Cách sử dụng Microsoft Outlook để quản lý dự án hoặc nhóm

Hiện có rất nhiều ứng dụng để quản lý dự án và nhóm, từ Bảng Kanban đến ứng dụng cộng tác. Nếu đã sử dụng Microsoft Office, bạn có thể tận dụng nhiều tính năng tích hợp sẵn để sắp xếp bản thân và nhóm của mình trong Outlook.

Bạn có thể mã màu cho email và biến tin nhắn thành nhiệm vụ khi lập kế hoạch dự án. Nếu bạn làm việc theo nhóm, bạn có thể tạo và phân công nhiệm vụ cũng như thành lập nhóm. Để sử dụng các tính năng này cùng với các tính năng khác, dưới đây là một số đề xuất, mẹo và các bước sử dụng Microsoft Outlook làm công cụ quản lý dự án.

Phân loại email đến

Một trong những tính năng đơn giản nhưng hữu ích nhất mà bạn có thể sử dụng khi quản lý dự án là mã hóa màu cho email của mình. Sau khi thiết lập danh mục Outlook, bạn có thể gán chúng cho các email để làm nổi bật chúng trong hộp thư đến của bạn. Ngoài ra, bạn có thể tạo quy tắc để tự động chỉ định danh mục nếu muốn.

Bạn có thể tạo danh mục cho những gì có ý nghĩa nhất. Một số đề xuất bao gồm danh mục cho từng dự án, khách hàng hoặc bộ phận.

Đi tới tab Trang chủcủa Outlook và mở menu Phân loạitrong nhóm Thẻ. Sau đó, chọn Tất cả danh mục.

Bạn sẽ nhận thấy một số danh mục được tạo sẵn chỉ đơn giản là màu sắc làm tên danh mục. Bạn có thể chỉnh sửa một trong những tên này để sử dụng tên có ý nghĩa hơn. Chọn một danh mục, chọn Đổi tênở bên phải, nhập tên mới và sử dụng Enterđể lưu nó.

Để tạo danh mục mới, chọn Mớiở bên phải. Nhập tên, chọn màu, thêm phím tắt tùy ý và sử dụng OKđể lưu.

Để chỉ định danh mục cho email, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

Chọn Phân loạitrên tab Trang chủvà chọn cái bạn muốn sử dụng.

Nhấp chuột phải, di chuyển đến Phân loạivà chọn một mục trong menu bật ra.

Sau đó, bạn sẽ thấy danh mục bên cạnh email trong hộp thư đến của mình cũng như ở đầu thư trong cửa sổ riêng của thư đó.

Biến email thành nhiệm vụ

Một cách đặc biệt hữu ích để quản lý dự án trong Outlook là chuyển email thành nhiệm vụ. Bạn có thể nhận được yêu cầu cập nhật trạng thái dự án cho các bên liên quan hoặc gửi tài liệu cho thành viên nhóm. Bằng cách đặt tin nhắn đó vào danh sách nhiệm vụ của bạn, bạn sẽ có nó trong tầm tay để hoàn thành..

Để nhanh chóng biến email thành công việc, chỉ cần thực hiện một trong các thao tác sau:

Nhấp chuột phải vào thư trong hộp thư đến của bạn, đi xuống Di chuyểnvà chọn thư mục tác vụ trong menu bật ra.

Trong cửa sổ thư, chọn Di chuyểntrong dải băng và sử dụng menu thả xuống Di chuyểnđể chọn thư mục tác vụ.

Kéo thư từ hộp thư đến của bạn vào biểu tượng Công việctrong điều hướng bên trái.

Để có thêm tùy chọn khi chuyển email thành tác vụ, bạn có thể sử dụng phương pháp tiếp theo này.

Giữ nút chuột phải khi bạn chọn email rồi kéo email đó vào biểu tượng Công việcở bên trái và thả ra.

Bạn sẽ thấy các tùy chọn xuất hiện để sao chép email dưới dạng tác vụ có văn bản, sao chép email dưới dạng tác vụ có email dưới dạng tệp đính kèm hoặc di chuyển email dưới dạng tác vụ có tệp đính kèm.

Chọn một trong các tùy chọn đó và bạn đã sẵn sàng. Bạn cũng có thể chọn Hủynếu thay đổi ý định.

Sau đó, hãy chọn biểu tượng Nhiệm vụ Outlook bất kỳ lúc nào để xem danh sách việc cần làm của bạn.

Tạo và giao nhiệm vụ

Cùng với việc biến email thành việc cần làm cho chính mình, bạn có thể tạo nhiệm vụ và giao chúng trong Outlook. Điều này thuận tiện nếu bạn quyết định ủy quyền một nhiệm vụ thay vì tự mình giải quyết hoặc nếu bạn muốn nhận báo cáo trạng thái cho nhiệm vụ có thể được gửi bằng một cú nhấp chuột.

Chọn biểu tượng Nhiệm vụở bên trái hoặc Mục mới>Nhiệm vụtrên tab Trang chủvà tạo một nhiệm vụ mới như bình thường. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các bước trên để biến email thành một nhiệm vụ.

Hoàn thành tất cả chi tiết nhiệm vụ bao gồm Chủ đề, Ngày bắt đầu và Ngày đến hạn, Mức độ ưu tiên và các chi tiết khác. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy chuyển đến tab Nhiệm vụvà chọn Giao nhiệm vụtrong phần Quản lý nhiệm vụ của dải băng.

Thao tác này sẽ làm mới cửa sổ tác vụ để bao gồm dòng Đến để thêm người được giao. Nhập tên hoặc địa chỉ email của họ hoặc sử dụng nút Tớiđể chọn họ từ sổ địa chỉ của bạn.

.

Theo tùy chọn, bạn có thể chọn các hộp để giữ bản sao cập nhật của nhiệm vụ trong danh sách của mình và nhận báo cáo trạng thái khi nhiệm vụ hoàn thành.

Sau khi mọi thứ hoàn tất, hãy chọn Gửiđể gửi nhiệm vụ cho người được giao.

Khi nhận được nhiệm vụ qua email, họ chỉ cần thêm nhiệm vụ đó vào danh sách nhiệm vụ của riêng mình.

Họ có thể sử dụng các trường Trạng tháivà Phần trăm hoàn thànhcho nhiệm vụ khi họ thực hiện nhiệm vụ đó và có thể chọn Gửi báo cáo trạng tháitrên

tab span>Nhiệm vụđể cung cấp cho bạn trạng thái cập nhật qua email.

Thiết lập nhóm liên hệ

Khi bạn làm việc với một nhóm, tạo danh sách phân phối hoặc nhóm liên hệ, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian. Thay vì thêm mọi thành viên trong nhóm vào email, sự kiện trên lịch hoặc nhiệm vụ, bạn chỉ cần thêm nhóm.

Chọn biểu tượng Mọi ngườiở điều hướng bên trái.

Chuyển đến tab Trang chủvà chọn Nhóm liên hệ mớitrong phần Mới của dải băng.

Nhập tên nhóm ở trên cùng. Sau đó, chọn Thêm thành viêntrong phần thành viên và chọn Từ Danh bạ Outlook, Từ Sổ địa chỉhoặc Liên hệ email mới>.

Với hai tùy chọn đầu tiên, một cửa sổ mới sẽ mở ra nơi bạn chọn liên hệ và sử dụng nút Thành viênđể thêm họ. Tiếp tục quá trình này cho đến khi bạn có tất cả thành viên và chọn OKđể lưu.

Sau đó, bạn sẽ thấy các thành viên trong nhóm của mình được liệt kê và có thể thêm thành viên khác nếu cần. Chọn Lưu và đóngđể hoàn tất quy trình và lưu nhóm.

Để sử dụng nhóm bạn đã tạo trong dòng địa chỉ của email hoặc làm người được mời tham gia một sự kiện, hãy bắt đầu nhập tên nhóm và chọn nhóm từ đề xuất hoặc sử dụng nút Tớiđể xác định vị trí và chọn nhóm.

Chia sẻ Lịch

Mặc dù bạn có thể thiết lập lịch nhóm cụ thể trong Outlook nhưng bạn có thể chỉ muốn chia sẻ lịch của riêng bạn. Điều này hữu ích đối với thành viên trong nhóm đóng vai trò là người dự phòng hoặc đồng quản lý cho các dự án của bạn.

Chọn biểu tượng Lịchở bên trái rồi chọn lịch bằng Ngăn thư mục..

Chuyển đến tab Trang chủvà chọn Chia sẻ Lịchtrong nhóm Quản lý Lịch. Chọn lịch.

Trên tab Quyền, hãy sử dụng nút Thêmđể chọn liên hệ muốn chia sẻ.

Xác định vị trí liên hệ, chọn Thêmvà chọn OK. Sau đó, chọn Có thể xemhoặc Có thể chỉnh sửatùy thuộc vào quyền bạn muốn cho phép.

Chọn Áp dụngrồi OKđể chia sẻ lịch của bạn.

Người nhận của bạn sẽ nhận được email cho biết bạn đang chia sẻ lịch với họ. Họ có thể chấp nhận xem lịch của bạn trong danh sách lịch Outlook của họ.

Quản lý thư mục của bạn

Thư mục trong Outlook cũng giống như những thư mục bạn sử dụng trên máy tính; họ cung cấp cho bạn những cách đơn giản để sắp xếp các mục của bạn. Bạn có một số cách tuyệt vời để quản lý thư mục Outlook cho dự án hoặc nhóm của mình.

Mở Ngăn thư mụcở bên trái hộp thư đến của bạn. Sau đó, bạn có thể mở rộng một tài khoản, nếu bạn có nhiều tài khoản, để xem tất cả các thư mục trong đó.

Tạo Thư mục gốc hoặc Thư mục con mới

Hãy cân nhắc tạo một thư mục cho mỗi dự án hoặc một cho mỗi khách hàng hoặc thành viên nhóm để sắp xếp mọi thứ ngăn nắp.

Nhấp chuột phải vào tài khoản hoặc thư mục hiện tại, chọn Thư mục mớivà đặt tên cho nó.

Sắp xếp các thư mục con của bạn

Nếu bạn có thư mục mẹ có nhiều thư mục con, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy thư mục mình cần bằng cách sắp xếp chúng. Nhấp chuột phải vào thư mục mẹ và chọn Sắp xếp thư mục con từ A đến Z.

Thêm thư mục vào mục yêu thích

Phần Mục ưa thíchnằm ở đầu Ngăn Thư mục của bạn. Khi bạn thu gọn ngăn đó, bạn có thể thấy Mục ưa thích của mình trong thanh dọc bên trái. Cả hai tính năng này đều giúp bạn truy cập nhanh vào các thư mục được sử dụng thường xuyên.

Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Thêm vào Mục ưa thíchhoặc kéo thư mục vào phần Mục ưa thích ở đầu Ngăn Thư mục.

Hiển thị số lượng mục chưa đọc

Bạn có thể hiển thị tổng số mục chưa đọc cho một thư mục ngay trên thư mục đó trong khung. Điều này rất hữu ích nếu bạn tự động gửi email đến các thư mục vì bạn có thể phát hiện thư mới một cách nhanh chóng..

Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Thuộc tính.

Mở tab Chungvà chọn Hiển thị số mục chưa đọc.

Chọn Áp dụngvà OKđể lưu thay đổi.

Nếu bạn muốn xem tất cả các mục, hãy chọn Hiển thị tổng số mục.

Tự động hóa các hành động phổ biến

Như đã đề cập ở trên, bạn có thể thực hiện các hành động tự động trong Outlook. Điều này bao gồm việc di chuyển email đến các thư mục, chuyển tiếp tin nhắn và đánh dấu các mục có tầm quan trọng. Mỗi điều này không chỉ có thể giúp bạn luôn cập nhật hộp thư đến mà còn cả dự án hoặc nhóm của bạn.

Tạo quy tắc Outlook

Chúng tôi có hướng dẫn đầy đủ về tạo quy tắc trong Outlook trên Windows, Mac và web mà bạn có thể xem. Vì vậy, tại đây, chúng ta sẽ xem xét một ví dụ hữu ích cho việc quản lý dự án. Bạn có thể tự động di chuyển email vào một thư mục như đã đề cập ở trên. Ngoài ra, thay vì tạo quy tắc từ đầu, bạn có thể dựa trên email bạn đã nhận được.

Chọn email và nhấp chuột phải, di chuyển đến Quy tắcvà chọn Tạo quy tắchoặc chọn Quy tắctrên Trang chủtab và chọn Tạo quy tắc.

Bạn sẽ thấy các điều kiện cơ bản cho email ở trên cùng. Bạn có thể đặt quy tắc dựa trên người gửi, chủ đề hoặc cách giải quyết. Chọn một hoặc nhiều điều kiện bạn muốn sử dụng.

Trong vùng Thực hiện các thao tác sau, hãy chọn hộp Di chuyển mục vào thư mục. Sau đó, sử dụng nút Chọn thư mụcđể chọn thư mục.

Chọn OKkhi bạn hoàn tất và quy tắc mới của bạn đã sẵn sàng hoạt động. Bất cứ khi nào có email đến dựa trên (các) điều kiện bạn đã chọn, email đó sẽ tự động chuyển đến thư mục bạn đã chọn.

Tạo các bước nhanh

Một công cụ tự động hóa tuyệt vời khác trong Outlook có tên là Bước Nhanh. Với các bước nhanh, bạn có thể thực hiện một hành động trên email chỉ bằng một cú nhấp chuột. Như bạn có thể tưởng tượng, đây là cách tiết kiệm thời gian rất lớn.

Bạn có thể thiết lập Bước nhanh cho những việc như di chuyển, phân loại hoặc chuyển tiếp email. Ví dụ: chúng tôi sẽ thiết lập Bước nhanh để gắn cờ email để theo dõi vào ngày mai..

Chuyển đến tab Trang chủvà chọn mũi tên Thêm(mũi tên dưới cùng) trong hộp Các bước nhanh. Chọn Bước nhanh mới>Tùy chỉnh.

Trong hộp Chỉnh sửa Bước Nhanh, đặt tên cho nó ở trên cùng. Sau đó, mở menu thả xuống Chọn hành độngvà chọn Gắn cờ thông báo.

Trong menu thả xuống tiếp theo, chọn Ngày mai. Bạn có thể chọn một tùy chọn khác như Hôm nay, Tuần tới hoặc nếu muốn.

Chọn Hoàn tấtđể lưu Bước nhanh.

Để sử dụng Bước nhanh của bạn, hãy chọn email, chuyển đến tab Trang chủvà chọn email đó trong hộp Bước nhanhhoặc nhấp chuột phải, di chuyển đến Các bước nhanhvà chọn nó trong menu bật ra.

Tất cả chỉ có vậy thôi. Bạn vừa gắn cờ một email để theo dõi vào ngày mai chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Hy vọng rằng những đề xuất này sẽ giúp bạn quản lý dự án mới tiếp theo hoặc thậm chí là nhóm của bạn trong Outlook. Để biết thêm thông tin, hãy xem cách thêm Microsoft Teams vào Outlook để biết cách tham gia hoặc lên lịch cuộc họp đơn giản hơn.

.

bài viết liên quan: