Khi nhập dữ liệu vào Microsoft Excel hoặc có nhiều người cùng làm việc trên một trang tính, bạn có thể dễ dàng tạo ra dữ liệu lộn xộn. Dữ liệu này có thể có thêm khoảng trắng ở đầu, cuối hoặc giữa nội dung của ô.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xóa khoảng trắng khỏi ô Excel để bạn có thể dọn sạch dữ liệu của mình. Với một số phương pháp khác nhau để thực hiện việc này, bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào phù hợp nhất vào thời điểm đó.
Xóa các khoảng trắng ở đầu, cuối và các khoảng trống thừa
Một phương pháp để xóa khoảng trắng trong Excel là sử dụng hàm TRIM. Với nó, bạn có thể loại bỏ đầu, cuối và khoảng trắng ở giữa văn bản bằng một công thức duy nhất.
cú pháp của công thức là TRIM(văn bản) nơi bạn có thể nhập tham chiếu ô hoặc văn bản thực tế cho đối số. Hãy nhớ rằng chức năng này chỉ loại bỏ các khoảng trắng thừa chứ không phải các khoảng trắng đơn giữa văn bản và sử dụng một ô riêng cho kết quả.
Chọn ô muốn nhập công thức và nhận kết quả. Ví dụ: chúng tôi chọn ô B1 để cắt văn bản trong ô A1.
Nhập công thức sau thay thế tham chiếu ô bằng tham chiếu ô của riêng bạn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi gõ như sau:
=TRIM(A1)
Sử dụng Enterhoặc Returnđể áp dụng công thức và xem kết quả của bạn.
Như bạn có thể thấy, hàm TRIM đã loại bỏ các khoảng trắng thừa ở đầu, ở giữa và ở cuối văn bản trong ô A1.
Dấu cách thay thế
Một cách khác để loại bỏ khoảng trắng thừa trong Excel là sử dụng hàm SUBSTITUTE. Hàm này cho phép bạn thay thế các khoảng trắng hiện có bằng một số khoảng trắng khác hoặc một chuỗi trống, nhưng cũng yêu cầu kết quả ở một vị trí riêng biệt.
Cú pháp là SUBSTITUTE(text, old, new, instance) trong đó chỉ cần ba đối số đầu tiên và bạn có thể sử dụng tham chiếu ô hoặc văn bản thực tế cho đối số đầu tiên. Theo tùy chọn, bạn có thể sử dụng đối số instancenếu bạn chỉ muốn thay thế một số lần xuất hiện nhất định.
Chọn ô cần nhập công thức và nhận kết quả. Ví dụ: chúng tôi chọn ô B1 để thay thế khoảng trắng trong nội dung của ô A1..
Sử dụng công thức này, bạn có thể thay thế hai khoảng trắng bằng một khoảng trắng. Trong bộ dấu ngoặc kép đầu tiên, hãy nhập hai dấu cách. Trong bộ dấu ngoặc kép thứ hai, hãy nhập một dấu cách.
=SUBSTITUTE(A1,” “,” “)
Khi sử dụng Enterhoặc Returnđể áp dụng công thức, bạn sẽ thấy nội dung cập nhật của mình.
Thay vào đó, nếu bạn muốn thay thế dấu cách bằng một chuỗi trống, chỉ cần để trống bộ dấu ngoặc kép thứ hai như sau:
=SUBSTITUTE(A1,” “,”“)
Tìm và thay thế dấu cách
Mặc dù các chức năng trên hoạt động rất tốt trong việc loại bỏ khoảng trống thừa nhưng bạn có thể không muốn sử dụng các ô riêng biệt cho nội dung cập nhật của mình. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng Tính năng Tìm và Thay thế trong Excel.
Với Tìm và Thay thế, bạn sẽ nhập số khoảng trắng bạn muốn xóa và thay thế, có thể áp dụng cho các ô đã chọn hoặc toàn bộ trang tính và nhận kết quả trực tiếp trong các ô chứa dữ liệu.
Để áp dụng thay đổi cho một ô hoặc dải ô cụ thể, hãy nhớ chọn nó. Nếu không, công cụ sẽ tìm và thay thế tất cả khoảng trắng trong bảng tính.
.
Xóa khoảng trắng bằng Power Query
Một cách nữa để xóa khoảng trắng trong Excel là sử dụng Power Query. Điều này lý tưởng nếu bạn đã sử dụng Power Query để nhập hoặc chuyển đổi dữ liệu của mình hoặc chỉ muốn xóa khoảng trắng bắt đầu và kết thúc.
Lưu ý: Khác với chức năng TRIM đã đề cập trước đó, tính năng Cắt này chỉ xóa các khoảng trắng ở đầu và cuối chứ không xóa các khoảng trống ở giữa.
Nếu bạn chưa mở Power Query, hãy chọn dữ liệu của bạn và chuyển tới tab Dữ liệu.
Sau đó, bạn có thể định dạng, di chuyển và chuyển đổi dữ liệu từ bảng sang phạm vi ô tùy theo nhu cầu của bạn.
Với nhiều cách khác nhau để loại bỏ các khoảng trắng mà bạn không cần trong Excel, bạn có thể dọn sạch dữ liệu của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng bất kể khoảng trắng nằm ở đâu.
Bây giờ bạn đã biết cách xóa khoảng trắng khỏi ô Excel, hãy xem cách loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel nữa.
.