuộc họp, họ sẽ thấy thông báo cho biết cuộc gọi đang được chép lời.

Ngoài ra, mọi người sẽ thấy biểu tượng Phiên âmở trên cùng bên trái của cửa sổ cuộc họp.

Để dừng phiên âm bất cứ lúc nào trong cuộc họp, hãy chọn Hoạt động>Bản ghivà chọn Dừng phiên âm.

Bạn không phải dừng phiên âm khi cuộc họp kết thúc. Bạn chỉ cần rời khỏi cuộc họp như bình thường và bản ghi sẽ tự động được lưu.

Truy cập Bản ghi trên Google Meet

Bạn có một số cách khác nhau để truy cập vào bản chép lời trên Google Meet. Bạn có thể mở nó bằng liên kết email, sự kiện lịch hoặc trực tiếp trong Google Drive hoặc Google Docs.

Dưới đây là một số điều cần lưu ý:

Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể truy cập bản ghi trong vòng vài giờ sau khi cuộc họp kết thúc; tuy nhiên, việc này có thể mất tới 24 giờ.

Hãy nhớ rằng bản ghi được tạo bằng máy tính nên bạn có thể thấy những lỗi nhỏ.

Truy cập Bản ghi qua Email

Sau cuộc họp, bạn sẽ nhận được email gửi đến tài khoản Gmail đã kết nối của mình kèm theo bản ghi cũng như người chủ trì, người đồng tổ chức và người khởi tạo bản ghi. Sau đó, bạn có thể chọn tệp đính kèm hoặc liên kết để mở bản ghi trong Google Tài liệu.

Truy cập Bản ghi trong Lịch Google

Nếu cuộc họp được tổ chức bằng lịch Google, bản ghi sẽ được đính kèm một cách thuận tiện vào sự kiện trên lịch có cùng tên với sự kiện.

Nếu chọn cuộc họp trên trang Lịch Google chính, bạn sẽ thấy bản ghi trong phần Tệp đính kèm.

Nếu mở trang chi tiết sự kiện, bạn sẽ thấy bản ghi được đính kèm với phần Mô tả.

Chọn tệp đính kèm để mở bản ghi trong Google Tài liệu.

Lưu ý: Đối với các cuộc họp định kỳ, bản ghi sẽ được đính kèm vào sự kiện trên lịch mỗi lần.

Truy cập Bản ghi trong Google Drive

Bạn cũng có thể truy cập Google Drive để mở tài liệu bảng điểm. Nếu bạn không tổ chức cuộc họp thông qua Lịch Google thì tên tệp sẽ là mã cuộc họp kèm theo ngày và giờ..

Khi đăng nhập vào Google Drive, bạn có thể thấy bản ghi trong phần Được đề xuấtở đầu Drive của tôi.

Ngoài ra, hãy mở thư mục Bản ghi cuộc họpvà chọn bản ghi để mở trong Google Tài liệu.

Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Tìm kiếm hoặc một trong những cách tìm tệp trong Google Drive này.

Truy cập Bản ghi trong Google Tài liệu

Cuối cùng, bạn sẽ thấy bản ghi ngay trong Google Tài liệu và cũng có thể mở bản chép lời từ đó.

Đăng nhập vào Google Tài liệu và bạn sẽ thấy bản ghi ở trên cùng khi sắp xếp theo ngày.

Nếu muốn, bạn có thể sử dụng hộp Tìm kiếmở trên cùng. Nhập “bản ghi” và chọn tài liệu từ kết quả.

Tắt bản ghi trong Google Workspace

Nếu muốn tắt tính năng phiên âm sau, bạn có thể tắt tính năng này nếu có bất kỳ gói Google Workspace nào được hỗ trợ ngoại trừBusiness Standard.

Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Googlevà truy cập Ứng dụng>Google Workspace>Google Meet.

Mở Cài đặt video của Meetvà chọn Bản ghi cuộc họpđể tắt tính năng này.

Khi muốn ghi lại mọi nội dung được nói trong cuộc họp, hãy nhớ rằng bạn có thể chép lời cuộc gọi trên Google Meet sang Google Tài liệu chỉ sau vài bước. Tệp được chép lại là tài liệu tham khảo tuyệt vời cho mọi người.

Để biết thêm, hãy xem cách ghi lại cuộc gặp gỡ trên Google..

bài viết liên quan: