Cách tạo thư mục trong Microsoft Outlook

Thư mục tùy chỉnh và thư mục con trong Microsoft Outlook cho phép bạn phân loại email, sắp xếp hộp thư đến của bạn và ưu tiên các thư quan trọng. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn quy trình tạo và quản lý thư mục trong Outlook cho cả máy tính để bàn và thiết bị di động.

Tạo thư mục trong Outlook cho Windows và macOS

Với ứng dụng Microsoft Outlook dành cho Windows và macOS, bạn có thể dễ dàng thêm các thư mục và thư mục con tùy chỉnh vào tài khoản email của mình và di chuyển thư vào đó theo cách thủ công hoặc bằng các quy tắc tự động.

Tạo thư mục trong Microsoft Outlook

Để tạo thư mục tùy chỉnh trong Microsoft Outlook:

Nhấp chuột phải vào tài khoản email trên thanh bên.

Chọn tùy chọn Thư mục mới.

Nhập tên thư mục và nhấn Enter.

Tạo thư mục con trong Microsoft Outlook

Để tạo thư mục con trong Microsoft Outlook:

Nhấp chuột phải vào thư mục mặc định (ví dụ: Hộp thư đếnhoặc Mục đã gửi) hoặc thư mục tùy chỉnh trên thanh bên.

Chọn Thư mục mới.

Đặt tên cho thư mục con và nhấn Enter.

Lưu ý: Bạn có thể tạo nhiều thư mục con bên trong thư mục mẹ.

Di chuyển thư giữa các thư mục trong Outlook

Bạn có thể di chuyển email đến thư mục tùy chỉnh trong Outlook bằng cách kéo và thả; chỉ cần nhấp và kéo tin nhắn rồi thả nó vào thư mục trên thanh bên. Giữ phím Ctrl/Cmdđể đánh dấu nhiều email và di chuyển tất cả chúng cùng một lúc.

Ngoài ra, bạn có thể:

Chọn email (hoặc các email) bạn muốn di chuyển.

Nhấp chuột phải và chọn thư mục tùy chỉnh trên menu phụ Di chuyển. Nếu thư mục không được liệt kê, hãy chọn tùy chọn Chọn thư mụcr và chọn thư mục trên cửa sổ bật lên Di chuyển mục.

Lưu ý: Sử dụng tùy chọnSao chép vào thư mụctrong menu phụ Di chuyển để sao chép email hoặc các email vào thư mục thay vì di chuyển chúng từ vị trí ban đầu.

Di chuyển email Outlook đến các thư mục bằng quy tắc tùy chỉnh

Bạn có thể thiết lập các quy tắc trong Outlook để tự động di chuyển email đến các thư mục tùy chỉnh. Ví dụ: nếu bạn muốn di chuyển tất cả email đến từ một người gửi cụ thể sang thư mục tùy chỉnh:.

Mở thư mục Hộp thư đến, nhấp chuột phải vào email từ người gửi và chọn Quy tắc>Tạo quy tắc. Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại Tạo quy tắc.

Bật hộp kiểm bên cạnhTừ {Tên người gửi]và Đã gửi tới. Sau đó, mở menu thả xuống Đã gửi tớivà chọn tài khoản email nhận email từ người gửi.

Kích hoạt hộp Di chuyển mục vào thư mục, chọn thư mục tùy chỉnh mà bạn muốn Outlook di chuyển email đến rồi chọn OK.

Để tạo và thử nghiệm các quy tắc và chức năng khác nhau của Outlook, hãy chọn tab Trang chủrồi chọn Thêm>Quy tắc>Quản lý quy tắc & Cảnh báo. Trong Outlook for Mac, chọn Công cụ>Quy tắctrên thanh menu. Tìm hiểu thêm về thiết lập và sử dụng quy tắc trong Outlook.

Quản lý thư mục tùy chỉnh trong Outlook

Thư mục tùy chỉnh trong Microsoft Outlook xuất hiện cùng với các thư mục mặc định trên thanh bên của ứng dụng và có một số cách để quản lý chúng.

Di chuyển thư mục: Nhấp và kéo thư mục lên hoặc xuống danh sách thư mục và thả ra khi bạn thấy đường phân chia giữa hai mục khác. Hoặc thả nó vào một thư mục khác để thêm nó làm thư mục con.

Đổi tên thư mục: Nhấp chuột phải vào thư mục, chọn Đổi tênvà thêm tên mới.

Xóa thư mục: Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Xóa thư mục. Mọi tin nhắn bên trong sẽ tự động di chuyển về vị trí ban đầu. Nếu bạn muốn xóa thư mục và nội dung của nó, hãy chọn Xóa tất cả.

Thêm thư mục vào danh sách Yêu thích: Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Thêm vào mục yêu thíchđể di chuyển thư mục đó đến phần Yêu thích trên thanh bên để truy cập dễ dàng hơn.

Tạo thư mục trong Outlook Web App

Việc tạo thư mục trên phiên bản web của Outlook tương tự như trên chương trình dành riêng cho máy tính để bàn nhưng có một số điểm khác biệt trong giao diện người dùng.

Tạo thư mục trong Outlook.com

Để tạo thư mục trong Outlook.com:

Mở ứng dụng web Outlook.com..

Cuộn thanh bên xuống và chọn Tạo thư mục mới.

Nhập tên và chọn Lưu.

Tạo thư mục con trong Outlook.com

Để tạo thư mục con trong Outlook.com:

Nhấp chuột phải vào thư mục mặc định hoặc tùy chỉnh trên thanh bên.

Chọn Tạo thư mục con mới.

Đặt tên cho thư mục con và chọn Lưu.

Di chuyển các mục vào thư mục trong Outlook

Bạn có thể di chuyển các mục từ Hộp thư đến của mình sang thư mục tùy chỉnh bằng cách kéo và thả. Hoặc nhấp chuột phải vào thư và chọn thư mục trên menu phụ Di chuyển.

Bạn cũng có thể chọn và di chuyển nhiều mục. Giữ phím Ctrl/Cmdvà chọn một email để vào chế độ chọn. Sau đó, kiểm tra tin nhắn bạn muốn rồi kéo và thả chúng hoặc sử dụng tùy chọn menu ngữ cảnh Di chuyển.

Di chuyển thư email đến thư mục có quy tắc

Outlook.com cho phép bạn tạo các quy tắc có thể di chuyển thư mới từ một liên hệ sang thư mục hoặc thư mục con tùy chỉnh. Để tạo quy tắc:

Nhấp chuột phải vào email từ người gửi và chọn Hành động nâng cao>Tạo quy tắc.

Chỉ định thư mục và chọn OK.

Để tạo các quy tắc bổ sung và xem các tùy chọn nâng cao, hãy chọn biểu tượng Bánh răngở góc trên bên phải màn hình và đi tới Xem tất cả cài đặt Outlook>Thư>Quy tắc.

Đổi tên, xóa hoặc thêm thư mục vào mục yêu thích

Outlook.com cung cấp một số tùy chọn tùy chỉnh và quản lý thư mục tương tự như phiên bản trên máy tính để bàn.

Di chuyển thư mục: Bạn không thể di chuyển thư mục lên hoặc xuống thanh bên Outlook.com nhưng bạn có thể kéo và thả chúng vào trong các thư mục khác để tạo thư mục con.

Đổi tên thư mục: Nhấp chuột phải và chọn Đổi tênđể thay đổi hoặc chỉnh sửa tên.

Xóa thư mục: Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Xóa thư mụcđể xóa thư mục khỏi thanh bên Outlook. Chọn Làm trống thư mụcnếu bạn muốn xóa thư mục vàtất cả các email trong đó..

Thêm thư mục vào Mục ưa thích: Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Thêm vào mục ưa thíchđể đưa thư mục vào phần Mục ưa thích trên thanh bên.

Tạo thư mục trong Outlook cho Android và iOS

Việc tạo thư mục mới cho tài khoản email trong Microsoft Outlook dành cho iPhone và Android có thể hơi khó hiểu vì ứng dụng không cung cấp phương pháp đơn giản. Thay vào đó, bạn phải:

Nhấn và giữ một email trong tài khoản email và nhấn vào biểu tượng Di chuyển.

Nhấn vào biểu tượngThư mục mớiở phía trên bên phải màn hình.

Đặt tên cho thư mục và nhấn vào Tạo.

Sau này, bạn có thể di chuyển các mục vào thư mục tùy chỉnh như sau:

Nhấn và giữ một email hoặc chọn nhiều thư.

Nhấn vào biểu tượng Di chuyển.

Chọn thư mục.

Để tạo thư mục con, bạn phải sử dụng Outlook.com vì ứng dụng di động thiếu tính năng này. Điều tương tự cũng áp dụng cho các quy tắc tự động; tạo chúng trong giao diện web và chúng sẽ hoạt động trên điện thoại di động của bạn.

Outlook dành cho Android và iOS không có các tùy chọn quản lý thư mục ngoại trừ việc cho phép bạn đánh dấu các thư mục là mục yêu thích. Để làm điều đó, hãy mở menu Outlook, nhấn vào biểu tượng Chỉnh sửavà nhấn vào biểu tượng Dấu saobên cạnh thư mục.

Tùy chỉnh trải nghiệm Microsoft Outlook của bạn

Việc sử dụng các thư mục Outlook tùy chỉnh có thể giúp ích rất nhiều trong việc quản lý email hiệu quả trên máy tính để bàn và thiết bị di động của bạn. Bạn có thể phân loại, ưu tiên và sắp xếp hộp thư đến của mình một cách thuận tiện, giúp tập trung vào các thư quan trọng dễ dàng hơn. Hãy nhớ sử dụng các quy tắc tự động để tổ chức email tốt hơn nữa.

.

bài viết liên quan: