Hầu hết mọi nền tảng cuộc họp ảo—Zoom, Skype, Microsoft Teams, v.v.—đều cho phép bạn ghi lại cuộc họp và cuộc gọi. Những bản ghi này bao gồm âm thanh, video, hoạt động chia sẻ màn hình và đôi khi là bản chép lại bằng văn bản.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách ghi Cuộc họp nhóm Microsoft, truy cập bản ghi và chia sẻ bản ghi đó với người khác.
Ai có thể ghi lại cuộc họp trên Microsoft Teams?
Trước tiên, bạn phải có một trong các giấy phép sau để ghi lại các cuộc họp Teams: Văn phòng 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, M365 Business, Business Premium hoặc Business Essentials .
Thứ hai, quản trị viên CNTT của tổ chức bạn phải bật tính năng ghi. Giả sử họ đã làm như vậy thì việc ghi lại cuộc họp Teams thật đơn giản. Đáng ngạc nhiên là bạn không cần phải là người tổ chức cuộc họp để ghi lại cuộc họp trong Teams. Miễn là người dùng thuộc cùng tổ chức với người tổ chức cuộc họp, họ sẽ có thể bắt đầu và dừng ghi, ngay cả khi người tổ chức không có mặt trong cuộc họp.
Đừng lo lắng; cả khách từ các tổ chức khác, người dùng bên ngoài và người dùng ẩn danh đều không thể ghi lại cuộc họp trên Teams.
Cách bắt đầu và dừng ghi cuộc họp nhóm
Chức năng ghi có sẵn trên các nền tảng Teams. Vì vậy, cho dù bạn đang sử dụng ứng dụng Teams trên máy tính Windows hay iOS, Teams trong trình duyệt hay ứng dụng Microsoft Teams cho Android hay iPhone, bạn đều có thể bắt đầu và dừng ghi. Để bắt đầu ghi, hãy làm theo các bước sau:
Một thông báo sẽ cảnh báo những người tham gia cuộc họp rằng cuộc họp đang được ghi lại. Nếu bạn đã bật bản ghi cuộc họp thì thông báo sẽ bao gồm thông tin đó.
Một lần nữa, một thông báo sẽ xuất hiện.
Ngay khi dừng ghi, nó sẽ được xử lý.
Cách thiết lập tự động ghi lại cuộc họp
Bạn cũng có thể đặt tự động ghi lại cuộc họp đã lên lịch. Cho dù có kênh Teams hay không, khi lên lịch cuộc họp Teams, bạn sẽ thấy liên kết đến Tùy chọn cuộc họp trong cuộc hẹn trên lịch.
Chọn liên kết Tùy chọn cuộc họp để mở trang có nhiều tùy chọn mà bạn có thể định cấu hình trước. Sau đó, sử dụng nút chuyển đổi để đặt cuộc họp ở chế độ ghi tự động.
Cách tìm bản ghi cuộc họp nhóm và quản lý ngày hết hạn
Sau khi Microsoft xử lý xong bản ghi cuộc họp, bản ghi đó sẽ được lưu để bạn có thể truy cập.
Lưu ý: Cho đến tháng 8 năm 2021, các bản ghi Microsoft Teams đã được lưu vào Luồng Microsoft. Điều đó không còn đúng nữa.
Nơi tìm các cuộc họp kênh
Trong Microsoft Teams, nếu bạn tạo cuộc họp từ một nhóm hoặc thêm kênh khi lên lịch cuộc họp thì đó được gọi là cuộc họp kênh. Cuộc họp kênh sẽ xuất hiện trong kênh mà chúng đã được lên lịch. Bất kỳ thành viên nào trong nhóm đều có thể tham gia cuộc họp đó.
Sau khi quá trình ghi cuộc họp kênh dừng lại, bản ghi sẽ được lưu vào trang Sharepoint cho kênh đó. Liên kết tới video đã ghi sẽ xuất hiện trong cuộc trò chuyện trên kênh.
Tìm bản ghi của các cuộc họp khác ở đâu
Bản ghi của tất cả các loại cuộc họp khác đều được lưu vào OneDrive. Đường liên kết tới bản ghi cuộc họp sẽ xuất hiện trong cuộc trò chuyện trong cuộc họp ngay khi có.
Việc chọn bản ghi cuộc họp sẽ mở bản ghi cuộc họp đó trong tab trình duyệt mới.
Bản ghi cuộc họp đã hết hạn
Nếu quản trị viên CNTT của tổ chức bạn đặt chính sách hết hạn cho bản ghi cuộc họp, bạn sẽ thấy thông báo có liên kết để xem hoặc thay đổi ngày hết hạn.
Một cách khác để truy cập các bản ghi và quản lý ngày hết hạn là truy cập Tệp của tôi trong trang OneDrive hoặc Sharepoint của bạn. Xác định vị trí bản ghi cuộc họp và chọn Hiển thị hành động (biểu tượng ba dấu chấm) ở bên phải tệp. Sau đó chọn Chi tiết . Thao tác này sẽ mở ngăn chi tiết nơi bạn có thể điều chỉnh ngày hết hạn.
Cách chia sẻ bản ghi cuộc họp trên Microsoft Teams
Các bước chia sẻ bản ghi cuộc họp Microsoft Teams tùy thuộc vào người bạn muốn chia sẻ bản ghi.
Chia sẻ bản ghi kênh với các thành viên trong nhóm
Để truy cập bản ghi cuộc họp kênh, các thành viên trong nhóm có thể truy cập thư mục Bản ghi trong tab Tệp của kênh.
Chia sẻ bản ghi cuộc họp của các nhóm khác
Đối với tất cả các cuộc họp Teams khác, bản ghi sẽ được lưu vào thư mục Bản ghi của người tổ chức cuộc họp trong thư mục OneDrive cá nhân của họ. Bất kỳ ai được mời tham gia cuộc họp sẽ thấy liên kết tới bản ghi trong cuộc trò chuyện trong cuộc họp.
Nếu là người tổ chức cuộc họp, bạn có thể chia sẻ bản ghi với những người không được mời tham gia cuộc họp. Xác định vị trí tệp trong thư mục Bản ghi của bạn trong OneDrive rồi chọn chia sẻ tệp hoặc sao chép liên kết đến tệp mà bạn có thể dán vào email hoặc tin nhắn trò chuyện.
Nếu không phải là người tổ chức cuộc họp, bạn có thể chia sẻ bản ghi hoặc liên kết tới bản ghi đó với người khác nhưng người tổ chức cuộc họp sẽ phải phê duyệt hành động chia sẻ của bạn.
Sử dụng nhóm làm trình ghi màn hình—Ý tưởng hay?
Mặc dù chắc chắn có thể sử dụng tính năng ghi cuộc họp trong Teams làm trình ghi màn hình nhưng Microsoft cung cấp một công cụ tốt hơn để ghi màn hình. Hãy đọc hướng dẫn sử dụng Microsoft Stream để ghi lại màn hình của bạn của chúng tôi.
.