Công cụ phân tích nhanh biến đổi cách bạn xử lý phân tích dữ liệu trong Excel. Tính năng Microsoft Excel này giúp bạn truy cập dễ dàng và nhanh chóng vào nhiều tùy chọn phân tích khác nhau. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, bạn có thể biến dữ liệu của mình thành ngắn gọn và bảng tổng hợp, biểu đồ thu nhỏ hoặc biểu đồ.
Cách tìm bản phân tích nhanh Công cụ
Hầu hết các tính năng của Excel đều có thể dễ dàng tìm thấy trên dải băng hoặc trong menu. Tuy nhiên, công cụ Phân tích nhanh thì khác. Đó là một tính năng riêng biệt sẽ tự hiển thị khi bạn thực hiện lựa chọn phạm vi ô. Vì vậy, hãy tiếp tục và đánh dấu phạm vi ô bạn muốn làm việc.
Bạn có để ý thấy một hộp nhỏ có biểu tượng tia chớp bên trong không? Nó nằm ở góc dưới bên phải của lựa chọn bạn vừa thực hiện. Đó là nút Phân tích nhanh. Nếu bạn nhấp vào nó, một menu sẽ mở ra và bạn có thể chọn các tính năng khác nhau.
Một cách khác để truy cập tính năng Phân tích nhanh là nhấn Ctrl+ Qphim tăt. Nó sẽ tự động kích hoạt công cụ Phân tích nhanh.
Hãy nhớ rằng công cụ Phân tích nhanh sẽ không hiển thị nếu bạn chọn các ô, cột hoặc hàng trống. Nó chỉ hoạt động với lựa chọn dữ liệu, vì vậy các ô được đánh dấu của bạn phải chứa dữ liệu thô.
Cách bật Công cụ phân tích nhanh trong Excel
Nếu lúc đó bạn vẫn không thấy nút Phân tích nhanh thì có thể tính năng này đã bị tắt trong phiên bản Microsoft Excel của bạn. Đừng lo lắng, bạn có thể kích hoạt nó bằng tay. Chỉ cần làm theo các bước đơn giản sau:
Bây giờ, bạn sẽ có thể thấy nút Phân tích nhanh khi thực hiện lựa chọn. Nếu bạn muốn tắt tính năng này, hãy bỏ chọn hộp bên cạnh Hiển thị tùy chọn phân tích nhanh trên vùng chọn.
Liên quan: Bạn cần xem dữ liệu mẫu phù hợp với tập dữ liệu lớn hơn chính xác đến mức nào? Hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về tính sai số chuẩn trong Excel.
Sử dụng Công cụ phân tích nhanh trong Excel.
Công cụ Phân tích Nhanh dễ sử dụng hơn nhiều so với các công thức và hàm Excel phức tạp. Nó rất trực quan và menu cực kỳ thân thiện với người dùng. Để sử dụng công cụ Phân tích nhanh, hãy thử làm như sau:
Thật dễ dàng và nhanh chóng khi sử dụng công cụ Phân tích nhanh. Nhưng nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các danh mục có sẵn, hãy tiếp tục đọc.
Định dạng
Danh mục định dạng cho phép bạn định dạng dữ liệu đã chọn bằng cách áp dụng các tùy chọn định dạng có điều kiện cho dữ liệu đó. Các tùy chọn định dạng có sẵn cho bạn sẽ tùy thuộc vào loại dữ liệu bạn đang xử lý
Bạn có thể truy cập danh mục Định dạng bằng phím tắt Ctrl+ Qrồi nhấn F.
Hãy xem danh mục này làm ví dụ. Giả sử bạn muốn đánh dấu các ô có giá trị trên một số nhất định. Hãy làm theo các bước sau:
Kết quả sẽ giống như thế này:
Liên quan: Định dạng có điều kiện không hiệu quả? Thay vào đó hãy xem xét tạo bản đồ nhiệt trong Excel.
Biểu đồ
Bạn có thể sử dụng công cụ Phân tích nhanh để chèn biểu đồ và tạo biểu đồ vào bảng tính Excel của mình. Mặc dù công cụ Phân tích nhanh có nhiều tùy chọn hạn chế nhưng nó sẽ đề xuất biểu đồ phù hợp nhất dựa trên dữ liệu đã chọn.
Di chuột qua từng loại biểu đồ được cung cấp để xem nó trông như thế nào với dữ liệu của bạn. Nếu bạn không thấy loại biểu đồ mình muốn chèn vào danh sách biểu đồ được đề xuất, bạn chỉ cần nhấp vào tùy chọn Biểu đồ khác. Hộp thoại Chèn biểu đồ sẽ mở ra, nơi bạn sẽ thấy tất cả các loại biểu đồ được hiển thị để chọn.
Truy cập tab Biểu đồ bằng cách nhấn Ctrl+ Qrồi nhấn Ctrên bàn phím của bạn.
Dưới đây là ví dụ về cách bạn có thể dễ dàng tạo biểu đồ hình tròn trong Excel :
Tổng số
Tab Tổng số trong menu Phân tích nhanh cho phép bạn hiển thị nhanh các số liệu thống kê tóm tắt như tổng, trung bình, số lượng, tỷ lệ phần trăm và tổng số đang chạy. Các tùy chọn để áp dụng tổng số sẽ tùy thuộc vào loại và định dạng của dữ liệu đã chọn mà bạn đang làm việc. Nếu dữ liệu của bạn là chuỗi văn bản, tùy chọn duy nhất có sẵn cho bạn sẽ là Đếm. Tùy chọn này sẽ hiển thị cho bạn số lượng ô có giá trị văn bản.
Bạn có thể tính tổng cho cả hàng và cột. Các tùy chọn tóm tắt dọc có đường màu xanh lam. Đường thẳng đứng màu vàng biểu thị các bản tóm tắt hàng. Để truy cập nhanh vào tab tổng, hãy nhấn Ctrl+ Qrồi nhấn Otrên bàn phím của bạn.
Hãy tính tổng phần trăm cho các hàng và cột trong một ví dụ:
Bảng và Bảng tổng hợp
Tab bảng trong menu Phân tích nhanh sẽ cho phép bạn chuyển đổi tập dữ liệu đã chọn thành bảng Excel được định dạng một cách nhanh chóng. Bảng rất hữu ích cho việc quản lý dữ liệu vì chúng có các tính năng lọc, sắp xếp và tự động mở rộng rất tiện dụng. Ngoài ra, bạn cũng có thể chèn Bảng tổng hợp vào bảng tính mới bằng cách sử dụng các ô đã chọn làm nguồn để phân tích toàn diện hơn.
Bạn có thể truy cập nhanh vào tab Bảng bằng cách nhấn Ctrl+ Qrồi nhấn Ttrên bàn phím.
Hãy xem ví dụ về cách thay đổi một phạm vi thông thường thành bảng Excel:
Sparklines
Bạn có muốn hiển thị dữ liệu của mình một cách trang nhã và nhỏ gọn không? Sử dụng biểu đồ thu nhỏ để hiển thị các mẫu trong tập dữ liệu của bạn. Bạn có thể chọn từ ba loại Sparklines: Line, Colum hoặc Win/Loss. Bạn cũng có thể coi chúng như những biểu đồ nhỏ.
Mục tiêu chính của Sparklines là làm cho bảng tính Excel của bạn dễ đọc hơn, đẹp mắt hơn và làm nổi bật những thông tin quan trọng. Bạn có thể truy cập nhanh vào tab Sparklines bằng cách nhấn Ctrl+ Qrồi nhấn Strên bàn phím.
Hãy xem ví dụ về cách chèn biểu đồ thu nhỏ vào trang tính Excel của bạn một cách nhanh chóng:
Như bạn có thể thấy trong hướng dẫn này, Công cụ phân tích nhanh của Excel giúp bạn tăng tốc các tác vụ trước đây được thực hiện thủ công. Bằng cách làm quen với các khả năng của công cụ, bạn có thể cải thiện quy trình làm việc của mình và trình bày thông tin một cách dễ hiểu..
.