Microsoft Word cung cấp rất nhiều tính năng, bao gồm các công cụ giúp định dạng và thiết lập trang dễ dàng hơn. Tài liệu Word dài có thể khó đọc nếu chúng không được định dạng chính xác. Một trong những cách để định dạng chúng và làm cho văn bản dễ đọc hơn là ngắt phần.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách sử dụng dấu ngắt phần thành sắp xếp lại các trang Word của bạn và cải thiện khả năng đọc tài liệu của mình. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu một số loại ngắt phần và chỉ cho bạn cách loại bỏ chúng.
Ngắt phần là gì?
Như tên cho thấy, dấu ngắt phần là các thành phần định dạng giúp chia tài liệu thành các phần.
Có nhiều kiểu ngắt phần khác nhau; mỗi cái sẽ giúp bạn kiểm soát tài liệu của mình tốt hơn, giúp tài liệu dễ đọc và hấp dẫn hơn. Ví dụ: chúng có thể giúp bạn cấu trúc tài liệu, chừa khoảng trống hoặc chia trang thành các cột.
Sự khác biệt giữa phần và ngắt trang
Khi bạn chèn dấu ngắt trang vào tài liệu Word, văn bản tiếp theo sẽ luôn bắt đầu ở trang tiếp theo. Ngắt trang là một công cụ tuyệt vời để bắt đầu các chương mới trong một cuốn sách hoặc một phần mới trong bài viết.
Ngắt phần khác với ngắt trang. Văn bản tiếp theo không nhất thiết phải bắt đầu trên trang mới. Thay vào đó, văn bản có thể tiếp tục trên cùng một trang, khiến nó trông gọn gàng và được tổ chức tốt.
Các loại ngắt phần
Có bốn loại dấu ngắt phần trong Microsoft Word.
1. Ngắt phần trang tiếp theo
Tất cả văn bản ở bên phải con trỏ (mà bạn định vị ở bất kỳ vị trí nào bạn thấy phù hợp) sẽ bị buộc vào một phần mới trên trang tiếp theo. Tất cả định dạng bạn đã thực hiện trên văn bản đã được chuyển sẽ được chuyển sang phần mới.
2. Ngắt phần liên tục
Ngắt phần liên tục sẽ tạo một phần mới trên cùng một trang. Điều này có nghĩa là bạn có thể có hai văn bản khác nhau với định dạng khác trên cùng một trang.
3. Ngắt phần trang lẻ
Tương tự như Trang Tiếp theo, Trang Lẻ sẽ di chuyển văn bản sang phải con trỏ, nhưng lần này đến trang đánh số lẻ tiếp theo. Điều này có nghĩa là nếu bạn đang làm việc trên một văn bản ở trang 5 và bạn chèn Dấu ngắt phần trang lẻ, văn bản của bạn sẽ được chuyển lên đầu trang 7, để trống trang 6. Điều này rất thuận tiện cho việc tạo các chương sách mới vì chúng thường bắt đầu vào trang đánh số lẻ..
4. Ngắt phần trang chẵn
Ngắt phần trang chẵn thực hiện tương tự như ngắt phần trước, nhưng với các trang được đánh số chẵn. Nếu bạn đang làm việc ở trang 6, bạn có thể tự động tiếp tục tài liệu ở trang 8, để trống trang 7.
Các loại ngắt trang
Điều cần thiết là phải hiểu sự khác biệt giữa ngắt phần và ngắt trang cũng như thời điểm sử dụng chúng. Chỉ có hai kiểu ngắt trang trong Microsoft Word nhưng chúng sẽ cho bạn những kết quả định dạng rất khác nhau.
1. Ngắt trang đơn giản
Ngắt trang đơn giản sẽ di chuyển tất cả văn bản bên phải con trỏ sang trang liền kề tiếp theo. Không thành vấn đề nếu đó là trang lẻ hay trang chẵn.
2. Ngắt cột
Ngắt cột sẽ chia tài liệu của bạn thành các cột. Word sẽ di chuyển toàn bộ văn bản bên phải con trỏ lên đầu cột tiếp theo. Bạn có thể có số lượng cột tùy ý, nhưng bạn có thể muốn tài liệu của mình trông đẹp mắt và có trật tự. Nhiều hơn ba cột có thể rất khó đọc.
Cách chèn dấu ngắt phần trong tài liệu Word
Khi bạn đã biết mình cần loại dấu ngắt phần nào, việc chèn nó vào tài liệu MS Word rất đơn giản. Đặt con trỏ chính xác vào nơi bạn định chia tài liệu, sau đó đi tới Bố cục, nhấp vào Ngắtvà chọn loại phần hoặc ngắt trang bạn muốn từ trình đơn thả xuống- menu phía dưới.
Ngoài ra còn có phím tắt để chèn nhanh dấu ngắt trang vào tài liệu của bạn. Khi con trỏ của bạn ở vị trí bạn muốn thêm ngắt trang, chỉ cần nhấn Ctrl + Enter.
Cách xem các phần ngắt hiện có
Các phần và ngắt trang không hiển thị trong tài liệu Word. Bạn có thể thấy hiệu ứng của chúng, nhưng theo mặc định, bạn không thể xem chúng dưới dạng biểu tượng. Điều này là do chế độ xem mặc định chỉ hiển thị những gì sẽ được in.
Khi viết, chỉnh sửa và định dạng tài liệu, bạn sẽ muốn xem các thành phần khác nhau như dấu đoạn văn, dấu cách, phần và dấu ngắt trang. Để xem tất cả các thành phần này, hãy chuyển đến tab Trang chủvà nhấp vào nút Đoạn vănđể hiển thị tất cả các dấu đoạn văn.
Cách xóa phần và ngắt trang.
Hiển thị tất cả các phần và ngắt trang cũng là một bước để loại bỏ chúng. Tuy nhiên, để xóa chúng, bạn sẽ cần phải xem chúng.
Xóa dấu ngắt phần chỉ đơn giản bằng cách chọn chúng và nhấn phím xóa lùi hoặc phím xóa trên bàn phím của bạn. Để chọn, hãy nhấp trực tiếp vào dấu ngắt trang hoặc phần ba lần hoặc đặt con trỏ của bạn ngay sau phần đó.
Hãy nhớ rằng sau khi bạn xóa một phần hoặc ngắt trang, văn bản của phần đó cũng sẽ mất định dạng và áp dụng định dạng của phần tiếp theo.
.