Cách lưu trữ email trong Microsoft Outlook

Nếu bạn có email không còn cần đến nhưng không nhất thiết muốn xóa, bạn có thể lưu trữ chúng. Trong Microsoft Outlook, bạn có một số cách để lưu trữ email theo cách thủ công hoặc tự động để loại bỏ chúng.

Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách lưu trữ email trong Outlook trên máy tính để bàn, web và thiết bị di động của bạn. Bất kể bạn sử dụng Outlook nhiều nhất ở đâu, bạn đều có thể dành chỗ cho thư mới.

Giới thiệu về lưu trữ email trong Outlook

Đối với Microsoft 365, tài khoản Exchange và Outlook trên web, bạn có thư mục Lưu trữ mặc định. Với tài khoản máy chủ trao đổi, chính sách lưu giữ có thể được áp dụng. Đối với tài khoản POP và IMAP, bạn có thể tạo thư mục Lưu trữ.

Bằng cách sử dụng thư mục Lưu trữ, bạn có thể truy xuất bất kỳ email nào bạn chuyển đến đó sau này nếu cần.

Khi bạn di chuyển các mục vào thư mục Lưu trữ bằng nút như được mô tả bên dưới, điều này không xảy ra giảm kích thước hộp thư đến của bạn. Nếu lo ngại về dung lượng, bạn có thể tạo Tệp dữ liệu Outlook (.pst) riêng khi sử dụng Windows. Chúng tôi sẽ giải thích bên dưới.

Lưu trữ email Outlook trên Windows

Bạn có thể lưu trữ email theo cách thủ công trong Outlook trên Windows hoặc sử dụng một trong các tính năng Tự lưu trữ có sẵn. Các tính năng lưu trữ tự động này có thể khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Outlook của bạn.

Lưu trữ email theo cách thủ công trên Windows

Bạn có thể lưu trữ một hoặc nhiều email theo cách thủ công theo một số cách khác nhau trên Windows.

Bắt đầu bằng cách chọn (các) email theo một trong những cách sau:

Đối với một email, chỉ cần chọn email đó.

Đối với nhóm email liền kề, hãy chọn email đầu tiên, giữ Shiftvà chọn email cuối cùng trong phạm vi.

Đối với nhóm email không liền kề, hãy chọn một email, giữ Ctrlvà chọn từng email bổ sung.

Khi bạn đã chọn (các) email mà bạn muốn lưu trữ, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

Kéo (các) email vào thư mục Lưu trữ.

Chọn Lưu trữtrong dải băng trên tab Trang chủhoặc Tin nhắn.

Nhấp chuột phải và chọn Lưu trữ.

Sử dụng phím Backspacecủa bạn.

Tự động lưu trữ email trên Windows

Trên Windows, bạn có thể tự động lưu trữ các email cũ hơn bằng cách thực hiện dọn dẹp hộp thư hoặc thiết lập tính năng Tự động lưu trữ để chạy thường xuyên..

Thực hiện dọn dẹp hộp thư đến

Bạn có thể di chuyển email đến Tệp Dữ liệu Outlook tiết kiệm dung lượng và dọn dẹp hộp thư của mình chỉ trong một lần.

Chọn Tệp>Thông tin. Sau đó, mở menu Công cụvà chọn Dọn dẹp các mục cũ.

Chọn hộp thư đến, thư mục và thư mục con của tài khoản email mà bạn muốn thực hiện bảo trì và chọn ngày trong hộp thả xuống bên dưới. Nếu muốn, hãy chọn hộp để bao gồm email “Không tự động lưu trữ”.

Bạn có thể xem đường dẫn tệp để biết vị trí của tệp lưu trữ để bạn có thể dễ dàng truy cập sau này nếu cần. Hãy xem những cách này để truy cập tệp PST nếu bạn gặp rắc rối.

Chọn OKđể thực hiện việc dọn dẹp.

Thiết lập Tự động lưu trữ

Để tự động lưu trữ các mục theo lịch, bạn có thể thiết lập tùy chọn Tự động lưu trữ.

Chọn Tệp>Tùy chọn. Chọn Nâng caoở bên trái và Cài đặt tự động lưu trữở bên phải.

Đánh dấu vào hộp ở trên cùng để biết tần suất bạn muốn chạy Tự lưu trữ và nhập thời gian vào hộp. Theo tùy chọn, bạn có thể đánh dấu vào hộp kiểm để được nhắc trước khi hộp kiểm chạy.

Trong phần Trong quá trình tự động lưu trữ, hãy chọn hộp Lưu trữ hoặc xóa các mục cũrồi chọn tuổi của email.

Sau đó, bạn có thể chọn di chuyển các mục vào Tệp dữ liệu Outlook hoặc xóa vĩnh viễn các mục.

Tùy chọn, chọn nút để áp dụng cài đặt cho tất cả các thư mục của bạn rồi OKđể hoàn tất thiết lập. Chọn OKtrong cửa sổ Tùy chọn Outlook để lưu thay đổi của bạn.

Lưu trữ email Outlook trên máy Mac

Bạn có thể lưu trữ email theo cách thủ công và tự động trong Outlook trên máy Mac, mặc dù hơi khác so với trên Windows.

Lưu trữ email theo cách thủ công trên máy Mac

Bạn có thể lưu trữ một hoặc nhiều email theo cách thủ công theo một số cách khác nhau trên máy Mac của mình.

Bắt đầu bằng cách chọn (các) email theo một trong những cách sau:

Đối với một email, chỉ cần chọn email đó..

Đối với nhóm email liền kề, hãy chọn email đầu tiên, giữ Shiftvà chọn email cuối cùng trong phạm vi.

Đối với nhóm email không liền kề, hãy chọn một email, giữ Commandvà chọn từng email bổ sung.

Khi bạn đã chọn (các) email mà bạn muốn lưu trữ, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

Chọn Tin nhắn>Lưu trữtrong thanh menu.

Chọn Lưu trữtrong dải băng trên tab Trang chủ.

Nhấp chuột phải và chọn Lưu trữ.

Chọn nút Lưu trữ(hộp) ở bên phải hộp thư đến.

Sử dụng phím tắt Control + E.

Tự động lưu trữ email trên máy Mac

Mặc dù không có tùy chọn lưu trữ tự động trong Outlook trên Mac nhưng có một giải pháp thay thế có thể phù hợp với bạn. Bạn có thể thiết lập quy tắc để lưu trữ các email cụ thể theo ngày.

Mở Outlook và chọn Outlook>Cài đặttừ thanh menu.

Chọn Quy tắctrong cửa sổ xuất hiện.

Ở bên trái màn hình tiếp theo, hãy chọn một tài khoản nếu bạn có nhiều tài khoản.

Ở bên phải, chọn nút dấu cộngở dưới cùng để thêm quy tắc mới.

Nhập Tên quy tắcở trên cùng.

Đối với điều kiện, hãy sử dụng hộp thả xuống ở bên trái để chọn loại điều kiện. Bạn có thể chọn Ngày nhậnđể đặt quy tắc của mình theo ngày. Ở bên phải, hãy nhập phạm vi ngày hoặc chỉ cần sử dụng trường Trước ngàyđể nhập một ngày trong quá khứ.

Lưu ý: Hãy nhớ rằng khi thời gian trôi qua, bạn có thể muốn cập nhật quy tắc này để thêm ngày mới.

Đối với tác vụ, hãy chọn Di chuyển đến Thư mụctrong hộp thả xuống đầu tiên và chọn Lưu trữtrong danh sách bên phải.

Tùy chọn, sử dụng dấu cộng bên cạnh Ngoại trừ nếuđối với email mà quy tắc nên tránh hoặc chọn hộp bên dưới để bỏ qua các quy tắc khác đáp ứng các điều kiện tương tự.

Xác nhận rằng hộp Đã bậtđược chọn và chọn OKđể lưu quy tắc của bạn..

Lưu trữ email Outlook trên web

Việc lưu trữ email trong Outlook trên web tương tự như phiên bản dành cho máy tính để bàn.

Lưu trữ email trên web theo cách thủ công

Đối với một email, hãy chọn email đó hoặc chọn hộp bên trái.

Đối với nhóm email liền kề, hãy chọn email đầu tiên, giữ Shiftvà chọn email cuối cùng trong phạm vi.

Đối với nhóm email không liền kề, hãy chọn một email, giữ Ctrl(Windows) hoặc Command(Mac) và chọn từng email bổ sung.

Khi bạn đã chọn (các) email mà bạn muốn lưu trữ, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

Chọn Lưu trữtrên thanh công cụ trên tab Trang chủ.

Nhấp chuột phải và chọn Lưu trữ.

Chọn nút Lưu trữ(hộp) ở bên phải hộp thư đến.

Tự động lưu trữ email trên web

Giống như trên máy Mac, hiện không có tính năng Tự lưu trữ trong Outlook trên web. Thay vào đó, bạn có thể thiết lập quy tắc dựa trên ngày.

Chọn biểu tượng bánh răngở trên cùng bên phải và chọn Xem tất cả cài đặt Outlooktrong thanh bên xuất hiện.

Ở ngoài cùng bên trái, chọn Thưvà ở bên phải, chọn Quy tắc. Sau đó, chọn Thêm quy tắc mới.

Đặt tên cho quy tắc của bạn ở trên cùng.

Bên dưới Thêm điều kiện, hãy sử dụng danh sách thả xuống để chọn Trước. Sau đó, thêm ngày vào bên phải.

Lưu ý: Giống như trên Mac, bạn có thể muốn cập nhật quy tắc này sau để thêm ngày mới.

Bên dưới Thêm hành động, hãy sử dụng danh sách thả xuống để chọn Di chuyển đến. Sau đó, chọn Lưu trữở bên phải.

Tùy chọn, hãy chọn Thêm mộtngoại lệcho các email mà quy tắc nên tránh và chọn hộp để ngừng xử lý các quy tắc khác.

Để chạy quy tắc ngay lập tức trong hộp thư đến của bạn, hãy đánh dấu hộp kiểm Chạy quy tắc ngay bây giờ. Sau đó, chọn Lưu.

Lưu trữ email Outlook trên Android và iPhone

Nếu bạn sử dụng Outlook trên thiết bị Android hoặc iPhone của bạn, bạn cũng có thể lưu trữ email ở đó. Tại thời điểm này, không có tính năng Tự động lưu trữ nhưng bạn có một số cách để lưu trữ email theo cách thủ công..

Để lưu trữ một email, bạn có thể sử dụng thao tác vuốt. Trượt email từ trái sang phải hoặc ngược lại theo thiết lập của bạn và chọn biểu tượng Lưu trữ. Ngoài ra, hãy mở email và nhấn vào biểu tượng Lưu trữở trên cùng.

Để lưu trữ nhiều email trong hộp thư đến của bạn, hãy nhấn và giữ một email và bạn sẽ thấy màn hình lựa chọn. Chọn các email còn lại rồi nhấn vào biểu tượng Lưu trữở trên cùng (Android) hoặc dưới cùng (iPhone).

Việc xử lý những email cũ không cần thiết đó thật dễ dàng trong Outlook trên Windows, Mac, web và thiết bị di động của bạn. Bây giờ bạn đã biết cách lưu trữ email trong Outlook, hãy xem cách khắc phục Outlook không mở được.

.

bài viết liên quan: