Bạn đã bao giờ viết một tài liệu nhiều trang chỉ để nhận ra rằng bạn cần thay thế tất cả các phiên bản của một từ bằng một từ khác chưa? Nghĩ đến việc phải cuộn qua và quét từng từ một cách thủ công thật là khó chịu.
May mắn thay, Microsoft Word có chức năng tìm và thay thế có thể thực hiện tất cả công việc cho bạn. Đây là cách bạn có thể sử dụng nó để tiết kiệm thời gian.
Chức năng Tìm và Thay thế là gì?
Tìm và thay thế cho phép bạn chuyển văn bản cơ bản sang văn bản khác. Ví dụ: bạn có thể sử dụng chức năng này để thay đổi một từ hoặc cụm từ cụ thể thành một từ hoặc cụm từ khác. Bạn cũng có thể sử dụng nó để tìm và thay thế các lỗi ngữ pháp hoặc định dạng, lỗi chính tả và các ký tự đặc biệt.
Tìm và thay thế có sẵn trên MS Word và Excel.
Cách sử dụng Tìm và thay thế trong Microsoft Word
Bạn có thể tìm và thay thế văn bản trên Word cho Windows, macOS và phiên bản web. Tuy nhiên, phiên bản web có chức năng hạn chế nhất, vì vậy nếu bạn cần nhiều khả năng đa dạng hơn, bạn phải mở tài liệu trong Word cho máy tính để bàn.
Để sử dụng tính năng tìm và thay thế trên Windows:
Đảm bảo tài liệu Word của bạn đang mở, sau đó chọn tab Trang chủ.
Nhấp vào tab Thay thế.
Trong trường “Tìm gì” của hộp thoại, nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn thay thế. Bên cạnh “Thay thế bằng”, hãy nhập từ bạn muốn thay thế.
Chọn Thay thếđể thay thế từng từ một hoặc Thay thế tất cảđể thay thế tất cả các từ cùng một lúc. Ngoài ra, bạn có thể chọn Tìm tiếpđể xem phiên bản tiếp theo của từ mà không thay đổi từ đó.
Để sử dụng tính năng tìm và thay thế trên máy Mac:
Mở tài liệu và chọn kính lúp, sau đó chọn Thay thế.
Trong trường “Thay thế bằng”, nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn thay thế. Bên cạnh “Thay thế bằng”, nhập từ bạn muốn thay thế.
Nhấp vào Thay thếhoặc Thay thế tất cả.
Để sử dụng tính năng tìm và thay thế trên web:
Mở tài liệu Microsoft Word trong phiên bản web của Word..
Chọn mũi tên hướng xuốngbên cạnh Tìmvà nhấp vào Thay thế.
Trong hộp văn bản “Tìm kiếm”, nhập từ hoặc cụm từ cụ thể mà bạn muốn thay thế. Bên cạnh “Thay thế bằng”, nhập từ bạn muốn thay thế.
Nhấp vào Thay thếhoặc Thay thế tất cả.
Lưu ý:Bạn cũng có thể truy cập cửa sổ Tìm và Thay thế bằng phím tắt. Nhấn Ctrl+ Htrên Windows và Control+ Htrên macOS.
Các tính năng nâng cao của Tìm và Thay thế
Ngoài việc thay thế văn bản đơn giản, còn có các chức năng tìm và thay thế nâng cao. Các tùy chọn nâng cao này cho phép bạn tùy chỉnh tìm kiếm của mình để cụ thể theo yêu cầu của bạn.
Để truy cập các tùy chọn nâng cao:
Điều hướng đến Trang chủ>Thay thế.
Nhấp vào Thêm.
Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn sau với các hộp kiểm bên cạnh:
So khớp chữ hoa chữ thường:Điều này cho phép bạn tìm kiếm các từ có cách viết hoa cụ thể. Ví dụ: bạn có thể muốn tìm kiếm các danh từ riêng viết thường (thiếu chữ in hoa).
Chỉ tìm toàn bộ từ:Điều này giới hạn tùy chọn thay thế cho toàn bộ từ. Ví dụ: nếu bạn muốn thay thế “kết thúc”, nó sẽ không bao gồm bất kỳ từ nào như “chi tiêu” hoặc “kết thúc” có chứa từ đó.
Sử dụng ký tự đại diện:Tùy chọn này cho phép bạn thêm “ký tự đại diện” để tìm kiếm mọi thứ trong tài liệu của bạn, bao gồm các loại định dạng khác nhau. Để sử dụng tùy chọn này, hãy chọn Sử dụng ký tự đại diệnsau đó nhấp vào Đặc biệtđể xem bạn có thể tìm kiếm những tùy chọn nào trong menu bật lên.
Nghe giống như (tiếng Anh):Điều này giúp bạn tìm kiếm bất kỳ từ tương tự nào có âm thanh giống với từ bạn đã nhập. Chức năng này đặc biệt hữu ích nếu người viết thường viết sai chính tả những từ tương tự như “ở đó” và “của họ”..
Tìm tất cả các dạng từ (tiếng Anh):Hàm này tìm tất cả các từ liên quan dựa trên từ nguyên của từ đó. Ví dụ: tìm kiếm “ăn” cũng sẽ hiển thị “đã ăn” và “đã ăn”.
Tiền tố phù hợp:Tùy chọn tìm kiếm này giới hạn kết quả chỉ ở những từ bắt đầu bằng từ bạn nhập.
Hậu tố phù hợp:Tùy chọn tìm kiếm này giới hạn kết quả chỉ ở những từ kết thúc bằng từ bạn nhập.
Bỏ qua các ký tự dấu câu:Tùy chọn này bỏ qua các từ có thể chứa dấu câu, chẳng hạn như dấu gạch ngang hoặc dấu nháy đơn. Ví dụ: tìm kiếm “Janes” sẽ trả về tất cả các phiên bản của “Janes” và “Jane's”.
Bỏ qua các ký tự khoảng trắng:Thao tác này sẽ tìm tất cả các từ có thể chứa khoảng trắng sai (hoặc khoảng trống đôi ). Ví dụ: tìm kiếm “xuyên suốt” sẽ trả về “xuyên suốt” và “xuyên suốt”.
Bạn cũng có thể thay thế định dạng trên một từ hoặc cụm từ trong tài liệu của mình. Để làm như vậy, hãy chọn Định dạng. Menu thả xuống cung cấp một số tùy chọn để thay thế phông chữ, định dạng, kiểu dáng và các đặc điểm khác. Ví dụ: nếu bạn muốn đánh dấu tất cả các trường hợp của một từ, bạn có thể chọn Đánh dấu.
Không cần quét thủ công nữa
Bên cạnh các tính năng tuyệt vời khác như Ra lệnh, chức năng tìm và thay thế của Microsoft Office là một công cụ tiết kiệm thời gian rất lớn, đặc biệt nếu bạn đang xử lý một tài liệu lớn như luận văn hoặc bản thảo. Sử dụng nó để tìm kiếm và sửa lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp và các vấn đề định dạng cụ thể trong tài liệu của bạn nhằm tăng tốc quá trình chỉnh sửa.
.
bài viết liên quan: